基于智慧校园建设下的高校档案管理机制研究

陆为

摘 要：智慧校园主要指借助信息技术进行信息数据的收集、共享和利用，是提高高校教育信息化水平的重要条件，可为教师的教学和学生的学习生活提供更多服务和帮助。而高校档案管理工作的开展涉及与高校教育相关的文件资料，以及学生、教师等相关人员的个人信息，是高校教育建设与发展的重要参考数据。但目前高校档案管理机制在建立和实施上还存在不足，需要管理人员能够加强重视，基于智慧校园，更新管理观念，对档案管理组织、基础设施、管理制度、管理方法等进行优化完善，并借助先进技术手段提高高校档案管理信息化水平。本文就智慧校园建设下如何开展高校档案管理工作做出分析，提出几点建议，以供参考。

关键词：智慧校园;高校;档案管理机制;对策

高校档案管理工作开展过程中，不仅需要对相关资料文件进行收集、整理和储存，还需要能够挖掘资料文件中有效资源，进行合理利用，为高校教育的建设与发展提供有效推力。但目前很多高校档案管理对资源利用并不重视，在档案的整理储存过程中也缺少有效的方法，导致很多档案存在丢失、缺页情况，且整体管理效率较低，不仅未对高校教育建设提供帮助，还会对高校教育发展造成负面影响。而现阶段，很多高校已经加强对信息技术的重视度，开展智慧校园建设工作，为了更好地促进高校建成智慧校园，还需要管理人员能够重新看待高校档案管理，完善档案管理机制，以及做好相关档案管理工作。

一、智慧校园基本概念及有效性分析

以往高校教育过程中，很多信息资料在传递交流过程中存在较强的滞后性，学校对相关教育资源和文件信息的利用程度不足，且高校内部各个部门之间缺乏沟通，整体教育教学工作的开展效果较低。建设智慧校园，主要指利用大数据、云计算等信息技术，借助计算机及互联网搭建高度集成的系统平台，使得教育资源和相关文件信息可通过互联网进行更高效地流动和共享，同时还能够加强高校内相关部门的沟通协同能力，促进各部门所开展的业务项目能够更好地配合高校教育教学活动的开展。其主要对高校教学工作、科研工作、管理工作以及校园生活服务等方面提供相关帮助，构建一体化高校教育环境。

基于智慧校园建设背景下所开展的高校档案管理工作，相比较以往的管理工作主要具有以下几点优势。

1.增多档案资源数量

智慧校园的建设，能够利用二维码、物联网等技术手段将校园内部各部门、各个活动工作进行有效连接，这样校园所产生的数据信息量会大幅度增多，进而为档案管理工作带来更多可利用的信息资源。

2.信息高速快递共享

万物互联能够让教师、学生随时随地获取相关信息资料，也能够将相关信息资料通过相应的平台软件进行传递共享，实现校园内信息的高效交流，有助于提供档案管理效率，降低档案管理成本。

3.扩大档案储存空间

以往档案管理中很多信息资料都以纸质档案的形式存放在相应的档案室内，当查看档案资料时需要前往档案室进行查找。在后期发展过程中很多纸质档案已经转化为电子档案，在一定程度上节省了档案查询时间，但还是受时间、空间等相关条件的限制。而建设智慧校园，能够将校园内部与外部环境进行有效连接，不仅能够对校内的档案资料进行线上查询，还可以对校外的资源、图书资料、相关档案信息进行查找获取，在提高档案服务效果的同时扩大档案储存空间。

4.优化档案管理模式

以往的档案管理模式具有较强的独立性，且整体工作开展较为固定单一。而智慧校园的建设与发展，能够将学习生活、教学工作、科研活动、学生管理等相关方面融为一体，构建一体化校园环境。这种情况下可对现有的档案管理模式进行优化完善，使其充分与学校相关工作和活动进行连接，形成协同发展，推动高校教育水平得到更好地提升。

二、高校档案管理工作存在问题

1.缺乏完善的档案管理制度

高校教育教学发展过程中，会产生大量的档案资料，需要配备相应的档案管理制度，才能对各个档案资料进行正确整理、归类和存放，确保档案资料的安全和完整。現阶段很多高校虽然能够针对档案管理工作制定相应的管理制度，但制度内容并没有贴合高校发展需求和高校档案管理实际情况，同时管理制度在实际实施过程中也没有得到很好地落实，导致档案管理工作存在较强的形式化，经常出现档案分类错误、档案归档不及时、档案资料缺失等情况。

