基于PDCA原理的科研档案管理全流程构建

张泓 萧落英 王运玲

摘要：[目的/意义] 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节。[方法/过程] 针对科研档案管理中存在的职责分工不明确、问题检查不到位、问题整改不及时等问题，在已有管理经验的基础上，基于PDCA原理，运用质量管理工具，构建以档案管理环节为核心，以计划制定-执行-检查-处置的PDCA流程为基础的科研档案管理全流程。[结果/结论]以期提高科研档案管理质量，提升企业科研档案管理水平，为其他门类档案管理提供借鉴和参考。

关键词：PDCA原理;科研档案;档案管理。

0 引言

科研档案是在科研项目立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物[1]。科研档案管理工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研院所从事科研活动的基础，也是科研活动的重要环节。科研档案管理对科研工作产生直接影响，其管理过程涵盖计划、执行、检查和处置4个主要环节，它们构成了PDCA全流程闭环控制，是保证科研档案管理顺利进行的核心管理流程[2]。

以档案管理基本环节为基础，梳理科研档案管理工作过程，它们覆盖收集、鉴定、整理保管、利用和处置环节，如何提高科研档案管理工作质量、实现科研项目全生命周期管理方式，保证档案资源完整、准确和系统并且能够高效地为用户提供利用成为当前亟待解决的问题。目前科研档案管理存在责任分工不明确、问题检查不到位、问题整改不及时等问题，本流程的构建旨在转变科研档案管理工作模式，将归档计划纳入档案收集环节，将档案检查伸入到档案管理的每一个环节，将被动管理变为主动管控，最终实现全方位、全要素的档案管理全流程，其构建思路和方法为其他门类档案管理提供借鉴。

1 科研档案管理全流程构建思路

基于科研档案管理的基本过程，笔者提出以PDCA原理为基础，结合科研档案管理经验，为科研档案管理流程的构建思路。一个科研项目的档案管理，分为档案管理分为前期（Plan-计划计划阶段）、中期（Do& Check执行和检查阶段）和后期（Action处置阶段）三个阶段。档案管理前期要求档案管理员制定归档范围、归档要求，以及科研计划制定档案归档计划;档案管理中期，要求档案管理员对文件进行检查、复查，以及实物状态落实情况跟踪等;档案管理后期，将管理方法纳入作业指导书、质量程序文件、标准文件中，固化流程。这一过程形成了“科研任务接收并形成归档计划-计划执行-检查和复查-问题处置”的PDCA循环。

2 科研档案管理全流程构建方法

科研档案管理是对人们在科研产品的研制生产中形成的各种文件资料进行收集、整理、鉴定、立卷、编目、归档、利用、编研等行为的总称。科研档案是科研产品研制生产全过程的历史记录[3]，为了将有价值的科研文件资料收集归档，形成齐全、完整、系统、规范的科研档案，为科研工作顺利开展提供丰富的知识储备和直观的行为参考[4]，以档案管理环节为核心，以PDCA原理为基础，并结合本单位科研档案管理经验，对科研档案管理过程进行系统的流程设计，形成以计划编制、计划评审、计划执行、检查复查、计划修正5个环节为主的科研档案管理PDCA流程。

2.1计划阶段（Plan）

该阶段指档案管理前期，包括归档范围的编制，归档要求的制订和档案归档计划的确定。作为档案管理的指导性标准和要求。归档范围的编制应依据《中华人民共和国档案法》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》并结合本单位工作实际，归档要求的制订应应经过责任相关部门会签，以避免执行过程中责任不明确，执行过程存在异议的问题，影响进度。归档计划由档案部门依据科研项目研制计划，由档案部门进行编制，科研项目负责人进行审核后发布。通过职责细化，明确了了基层单位人员、项目型号主管，档案管理人员，各级审核人员的责任分工，明确其在科研档案管理工作中的职责，使科研档案管理逐步有序开展，从而保证计划目标实现。

2.2执行和检查阶段（Do&Check）

该阶段指档案管理中期，按照已制定的要求和计划组织实施并对计划执行情况的检查，在实施过程中对出现的问题进行记录汇总，针对计划执行过程中遇到的问题等不利因素，通过原因分析并形成分析报告，制定解决方案，提出解决措施，直到问题得以解决的过程。

2.3处置阶段（Action）

该阶段指科研档案管理后期。将作方法及流程纳入作业指导书，统一工作做法，将工作职责和权限纳入质量程序文件和标准文件，统一工作标准和要求，对于难以解决的问题，可暂时作为遗留问题转入下一个循环。

3 科研档案管理详细流程设计

3.1 总体流程

依据科研档案管理流程框架，分析科研档案管理的总体运行流程及各个部门职责分工，形成纵向6个层级，横向6个层级。其中计划阶段（Plan）为档案收集环节;执行和检查阶段（Do&Check）包括档案鉴定、档案整理、档案保管、档案利用环节和档案处置环节;处置阶段（Action）是对以上流程进行检查，对检查过程中遇到的问题进行汇总并形成问题分析报告。

3.2科研档案管理流程

依据总体流程进行责任分工和职责细化。计划阶段、执行和检查阶段是指在档案收集环节由档案管理人员制定归档要求和歸档计划，审核通过后将计划发布，基层单位人员依据归档计划对科研档案进行收集、初步整理、检查和预立卷;在档案鉴定环节由档案管理人员对要归档的资料进行检查和鉴定，通过后提交归档;在档案整理环节由档案管理员进行著录和标引，一级审核人员审核档案目录信息;在档案保管环节由档案管理员对档案进行移交入库、组卷上架以及库房环境的管理等;档案利用环节由基层档案人员提交利用申请，到期前由档案管理员进行催还入库;档案处置环节由档案管理员对档案进行价值鉴定，对于继续保管价值的档案向档案鉴定委员会提出销毁申请，最终进行档案销毁或修改保管期限等工作。处置阶段是对以上环节的执行进行环节检查、月检查、季度检查和年检查，通过不断的检查-整改-执行-再检查的循环过程，直到问题解决，完成一套滚动完善的闭环流程。

4 结论

本文针对科研档案管理的特点和属性，结合PDCA原理和管理经验，构建一个全方位、全要素的科研档案管理流程，该流程从计划、执行、检查到处置管理逻辑清晰，职责分工明确，实现了全方位、全要素的管理过程闭环控制。基于PDCA原理构建的科研档案管理流程，具有较强的通用性和指导性，其构建思路和管理流程为其他门类档案管理提供借鉴和参考。

参考文献

[1] 国家档案局、科技部第15号令.科学技术研究档案管理规定

[2] 刘天华.科研档案及其在科研产品研制中的作用[J].机电兵船档案，2020（3）：60-61.

（中国航发沈阳发动机研究所 辽宁 沈阳 110015）