基于云计算的高校科研档案管理模式探析

张黎黎

摘 要：云计算时代的到来，加快了高校信息管理的进程，同时高校科研档案管理也被赋予了更高的要求。文中从现阶段高校科研档案管理模式出发，通过引入云计算的概念，分别从设计科学的云架构、建立合理的中间数据库、整合科研档案数字资源和制定统一的云计算科研档案管理标准四个方面，阐述了以云计算为基础构建科研档案信息的管理模式，分析了对构建后的管理模式的主要影响，从而促使高校信息化建设迈上一个新台阶，提高高校科研档案管理水平。

关键词：云计算；科研档案；管理模式；云架构

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：2095-1302（2015）12-00-02

0 引 言

随着互联网技术的提升和信息共享时代的到来，以及多核处理器、虚拟化、分布式存储、宽带互联网和自动化管理等技术的发展，目前已经产生了一种新型计算模式，即云计算。它是由分布式计算、并行处理、网络计算发展起来的一种新兴的商业计算模型。中国网络计算、云计算专家刘鹏是这样定义云计算的：云计算是将计算任务分布在大量计算机构成的资源池上，使各种应用系统能够根据需要获取计算力、存储空间和各种软件服务。是通过分布式计算和虚拟化技术搭建数据中心或超级计算机的，以提供数据存储、分析及科学计算等服务。同时，云计算通过建立网络服务器集群，向各种不同类型的用户提供在线软件服务、硬件租借、数据存储、计算分析等不同类型的服务。

因此，我们可以这样理解，云计算的“云”就是存在于互联网上服务器集群上的资源，它包括硬件资源（服务器、存储器、CPU等）和软件资源（如应用软件、集成开发环境等），本地计算机只需通过互联网发送需求信息，远端就会有成千上万的计算机为其提供需要的资源，并将结果返回到本地计算机上。

云计算被应用在信息管理领域是具有时代优势的。首先，在云计算的过程中，要将执行的问题进行分解，将其分解成映射和化简两个过程，再通过分解程序将数据切割成不相关的区块，同时分配（调度）给大量计算机处理，达到分布式运算的效果，最后通过化简程序将结果汇总并输出。

在信息管理领域，应用云计算只需对元数据进行操作，简化用户与主服务器之间的交互，利用服务器集群，为大量的用户提供服务，利用分布式存储的方式存储数据，其中数据的可靠性则可以充分用冗余存储的方式来保证。在数据通信方面则可直接和块服务器进行联系，从而提高系统的效率，防止主服务器负载过重。云计算通过服务器集群协同工作的方式，使得高校的信息化建设更趋于成熟，使信息数据及系统的使用更加稳定可靠，这是因为，如果在云终端连接的多台服务器中的一台出现故障，云技术可以利用服务器集群中的其他服务器拷贝故障服务器的数据，并向终端用户继续提供服务，进而保障信息系统的稳定可靠运行[1]。

1 高校科研档案信息管理现状

随着网络技术和办公自动化水平的不断改进，高校科研档案管理方式和手段早已发生了巨大的变化[2]。高校的信息化建设可实现科研档案信息管理的数字化，将传统单纯的纸质管理变为纸质和数字化资源存储并行管理的模式，将转换的数字资源存储在网络服务器中，利用技术成熟的互联网技术，使得档案管理人员和其他用户可以很轻松地在档案管理系统中查调和下载所需的科研信息材料，减少在查阅纸质材料过程中引发的丢卷和损卷的几率。

高校的科研档案基本都是作为高校档案管理的子模块进行管理的，在对科研信息归档的时候，由档案馆指定服务器，并对各部门兼职档案员分配用户权限，按高校自身的档案信息化建设要求，规范科研信息的档案管理。在高校科研档案管理的过程中，科研兼职档案员要根据科研项目完成的实际情况，在科研信息管理系统中，对已结题且符合归档要求的科研信息进行采集、分类、排序、编号等数据的二次处理，再依据档案管理部门和科研管理部门共同要求，完成最终的科研档案的建立和归档工作。

因此，在现阶段的高校科研档案管理中，主要分为两个阶段：信息处理阶段和信息的二次处理阶段。无论处于哪个阶段，作为档案管理人员，都需要做到对材料的收集、整理、转换和纸质材料的保管这几项主要工作。首先，在日常科研管理的同时，注重对立项、结项等科研信息的收集和保存，确保科研信息的详实性和准确性；然后，对存储的信息按照相应的规范进行核实、分类、编号和转换，将科研项目的纸质材料利用扫描仪、数码相机等工具，转换成数字资源并存储在服务器上，力求在初级阶段使信息体现其科学、规范、高效性；最后，按照档案管理规范，对处理过的信息进行二次整合，并将纸质材料移交至档案馆。

2 构建基于云计算的科研档案信息管理模式

在档案信息化进程中，虽然档案的载体发生了转化，但是资源浪费却广泛存在，与此同时，这种资源浪费又制约着信息的共享，一旦存储档案数据的服务器发生故障，整个档案管理系统就会马上崩溃，进而又会导致对科研档案信息管理工作的延迟。因此，构建基于云计算的科研档案信息管理模式是十分必要的。