2.档案管理意识不足

很多高校认为教育过程中应更注重教学工作和科研活动，档案管理工作的开展并没有太大的作用。这种错误意识的形成，使得档案管理工作在高校教育发展过程中并不受重视，进而导致高校档案管理工作缺乏相应的档案工作委员会、档案管理部门、档案管理工作队伍等。另外，由于不受重视，在现阶段档案管理过程中很多档案管理人员就容易出现工作失误问题，整体工作责任心和工作态度也较差，造成档案管理水平日益下降。

3.档案管理基础设施落后

基于智慧校园建设背景下所开展的档案管理工作，必然需要使用到相应的信息技术和设备软件，才能更好地推动和实现档案信息化管理。但目前很多高校对档案管理基础设施的建设和配备方面缺乏重视，若没有先进的技术设备提供有效支撑，档案管理工作很难得到提升与发展。另外，部分高校在引进技术设备的过程中，并没有贴合档案管理工作的实际需求，导致技术设备与档案管理要求不符，同时在日常管理中也没有定期对技术设备进行更新和维护，反而容易因技术设备故障而滞后档案管理进度。

4.档案管理人员专业能力较低

高校教育发展过程中想要推行智慧校园建设，提高档案管理水平，档案管理人员的专业能力和管理效率至关重要。但现阶段高校档案管理人员对一些较为先进的技术设备并不了解，在操作不熟练，无法发挥技术设备的使用价值，甚至还会因操作失误导致档案管理工作出现问题。同时，很多档案管理人员并不是档案管理专业的，其所掌握的知识和管理方法不全面，未能形成完整的知识架构，导致档案整体管理效率得不到提升。

三、智慧校园建设背景下完善高校档案管理机制的有效对策

1.更新管理观念，建立完善的档案管理组织体系

高校档案管理工作涉及的内容较多，包括学校招生过程中产生的学生信息及相关资料，教学及科研活动中形成的教学信息、科研报告等资料，以及相关教育管理工作所产生的信息数据。这些信息资料按不同类型分为不同档案，并以文字、图片等多种形式存在。所以对于档案资料来说，其可为高校教育发展提供基础数据和依据，具有十分重要的作用。

首先，高校管理人员应意识到现阶段档案管理工作开展过程中存在的不足，了解智慧校园建设特点及要求，能够正确更新管理观念，结合学校教育发展需求对档案管理工作进行创新优化，加强重视度。

其次，建立高档案管理组织体系。一是档案工作领导机构。管理人员应根据档案管理需求和相关要求成立档案工作委员会，合理配置各个岗位和人员，并正确划分工作职责，确保能够对高校档案管理工作进行有效组织、协调等。

二是档案工作管理机构。很多高校在档案管理过程中，没有设立专门的档案管理部门或管理机构，多数情况下以档案室的形式存在，由相关人员进行简单的管理。首先，档案室不会配备大量的档案管理人员，在档案资料过多的情况下人员在收集、编制目录、归档等过程中就容易发生失误和遗漏问题。其次，档案室所配备的技术设备不足，很难对文件资料进行全过程监管，无法保证档案的真实和完整性。另外，档案管理人员数量不足，基础管理工作效率本身就较低，这种情况下更难以有效开展档案资源利用工作。所以高校应对自身的经济情况等条件进行合理评估，在各项条件满足的情况下应设置专门的管理机构，建立高校档案馆。根据档案馆的大小和管理需求，设置不同的工作岗位，配备数量充足的工作人员。同时在档案管理过程中，应尽可能将档案业务、档案管理经费等实现独立自主。

三是档案管理队伍。首先，针对专职管理人员来说，应经过严格选拔和考核，做好相应的人才培养工作，确保其能够高效开展各项档案管理工作任务。其次，针对兼职管理人员来说，也需要开展相应的培训工作，要求其能够掌握基本的管理知识，遵循相关管理制度和要求，有效协助专职管理人员完成档案的收集、整理、预立卷等工作内容。对于人员培训方面，不仅包括档案管理知识、管理方法等方面的基础培训工作，还包括新技术设备的操作使用、新管理理念等培训内容。除此，还应多开展研讨交流会和知识讲座，帮助档案管理工作人员提升综合业务素质。

