论医院后勤档案管理的重要性

石胜军

摘 要：自我国进入21世纪以来，不仅国家综合实力有了稳步提高，同时也带动了医院建设事业的飞速发展与转型升级。就现实情况来看，很多医院的后勤档案管理工作一直容易被忽视，很多人提起医院的后勤档案管理，潜意识里都认为此岗位没什么过高的标准，似乎只是处理医院运营过程中的一些闲杂事项。然而事实并非如此，医院后勤档案管理人员需要负责的内容繁忙而艰难，各项工作内容都有着超高的专业要求，其中包含医院综合性建设、维修、绿化、招标等，甚至还需要负责医院日常水电气、保洁灭害、设备运行等医院日常运营工作。由此可见，医院的后勤档案管理是促进医院良性发展的重要保障。

关键词：医院;后勤档案管理;重要性;问题;对策

如今全国各地的医院建设都进入一个井喷式的高峰期，无论从建设规模、专业标准还是后勤档案管理等各方面来看都有了更为严苛的要求。而且在医药卫生体制改革的不断加速下，越来越多人开始认识到了医院后勤档案管理的重要性，因为这项工作很多时候要在多个部门之间起到“串联”作用，是促进医院建设可持续发展的重要支撑。不过即便如此，当前我国的医院后勤档案管理还是存在许多不如人意的地方，若不及时将其逐一整治，很有可能会对医院未来的发展造成负面影响。笔者将结合自身多年来相关的工作管理实践，简要概述医院后勤档案管理工作，分析当前我国医院后勤档案管理存在的不足，阐述医院后勤档案管理的重要性，并在此基础上探究优化医院后勤档案管理的有效策略。还望个人之见，能为广大医院后勤档案管理同仁提供可行的一些参考建议。

一、简述医院后勤档案管理

1.内涵与覆盖内容

通常情况下，医院后勤档案都是在医院资产管理、建设工程、后勤人员结构、设备设施管理等各类工作中逐步形成的，这些内容具有非常有利的保存价值，其中包含各类音像、文字、图片等记录载体。利用当前各类先进的信息化技术，利用这些宝贵的档案资源进行科学整合、归纳以及开发，可以为医院的医疗以及科研等各项工作提供精准服务。关于医院的后勤档案管理涉及的工作内容，主要包含医院绿化、维修、建设、涉及、保洁灭害等各个领域的运营类管理。另外，当前有很多医院已经将部分业务进行了外包合作，因此还涉及到后续的外包业务档案管理。随着信息化技术的不断进步，未来的后勤档案管理势必将越来越多元化、创新化，后勤档案管理工作也将发挥更多应用价值。

2. 遵循的工作原则

在进行医院的后勤档案管理工作中需要遵循很多基础性规则，这样才能保障所有工作能够有序开展，其中包括：其一，规则性原则。即在制定以及实施档案工作的时候必须契合现代化标准，要遵守对应的工作规范、工作质量以及效率性原则;其二，安全性原则。即在数字化、信息化建设的推动下融合先进技术，让这些现代化技术来为档案管理保驾护航，以此来提高各类后勤档案的安全性;其三，效益性原则。也就是说要在施行后勤档案管理的同时注重医院的各类效益，不断分析用户的需求有哪些，同时根据医院自身实际能力来进行集中处理，让那些利用率比较高的档案进行数字化，以此创造更多的经济效益和社会效益。

二、当前我国医院后勤档案管理存在的不足

1.对医院的后勤档案管理意識淡薄

就当前我国的医院后勤档案管理实际情况来看，有很多医院都不够重视后勤档案管理，不仅管理意识较为淡薄，同时还有很多机制性的内容未能科学落实。正是由于这些原因，才导致医院的很多后勤档案管理不完善，各个部门之间缺乏对彼此工作的监督、检查以及考核，而且在推动后勤管理工作的执行力也不足，管理制度形同虚设。随着新时代医院信息化建设步伐的加速，后勤档案管理工作如若出现了“掉链子”的情况，无疑将严重影响医院未来的健康发展。

2.管理水平不足

由于医院后勤档案管理工作涉及的面比较广泛，其中的工作内容不仅十分繁杂，同时还有着极高的专业性要求。然而就目前我国的后勤档案管理用人格局来看，某些医院的工作人员自身专业素质明显不够，无法胜任医院的后勤档案管理岗位。具体表现在，对于档案的重要性、专业要求以及收集等业务不够熟练，同时也没有做好对应的档案归档处理，导致医院信息化建设与时代脱轨。另外，还有些后勤档案管理工作人员缺乏职业素养，对待工作不够认真仔细，经常出现一些小错误，诸如此类的问题必须及时改善。