2.1 设计科学的云架构

高校中按照部门的分工不同，会设置多个服务器，甚至一个部门一个服务器，但是当对档案进行归档的时候，却要在部门的服务器中将需要的数据提取出来后，按照归档要求重新对数据进行二次编辑，方可存入档案管理系统所在服务器。这看似并不复杂的过程却大大浪费了服务器资源，而无论哪个服务器发生故障，档案的管理工作都会停滞。

对高校科研档案管理系统进行云架构，就是要以硬件设施、云管理平台和科研档案管理系统为基础，将校园网内的服务器进行整合[3]，构成一个数据处理中心，使校园网内的基础硬件得到扩充，提高物理资源的可用性，为用户提供多元化的需求信息。通过对硬件资源的虚拟化以及对云计算平台的管理，使用户通过获取权限的方式得到相应的服务。因此，引入分布式计算和虚拟技术，按照物理层、管理层和用户层架构高校科研档案管理系统，将科研档案信息管理机制向云管理方向转变。

2.2 建立合理的中间数据库

中间数据库的建立是为了保证在科研档案管理的过程中，与档案管理系统数据的统一性。不同的系统建立的数据类型不同，数据库模式也不相同。将日常的科研档案管理系统的数据与档案管理系统中的数据统一起来，就能够实现用户对科研档案数据存储和读取的高效性。在建立中间数据库时，首先要充分考虑科研档案管理系统和高校档案管理系统中的兼容性，使两个系统中涉及到的数据库尽量保持统一。其次，由于高校档案系统对归档数据的要求更加规范且更加严格，在建立科研档案数据库时也要考虑到相关数据的扩展性，也就是说，在对科研档案管理初期就要做好基础数据的建立工作。

2.3 整合科研档案数字信息资源

将云计算技术引入到高校科研档案管理的最终目的，是要实现对档案信息管理过程中的共享，以云为框架，整合硬件基础资源，在建立中间数据库的同时，还要对数字信息进行整合，这个过程需要充分考虑用户的便捷性和需求性，同时调整云框架中不符合用户操作便捷条件的部分。科研档案的数字信息资源需要在一定权限下得到共享，这一点也是在整合科研档案信息资源过程中必需考虑到的节点，即在对科研档案进行管理的过程中，档案管理人员可以查阅及管理其权限下的数据。在云计算过程中，将科研档案信息资源集中起来，按照档案管理标准对数据资源建立检索机制，从而灵活调配存储在云服务器中的相关资源，将用户所需数据查调出来。

2.4 制定统一的基于云计算的科研档案管理标准

以档案管理制度作为导向和基础，制定管理科研档案信息的标准，使之从数据的有效性、统一性、信息详实性、数据管理周期和数据属性等方面，均与档案管理规范相一致，避免管理角度的重复工作，也避免数据角度的混乱。在云计算的背景下，制定统一的科研档案管理标准，可以解决科研档案在电子化进程中一次归档即为终身归档的问题，也会使纸质归档材料得到很好的保护。

3 云计算技术将对高校科研档案管理模式产生的影响

云计算技术将对高校科研档案管理模式产生长远的影响，它将会促进高校科研档案管理质量的提升，主要表现在以下几个方面[4]。

3.1 可以实现科研档案资源的共享。

云计算的产物“云空间”是一个可以为广大用户提供超大存储空间的平台，利用这个平台，可以通过制定访问权限的形式，实现高校档案馆和科研管理部门以及科研教师之间的资源共享，将会极大地满足用户对档案信息的查阅需求。

3.2 可以方便用户对所需科研档案的查阅

与传统的科研档案管理载体相对比，电子资源可以完全替代纸质资源，信息化时代可以完全实现以电子载体作为科研档案管理的主体。云存储技术的发展，可以将电子载体根据需要存放在相应的服务器端，用户可以根据需要，凭借访问权限，不受时间、地点或设备条件的影响，方便、快捷地按需查看科研档案。

3.3 可以降低科研档案信息化过程中的资源浪费

云计算技术的出现，使载体类型和存取方式发生了改变，避免了传统纸质档案由于查阅引起的损坏或丢失的情况出现，延长了科研档案备份的周期。同时，云存储的媒介是服务器集群，在对数据进行运算和处理的过程中，即便某台服务器出现故障，云计算技术也会将数据分离，在短时间内快速的将存储数据备份到其他服务器中，从而降低数据丢失的风险。

4 结 语

虽然云计算所属领域的研究及应用仍然处于一个起步阶段，并且其涉及到的技术、数据集成、存储规范等问题还需进一步研究，尤其是为云计算提供数据的集成服务器，在面向用户时还涉及到数据所属版权和安全问题都有待解决。但云计算在信息管理领域已凸显出它的优势，其高可靠性和低成本的特点，一定会给高校科研档案管理工作带来较大的变革，进而促进高校信息化迈上一个新台阶，它为高校科研信息化指出了新的方向，对提高高校科研档案管理水平具有促进作用。

参考文献

[1]邹华.基于云计算的高校信息管理系统的设计研究[J].网络安全技术与应用，2015（2）：121-124.

[2]张兆基.云计算技术在高校教学档案管理工作中的应用[J].兰台世界，2014（11）：31-32.

[3]余红光.基于云计算在高校档案信息化管理中的应用[J].黑龙江档案，2014（5）：75.

[4]牛捍霞.“云计算”在档案管理中的优势[J].兰台世界，2014（8）：90-91.