高校电子文件归档和电子档案管理问题研究

2021-05-08高海燕解素芳

兰台内外 2021年8期

高海燕解素芳

摘要：高校电子文件和电子档案记录了高校教学、科研、日常管理以及学生个人成绩、基本信息，真实反映了高校不同阶段的办学理念和历史面貌。随着计算机信息技术的发展，高校逐渐实现了自动化办公，在教学、科研、管理过程中，形成了大量的电子文件，这些电子文件和电子档案的内容十分丰富，是高校开展教学、科研以及管理的前提和基础。随着计算机信息技术在高校的广泛应用，高校产生的各类电子文件和电子档案数量越来越多，由于高校财务、学生信息管理体系、教务系统等缺乏有效的沟通与共享机制，从而导致高校的电子文件和电子档案无法进行统一管理，造成严重的资源浪费。本文阐述了当前高校电子文件归档和电子档案管理现状，高校还需要制定统一的归档技术标准和要求，完善电子档案归档相关管理制度，各系统共享的身份认证、数字签名等使用规范，才能实现单轨制电子档案在线归档目标。

关键词：高校;电子文档;电子档案管理

随着教育信息化发展，高校的办公自动化、网络化逐渐完善，为高校电子校务的开展创造了有利的条件，自动化办公系统逐渐取代过去的办公行文和来往函件，电子文件逐渐取代了过去的纸质文件。电子文件指在数字设备环境下产生，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等介质，并依靠计算机、手机等数字设备进行阅读，在网络进行传输的文件，包括电子报表、电子文档、电子信件、电子文书等。与纸质文件相比，电子文件具有容易存储、不容易损坏、可复制、可利用价值高等优点。然而，由于高校的电子文件存储主要保存在相应的载体，存储随意性比较大，没有进行统一管理，一旦存储介质出现问题，则可能导致电子文件遗失、破坏等问题。电子档案作为电子文件的一部分，主要存储高校师生信息、学校发展历史相关资料，是信息时代高校教学、科研以及日常管理的原始记录。随着高校信息化建设，电子文件归档和电子管理问题严重影响到高校的发展。因此，必须做好高校电子文件归档和电子档案管理工作。

一、高校电子文件归档和电子档案管理现状

高校电子文件主要来自于三个方面：第一，高校财务部门、党务部门、教务部门、后勤部门等日常工作总，通过OA系统、人力资源管理系统、财务系统、教务系统等办公软件工作生产的电子文件。第二，高校在实行双轨制期间，将纸质文件档案资料进行电子备份，并将纸质文档同时归档的电子文件。第三，高校信息化过程中，将纸质文件进行处理后形成的图像或者图形文件。目前，高校大部分的电子文件主要是通过第二种途径和第三种途径产生的文件。高校的0A系统运行过程中产生的电子文件归档的数量比较少，大部分0A系统运行过程中产生的數据资料，往往只是用来打印文件，或者用来发送、接收公文，并没有将OA系统产生的电子文件进行保存，并进行归档。

1.高校不重视电子文件归档和档案管理工作

随着高校信息化建设步伐加快，大部分高校基本实现了办公自动化，但是由于高校缺乏电子文件统一管理理念，由于电子文件是电子信息媒体的载体，由文字、图片、视频、声音等多种媒体信息构成，形式比较多样，增加了电子文件管理归档的难度。首先，电子文件涉及的内容比较多，分布在各个部门不同的电脑系统，增加了统一归档的难度。其次，由于电子文件在传输保存过程中容易被改动，改动之后没有留下任何痕迹，复制后的文件和原始文件一模一样，没有固定的载体，无法像纸质文件一样，通过字迹、内容、格式、印章等外部特征判断其原始性，并像纸质文件一样进行统一管理。因此，高校办公自动化产生的文件大多数分散在各个部门、使用者的电脑中，没有进行统一的管理。