3. 信息化建设落后

进入信息化时代之后，各地医院都在大力应用互联网信息技术，因为各类现代的技术手段不仅可以提高工作效率与工作品质，也让医院的后勤档案有了更好的技术归属。不过目前我国依旧有一些医院的信息化建设比较落后，实际的档案数字化流程不够精细，医院内部存在“信息孤岛”的情况，而且由于医院内部设立部门较多，各个平台之间又互相独立，没能在实际工作中取得紧密联系，一旦需要数据共享或者汇总的时候几乎难以实现。

4.未匹配科学合理的能源管理体系

考虑到医院占地面积广，其中需要用到的医疗设备也非常多，因此需要采集的数据极为庞大。但是当前很多医院在导入能源管理体系的时候多数采用人工采集，这样的工作模式不仅费时费力，同时也很容易导致数据丢失或者采集不全。如此一来，医院的各类能耗去向则难以记录精准，后续的能耗分项计量以及各个部门之间的能耗指数等无法量化。若能耗数据都出现了问题，那么医院要想在未来的建设工作中开展节能计划则很难做到，而且会造成后勤档案管理混乱，工作效率低下以及成本开支不好控制等问题。

5.医院用能存在安全隐患

因为医院的各类医疗设备几乎长期都保持在高强度的工作状态之下，因此必须要对所有设备开展科学的维护与保养工作，否则不仅会影响设备使用寿命，甚至还有可能引发某些设备安全事故。当前我国很多医院的后勤档案管理都没能做好用能方面的科学安排，对于医院内部的设备电压、用电功率、三相不平衡率、环境状态等参数等没能记录在案，经常是在设备已经停止运行才发现，这种情况就很容易遗留安全隐患。另外，当前某些医院的设备数据监测工作，还是停留在故障告警、数据抄表的被动阶段，进入信息化时代之后，有很多系统化的设备数据已经不是利用人力可以完成的工作了，对应的设备保养安排已经需要一整套专业化的保养方案才能够保障设备的完整性能与使用寿命。

三、医院后勤档案管理的重要性

1.常规后勤档案管理

客观而言，各类常规的医院后勤档案管理是日常运行与科学管理的基础，医院内部各种日常运行管理工作都需要以来常规后勤档案管理来推进。而且随着医院规模的不断扩大以及医疗体制的深度改革，很多日常事务已经转变的异常繁杂。常规后勤档案管理工作，不仅是医院施行高效、科学以及规范化建设的强大支撑，同时也是维护医院稳定运行的关键和根本。因为常规后勤档案管理可以为医院提供许多极具针对性的管理参考数据以及各类参数，这些数据便是维护医院日常正常运行的科学依据与参考。同时，考虑到医院在日常运行管理中肯定会出现一些改建、翻新、设备维修等情况，这时候就需要一套强有力的常规后勤档案作为蓝本。相关人员在落实这些工作内容的时候不可能只凭借自己的专业认知或者所谓经验来进行，必须要通过医院常规后勤档案来了解医院历史建设数据，这样才能确保医院的维修与改建工作能够在有序的安排下开展。

2.建设类后勤档案管理

在医院进行建设、招标或者设计等各个阶段，这时候建设类后勤档案管理的重要性便凸显出来了。因为医院属于人员流动性大、阶段性强的基础性单位，只有利用建设类后勤档案才能够完全了解到此类信息，为后续的建设工作做好指引。进入到医院建设后期，前期又会催生出许多资料数据，这些信息十分庞大，必须要依赖现代化的建设后勤档案管理工作来推进，以此来保障各类工程规划图、批复等资料的完整性。特别是在市场经济体制的不断深入下，如今医院之间的竞争愈发白热化，要想在这样的市场环境中永葆生机，则必须要让建设类后勤档案管理工作作为坚实后盾，其中包含各种医院建设类网络信息的整合，医院电子资源的优势互补等。

3.外包类后勤档案管理

外包类医院后勤档案管理的重要性，从客观层面减轻了本体医院后勤管理的工作负担，同时也让专业的事有更加专业的人来完成，降低了医院运营管理过程中的风险。一套良好的外包类后勤业务管理档案，不仅能够对各类外包资料进行科学汇总与分析，同时也提高了医院后勤档案管理工作的效率。

