高校人事档案单套制管理的挑战与机遇

李穗宁

摘 要：大数据时代下，以双套制的管理模式造成档案管理工作人员负荷重，效率不高，对人力、物力资源造成严重的浪费，而且工作效率低下，不利于保障电子档案真实性与完整性。随着国家进一步对单套制管理模式中法律地位的确定、信息安全技术水平的成熟，档案工作者素质进一步提高，在高校人事档案中推广单套制管理模式提上日程中来。单套制作为新的管理模式，必将面对新的挑战，本文從当前高校双套制管理模式现状、存在问题、单套制管理优点、面对的挑战与机遇，提出高校人事档案采取单套制的一些对策。

关键词：高校人事档案;双套制;单套制

大数据时代，信息化已成为各行各类迫切的需要，电子政务涵盖了政府、银行、企业、学校等各个行业，国内对电子档案归档管理中，主要有单套制和双套制两种管模式，但由于单套制在法律、技术上的不成熟，国内对电子档案的管理，采用双套制为主要的管理模式。早在2002年，国家在《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）对“双套制”规定上：“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。”然而，随着时代发展，双套制式的管理模式在电子档案归档管理中弊端越来越明显，“双套制”归档模式造成的资源浪费问题尤为突出，而且管理效率低下。随着国家电子文件归档制度法律进一步完善，技术日益成熟，单套制的管理模式再次提上日程上来。高校人事档案是高校档案的重要组成部分，为提高校人事档案管理水平，节省人力、物力方面资源，提高归档管理效率，在高校人事档案中推广单套制管理模式提上日程上来。

一、高校人事档案管理的现状

1.管理不够规范化

当前，高校人事电子档案采用的是双套制归档管理模式，并且确立制定一系列的归档管理制。但随着国内高校人事改革的深入，高校人员流动加快，人员引进，人员流出比较频繁。在人事流动频率加快，做好以“三龄二历一身份”为 核心的十类内容的归档管理，以保证人事档案的准确性、完整性、真实性。然而，由于部分教职工档案意识比较淡薄，人事档案管理不够规范化，表现在高校人事档案管理中经常存在不“有人无档，有档无人”现象。究其原因，在双套制的管理模式下，高校在人员流动中，新引进人员原单位不放人，其电子档案新单位无权调动，以致引进人员到岗后，其电子档案却没能调入新单位，造成“有人无档”现象;同时，部分离职的人员，人事管理信息滞后，没来得及通知离职人员的档案调离，造成“有档无人”现象。

2.归档管理的繁琐，效率低

采取双套制的归档制度，人事档案管理人员不仅要利用电子档案信息管理系统对电子档案操作处理技术来对电子文件的进行存储管理，而且还需要对与之相配套的纸质档案进行收集、分类、整理、编研、归档，这不仅增加了管理人员的工作负荷，而且导致档案管理效率低下，在利用时还需要反复查阅调档。增加档案管理工作都者的工作量。比如每年一次的职称评定材料，申报教职工需要人事档案管理为其提供近几年来职工年度工作考核登记表（专业技术总结），以及上一级别的职称申报材料，而职称参评人员亦需要调取相关申请参评职称的教职工档案资料几份，这就要求在职称评定内短短的二三个月内，人事档案管理工作者要为参评的教职工以审评人员提供大量的人事档案资料。双套制管理模式中，还需要对纸质手工操作的纸质档案提供调档，致使人事档案管理工作者工作量大，劳动强度大，密集性高，工作效率相应低下。

3.管理人员负荷重

中组部 1991 年颁布的条例规定每 1000 份人事档案配备 1 名专职档案管理人员。随着时代的发展，这匹配标准在大数据时代下，信息化服务、现代化管理中已不再适用。以广西民族大学人事档案为例，到2018年5月，事业编在职教工约2104人，离退休教职工约 1100，死亡教工约300 人，三者合计约 3500 人，而专职人事档案管理人员仅1人，满编状态亟待解决。

二、单套制归档管理的优点

1.节省管理成本

大数时代中，高校人事档案来源持续不间断的，但并非所有的人事资料都具有保存价值，很多电子档案并不具备充分的保存价值。在双套制归档管理方式中，不论有没有保存价值的电子资料，都需要作为电子档案的纸质档案的方式配套归档保存，这仅造成纸质资源的浪费，而且对纸质档案需要进行人工分类整理归档，不仅占用场地保存空间，而且造成占用大量人力资源，造成场地空间与人力资源的浪费。单套制的管理模式下，不仅有利于节省纸质资源，而且节省人工分类整理归档的人力资源与档案储存空间的场地资源，降低档案的管理成本与管理费用。

2.提高管理效率

双套制下的人事档案管理方式，需要对与配套的电子档案以纸质档案进行收集、分类、整理、编研、归档等六个环节，造成人力资源的消耗与管理效率的低下。在单套制管理模式下，人事档案归档管理工作是同步进行的，消除了纸质档案的管理，在电子归档案中，所消耗的人力资源与时间、空间只是极小的一部，管理方式流程的简化，提高人事档案的管理效率。此外，在单套式的档案管理模式下，在人事档案利用中，可以实现远程方式检索利用，不仅迅速便捷，而且提高了人事档案的利用效率。

3.确保档案的完整性和真实性

人事档案单套制的管理模式下，一些人事电子档案是以视频、音像、ppt、图文等方式进行存储管理，单轨制强调电子文件运行的状态中的管理，保持元数据的真实性，从而确保人事档案的原始性，避免了双套制中纸质档案保存中可能造成信息的不对称、表达意思的不完整性。同时，单套制管理模式下，避免了双套制管理模式下人事档案利用过程中造成对纸质档案的损伤或是对纸质档案利用过程因信息资源丢失而造成的损害。

三、高校档案单套制管理面临的挑战

1.法律地位不够明确

双套制是目前国内电子档案主要管理模式。虽然最高人民法院已明确电子档案在法律中具有凭证作用，但当前国内现行的《档案法》（2016年修正版）并没有明确电子档案的法律效力是否与纸质档案同等的法律效力地位，这导致高校电子人事档案在归档管理中，由于人事档案的重要性与敏感性，使电子人事档案单套制难以在高校得到认可与推广，法律地位严重制约单套制在高校人事档案管理中的推广与应用。