2.缺乏完善的电子文件归档和电子档案管理制度

首先，电子文件的归档和电子档案的管理是一项综合性、系统性的工作，需要专人负责对其进行处理。随着信息化进程的不断加快，国家越来越重视电子文件和电子档案的管理，并先后颁布了《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》等相关电子文件管理政策，并不断加强电子文件和电子档案管理的研究。但是十多年过去了，高校并没有形成电子文件与电子档案管理相关管理制度，无法真正将国家电子文件归档和管理各项政策落到实处。其次，OA系统在使用过程中，高校管理者、老师往往考虑到电子文件实时传递和便捷性，忽视了电子文件最后的归属，从而导致这些文件没有有效的保管。且电子文件与电子文档系统相互独立，电子文件与档案管理没有进行有效的连接。电子文件的归档管理远远落后学校电子校务发展需求，档案管理部门无法将电子档案进行有效的处理。如果无法将电子文件归档，电子档案存储管理，电子文件生成设备和载体逐渐淘汰更新，那么大量的电子文件将会遗失，给高校造成无法弥补的损失。

3.缺乏电子文件归档和电子档案管理人才

电子文件归档和电子档案管理比传统的纸质文件和纸质档案管理更难，由于电子文件和电子档案是计算机信息技术发展的产物，电子文件包括文字、图片、视频、音频等各种介质的文件，并在计算机等设备支持进行存储管理，电子文件的归档和电子档案的管理对存储设备具有一定的依赖性，电子文件的信息与载体具有一定的分离性，增加了电子文件和电子档案管理难度。高校的电子档案管理与政府职能部门、事业单位的档案管理不同，电子文件的归档只是文件的转移，也就是业务部门将文件转移到档案部门进行归档管理，在转移过程中，不仅要实现信息管理权限的转移，而且还要实现数据的物理转移。但是，目前高校的电子文件归档和电子档案管理人员缺乏这方面的意识，大部分电子文件在归档的时候，只是从各个部门将电子文件和档案拷贝到档案馆的计算机设备，或者通过网络直接传输到计算机，实现电子文件的归档，没有确认和审核电子文件和档案数据信息的真实性、完整性。

二、单轨制电子档案在线归档实现路径

单轨制电子档案是指电子设备生成的电子文件，在归档时只保留电子档案，不再生成和保存纸质电子文档。由于高校电子文件和电子档案缺乏有效的管理，增加了电子档案管理成本。由于管理不当，造成了数据丢失或者遗失问题，这是当前单轨制电子档案在线归档存在的主要问题，想要解决这个问题，需要从这几个方面进行完善。

1.建立电子文件归档和电子档案管理标准与管理制度

只有建立电子文件归档和电子档案管理的标准以及相关管理制度，才能让高校所有的教职员工按照要求，将电子文件和电子文档及时归档，使用者对制作、使用、归档的电子文件和电子档案的真实性、完整性负责。通过完善的电子文件归档的标准和电子档案管理制度，可以明确每一个人的职责和要求，并要求他们在工作中严格按照要求执行，确保电子文件及时归档。

2.建立统一的数据接口和编码系统

针对当前高校各个业务系统各自为阵，无法实现数据信息的共享，高校应该建立统一的数据接口和编码系统，确保电子文件交换、共享的一致性和便捷性。电子档案管理是将各个系统的电子文件聚合统一进行系统性的管理过程，从而实现电子文件的交换、使用。想要实现这个目标，则需要在电子文件归档时进行规范化处理，给每一份电子文件建立编码，给予唯一的身份标识，防止电子文件在存储和管理过程中出现混乱。在使用过程中，与每一份电子文件相关的文件和附件可以通过编码建立相关联系，从而快速判断文件的来源，确保电子文件信息的真实性和完整性。

3.建立各系统共享的身份认证、数字签名等使用规范

高校在实施单轨制电子文件归档时，需要使用电子签章，确认归档资料信息的真实性。电子文件在起草、审批、批复和发布过程中，需要使用数字签名确认相关证据信息。因此，想要实现电子文件归档和电子档案管理，则需要明确高校各个业务系统和电子档案系统的数字签名、身份认证、时间戳以及电子章等数字证据使用的规范性，确保电子文件和电子档案的原始效力。电子文件和电子档案在接收、入库、处置、鉴定等环节进行数据迁移和格式转换过程中可能造成的文件修改等关键环节应该采用数字签名和时间戳，确保电子文件信息真实性的可追溯性。