四、优化医院后勤档案管理的有效策略

1.强化意识，提高对医院后勤档案管理的重视程度

针对医院后勤档案管理重视程度不够的问题，必须要进行大力整治，力争将医院各个部门的档案管理意识都深化到位，这样才能加深各个部门的团结协作性，让医院的后勤档案管理体系转变的越来越科学。对于以往的那套“医院无需后勤”的落后理念，必须集中处理，做好对应的宣导工作。另外，要将医院的后勤部门纳入整个医院的保障体系之中，给后勤档案管理部门投入充足的资金，导入更多具备激励性质的工作管理制度，同时还要夯实行政管理体系，让相关工作人员在实践中进行经验总结，对不合理的地方要第一时间进行整改，逐步构建起一套科学化、现代化的后勤档案管理工作体系，让各个岗位的职责分工明确，做到责任到人、责任到岗，以此来促进医院的可持续发展。

2.创建完善合理的员工培训机制

若想从根本上提高医院后勤档案管理部门的专业性，必须要制定一套完善的培训机制，让部门内所有工作人员都可以享受到公平、公开、公正的专业培训服务。首先，医院上级管理要提高后勤档案工作人员的职业自信心，避免医院内部人员对后勤部门的“有色眼镜”行为，绝不能让后勤部门的从业者认为自己只是医院的辅助性工作。其次，为后勤档案管理部门的员工安排专业性培训活动，聘请社会上知名的精英讲师到院内开展专业讲座。久而久之，医院一定会打造出一支业务水平过硬的后勤档案管理团队。

3.改善绩效考核体系

尽管医院本身属于救死扶伤、服务群众的公共事业单位，但是每一名从事后勤档案管理工作的人员其内心都渴盼得到领导认同，能够在自己的岗位上获取相应的回报，这其实是一种非常正常的訴求。针对这种情况，医院有关部门要大力改善后勤档案管理部门的绩效考核体系，要将更多人性化、专业化的内容融合到其中，这样才能从实际层面提高员工的工作积极性，发挥出本属于自己的职业特色。具体而言，要对后勤档案管理部门落实分级绩效，将各自收集的有效数据纳入绩效评定之中。同时，对于部门内的后勤能源管理人员也要根据实际情况来制定绩效考核机制，分别从设备操作熟练度、保养系数、维修系数等方面进行评定，由此来加强其工作积极性。

4. 巧用信息化技术，提高能源管理

对于医院的能源管理系统，后勤档案管理部门一定要用更加多元的思路来推进工作，将能源监控、能耗成本以及能源统计等各方面细节进行补足，做好针对性的能源消费分析，对医院的各项能耗要秉持“追查到底”的工作原则，同时还要导入预判性能源体系，切忌不可等到事情发生之后才开始档案梳理，要提前做好所有的能耗预测计划。具体的工作落实，可以将当前比较流行的大数据技术进行大力推广应用，让医院的管理者可以及时掌握对应的能源比重以及能耗状况，同时还可以做好后续的节能方案，为医院节省不必要的能源开支，提高经济效益。

5. 强化设备保养工作，保障长期稳定运行

对于医院使用的各类现代化医疗设备，一定要做好设备的保养维护工作，以此来保障设备长期稳定运行，避免设备由于保养不当而经受损坏。一方面，医院后勤档案管理部门要专门构建一套设备安全管理系统，对医院各类设备展开实时监测，对设备电流、电压、使用功率以及各类环境参数做好及时数据收集。一旦在系统内发现设备数据异常，必须要在第一时间将其处理完善，还可以让专业的技术人员在系统中导入自动调节、自动关闭等保养功能，以免设备异常严重化。另一方面，利用大数据来实现医疗设备的自动化管理，让PC端与手机端达成有机统一，相关后勤档案管理人员只需要通过APP便可查明设备保养情况，由系统平台来发送各类维修指令，让所有的工作细节都可以在线上完成。与此同时，必须建立一套设备巡检保修系统，将设备的保养专业知识以及保养时间自动推送，以此来降低设备安全隐患，维护长期稳定运行。

五、结束语

综上所述，本文主要结合了笔者自身多年来相关的医院工作管理实践，简要概述医院后勤档案管理工作，分析当前我国医院后勤档案管理存在的不足，阐述医院后勤档案管理的重要性，并在此基础上探究优化医院后勤档案管理的有效策略。随着市场经济体制的不断深入，未来的医院建设事业势必将向着越来越多元化、创新化的方向发展，身为医院的后勤档案管理工作责任人，必须敢于在原有工作模式上推陈出新，利用更具前瞻性的理念来落实后勤档案管理工作，并且要将以往那些陈旧的思维意识摒弃，甚至可以从国外某些成功案例中汲取宝贵经验，以此来创设契合中国国情的医院后勤档案管理体系，为国家基础医疗事业贡献力量，为人民群众提供更加专业化、人性化的医疗服务。

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（作者单位：桂林市人民医院）