2.建立完善的档案管理工作制度，提高制度落实效果

高校档案管理工作开展过程中，管理人员应根据高校发展情况、我国档案管理标准规定、校内档案管理需求等方面对现有的档案管理工作制定相应的管理制度，对各项管理内容、管理流程、管理要求等进行明确规划，制定相应的标准和规则。在制度建立后，还需要对不同部门、不同工作内容制定不同的工作业务规范，对文件资料的归档范围、保管期限等进行合理规定，实现对档案资料源头的质量控制。为了体现档案管理工作制度的实用价值，还需要提高落实效果，由专业的部门和管理人员对档案管理工作人员的日常工作过程进行全面监管，并制定相应的考核制度，通过合理的激励措施增强人员的积极性和责任心，通过正确的处罚措施约束和规范人员的工作行为。另外，加强对档案管理工作人员的关注度，多了解工作人员的想法和需求，及时接收工作人员的工作信息反馈，这样才能更好地满足工作人员的基本需求，促进工作人员能够全身心投入档案管理中。

3.加强基础设施建设，实现与智慧校园的有效连接

高校档案管理工作想要在智慧校园建设下获得更好地发展，以及为智慧校园的建设提供有效推力，还需要高校加强对档案管理基础设施的建设力度。针对硬件基础设施来说，主要包括计算机设备、传真机、打印机、U盘等，针对软件基础设施来说，主要包括档案资料数据库的建立、档案管理系统、档案管理技术软件等。在建设配备过程中，需要根据高校档案管理工作的实际情况进行合理选择，确保硬件及软件设施的性能等条件符合档案管理要求。在基础设施完善后，应由专业技术人员将档案管理工作与智慧校园进行有效连接，形成电子档案管理模式，能够在相应的平台系统上实现对档案的收集、审批、储存等。

4.实施档案信息化管理，增强管理安全性

一方面，现阶段高校档案管理工作内容主要还是以纸质档案为主，整体管理效率不高，需要加强优化，实施档案信息化管理模式，以信息技术和智能设备对档案资料进行检索、利用和开发。在信息化管理过程中，档案管理人员也需要意识到电子档案的出现虽然能够大幅度提高管理效率，但网络存在一定风险，电子档案可能存在虚假情况，而纸质档案资源具有不可替代性，真实性更强。所以档案管理人员需要协调好纸质档案与电子档案之间的关系，能够促进两者协调发展。另一方面，需要加强管理安全性，上述所提到网络具有风险性，所以在电子档案管理过程中，应定期安排技术人员对所使用的技术软件、智能设备等进行检查维修，及时更新老旧设备，处理故障问题。同时，针对较为私密重要的档案资料，也应设置对应的安全密码，保护档案资料的安全。另外，在档案管理过程中，高校也可根据档案资料的类型和重要程度，建立相应的局域网，供校园内部进行查询浏览，对可交流的档案资料则通过广域网进行共享传递。

5.开拓档案特色领域，推动智慧校园建设

高校档案管理工作开展过程中应学会创新，能够有效拓展档案特色领域，为推动智慧校园建设、提高高校教育教學水平提供有力保障。比如，对校友资源信息进行开发利用，能够建立高校校友档案系统，对优秀的校友通过校园各个平台进行宣传，发挥榜样效应，这样学校在招生过程中也能更吸引学生的注意力，提高学生对该校的认同感，以及对后续的就业指导也有极大帮助。同时，校友档案也是学校与社会、企业之间的关系纽带，学校拥有完善的校友档案资料，能够实时与优秀的毕业人才进行沟通交流，帮助学校能够与更优秀的企业达成合作，提高高校教育中实践教学水平。另外，近年来新媒体发展速度较快，学校在档案管理过程中还应加强对社交新媒体的重视度，能够有效借助新媒体实现档案资料的有效开发与利用，不断推动高校智慧校园的建设与发展。

四、结语

综上所述，智慧校园的建设能够推动档案管理工作的更新与发展，同样档案管理工作的有效开展也能够为智慧校园的建设提供推力和帮助。但现阶段档案管理过程中还存在制度不完善、管理能力低、基础设施配备不齐全等问题，需要高校能够加大重视，更新管理观念，通过建立管理组织体系、完善档案管理制度、加强基础设施建设、推行信息化管理、拓展档案特色领域等方式提高档案管理的工作价值和工作效率，实现智慧校园建设背景下档案管理工作的高效开展，为教师、学生及高校教育发展提供更好的服务。

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（作者单位：宁夏大学档案馆）