三、构建电子文件和电子档案在线归档系统

1.建立电子文件和电子档案在线归档业务流程

电子文件和电子档案在线归档系统想要正常运行，必须建立从电子文件的生成到归档全过程的统一规划，理清电子文件形成到电子文档管理部门整个过程的流程，从而形成一套切实可行的电子文件和档案在线归档业务流程，以及每一个环节负责人需要遵循的原则，这样才能确保电子文件数据信息的真实性。其业务流程可以分为三大部分：一是对高校各个电子政务系统的文件、网站发布的数据信息进行自动追踪、收集，并将其存储到电子政务网站档案文件在线归档系统的临时文件库;二是在线归档系统根据设定的电子文件和电子档案的相关标准对临时文件库的文件进行初步鉴定，符合要求则自动归档，并按照要求自动分类，如果不符合要求，则需要档案管理人员对其进行二次鉴定，符合要求的录入系统相应的分类文件，如果不符合要求，则可以将临时文件库的电子文件删除;三是经过系统分门别类处理后，通过物理归档或者逻辑归档的方式纳入到归档接口直接归档，在归档的过程中，系统还将再次对电子文件的真实性进行鉴定。鉴定完成后，需要由相关鉴定人员或者审核人员进行填表盖章签字，并一同将电子档案移交给电子档案管理部门，进行统一管理。

2.建立电子文件和电子档案在线归档信息平台

由于高校各个业务系统相互独立，导致各个部门的电子文件和电子信息无法实现共享。高校想要实现电子文件和电子档案在线归档管理，必须建立在线归档信息平台，通过这个平台，可以将高校各个部门的数据信息进行采集管理，實现数据信息的共享。根据《教育管理信息化标准》的相关要求，结合高校实际情况，制定符合本校信息化建设的方案，统一标准、统一规划，建立统一的数据库，规定相应数据库的接口标准和集成模式。这个信息平台，可以汇聚各个部门的数据信息，并将各个部门的电子文件进行提取，存储到在线归档系统的临时文件库。在线归档信息平台，可以根据高校的教务信息、后勤系统、学生管理等相关系统的数据信息，了解到学生的教学活动和学生的学习情况，并根据学生的学习情况，及时调整学校的教学方案，让学生的日常教学活动符合学生的实际情况，提高教师教学效率。

3.提高高校电子文件和电子档案管理人员综合素质

在信息时代，各类电子设备和计算机设备更新换代的速度非常快，高校如果不及时保管学校的各类电子文件和电子文档，容易造成电子文件和电子档案的遗失。高校必须严格按照《高等学校档案管理办法》相关要求，成立档案管理部门，并按照档案管理要求增设相关的档案管理人员，高校档案人员不仅具备电子档案管理的知识和技术，而且还要具备档案数字化建设的要求，可以熟练使用计算机、打印机和扫描机，并对电子文件进行有效的管理。针对当前电子文件和电子档案管理人员信息水平比较低，高校充分利用自身的教育优势，将档案馆与计算机信息学院合作，让学校计算机学院对档案管理人员开展信息技术培训，让他们在熟悉档案管理业务知识的时候，也具备计算机信息处理能力和技术，可以熟练地利用计算机设备、电子设备处理电子文件和管理电子文件，满足高校档案数字化建设需求。高校还需要加快数字档案馆建设步伐，建立数字档案馆建设的相关标准，让数字档案馆工作人员严格按照相关要求进行文件扫描、数据录入、数据加工处理、图文编辑，确保电子文档的真实性和可靠性，为后期电子文件和电子档案的利用开发奠定基础。

四、结束语

高校电子文件归档和电子档案管理是我国档案信息化重要的组成部分，电子文件归档管理是档案部门的一次变革，给高校的档案管理工作带来一定的挑战。高校的管理者必须正确认识到电子文件归档和电子档案管理工作的重要性，加快档案信息化建设步伐，建立与数字化档案建设相应的环境，培养懂档案管理知识、计算机技术、网络技术的复合型人才。

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