大数据视域下高校人事档案信息化建设研究

张红 庞波

摘 要：大数据时代背景下，信息技术的迅猛发展对高校人事档案档案管理提出了更高的要求，高校人事档案信息化管理工作面临着新的机遇和挑战。传统的干部人事档案管理模式正在向数字化信息化管理模式过渡，新型管理模式正在构建、发展与完善中。本文就“大数据视域下高校人事档案信息化建设研究”这一话题展开深刻的论述，分析大数据化时代背景下我国高校人事档案管理部门在开展信息化工作进程中所面临的问题以及挑战，并提出有针对性的解决措施。

关键词：大数据时代、高校人事档案管理、信息化建设

一、引言

大数据时代的来临，高校人事档案数量呈直线上升趋势，人事档案逐渐趋于多元化方向发展，从当前我国高校人事档案信息化管理建设来看，数据信息化的技术并未及时应用于此。目前，高校的人事档案有很多院校至今还延用纸质档案管理，工作效率低，因此人事档案信息化建设是势在必行的。

二、大数据时代下高校人事档案管理的现状

大数据时代研究背景下，高校的人事档案的信息化建设工作已提上议事日程。新版《中华人民共和国档案法》主要内容增加了档案的信息化建设方面，强调了信息化建设工作的重要性，为了使得信息化建设的工作能够顺利开展，本文以高校人事档案管理过程中所存在的一些问题进行探讨，亟待突破传统管理模式，加快档案管理信息化建设步伐。

1.人事档案信息更新不及时

高层领导的大学通常侧重于征聘和职位，师资的培训，建立教師（尤其是引进和培训工作人员和高层团队）、科学研究和学科建设方面密切相关的机构生存和发展，人事档案管理意识淡薄，加之各职能部门的不重视，常常使得材料的收集难以在规定的时间内及时归档，不能够及时更新信息。高等教育机构的工作人员档案很重要，而且数量众多，内容复杂，大学的人事的档案管理方面依然处在文件管理工作的传统阶段，过时的档案管理方法和设备远远不能满足学校档案信息的增加和新媒体应用的增加。人事档案管理工作重视材料收集整理，档案材料的收集范围限定在十大类。档案管理方式方法陈旧落后，工作人员档案管理员的工作方式仍然以手工输入为主，工作繁琐、重复性高。

人事档案是非常机密的，学校管理起来也一直很封闭保守，很大部分内容仅仅限于组织掌握，不公开，不扩散，而且一般“档随人走”，即本人进入用人单位后，个人档案也随之调动到用人单位，调至后，因为用人单位是“被动”接收档案信息，因管理者对所接收的档案的查验以及审核和整改等工作不及时变更，原来档案有错漏的也没有更正和补充，再被长时间封存，因此后续的档案信息也不能实现动态更新。因此，时间一长，不可避免地会导致对人员档案的管理混乱，甚至不完整等等。人事档案纸质材料的收集整理，信息搜集的渠道比较单一，造成人事档案信息更新不及时，导致个人评价体系不完整。

2.人事档案信息化管理平台建设不到位

人事档案和信息管理平台的建设是高等教育机构人员档案管理系统正常运作的一个重要因素。高校人事档案管理部门作为高校内的一个重要部门，主要负责管理高校干部工作、重要人才等的重要信息，将这些干部、职工在职期间的具体表现情况、所获得的荣誉称号等记录在他们各自的人事档案中是高校档案管理部门工作人员所重点进行的工作。基于这些档案信息是高校每年年度、半年度评选高校优秀干部或职工的重要依据，人事档案管理部门必须及时做好相关的档案记录工作，在档案管理工作中投入更大的关注力度以及人力、物力、财力等，以此来支持高校人事档案管理工作的正常开展。但研究发现，就目前而言，我国高校人事档案管理部门并没有建立起一套较为完善的管理制度，也没有建立起信息化管理平台，更重要的是高校的管理层并没有意识到人事档案管理的重要性。没有了高层领导人员的支持，长期以来在高校人事档案管理部门长期存在的问题将无法在较短的时间内被解决，进而阻碍了我国高校人事档案信息化管理平台的建设。

3.数字化、信息化程度低

随着信息化技术的不断普及，加快推进高校人事档案管理信息化建设进程已提上日程。但当前，很少有高校能够真正落实这一政策，高校高层管理人员不能及时意识到人事档案信息化管理的重要性，进而使得高校人事档案管理部门现有的人事档案管理制度普遍存在着数字化、信息化程度较低的现象，严重阻碍了高校人事档案管理部门相关工作的顺利开展。高校实体人事档案庞大，内容复杂，为档案信息数字化建立，人事的工作人员需要大量的人力、物质和财政努力。但在高校的数字人事档案记录的发展水平上，他们的大部分人力资源记录的建立和投资是不够的，人事档案缺乏人力、资源、财务输入、软硬体和硬件设施，数据和信息水平非常低，导致人事档杆管理工作中出现数据库不完整、基础性设施缺失、系统功能不完善等诸多现象，使得档案管理部门档案利用率长期处于一个低下的水平，人事部门的生产力也大幅下降。

4.管理人员综合素质不高

大数据时代要求更高的人事档案管理的质量，为了适应时代的发展，高校的档案管理人员应当不断提升自身的管理水平，掌握计算机技术、现代信息技术，熟练管理电子档案，熟练操作和维护硬件设备和软件系统，从而使档案管理人员能够更加熟练地对高校的档案资源进行有效的管理和整合，形成清晰的管理体系。基于现阶段，我国高校人事档案管理部门对信息化技术的认知还不够明确，档案管理人员的招聘门槛也较低，普遍存在知识储备低下，管理水平较弱的现象。由于管理人员能力的限制，档案管理人员大多专业知识不足，在面对一些技术性的问题时很难有针对性地做出相应的技术维护，因此，大学的记录管理无法完成。这将不利于档案管理信息化进程的推进，从而影响了高校档案管理的信息化和专业化的开展。

三、大数据时代下推进高校人事档案管理信息化建设的措施

作为高校组织、人事工作顺利开展的重要参考依据，人事档案信息关系到高校组织自身的管理与发展和学校教职员工们的切身利益。高校组织或人事部门选人、进人、用人等都依赖于人事档案数据信息，科学、高效便捷的人事档案数据信息能够有效地避免出现人事方面的决策失误及用人不当。因此，大数据时代将互联网、大数据、计算机还有云计算等现代技术均融入到高校人事档案管理之中，来加快人事档案管理创新的探索，从而适应时代发展的现实需要。

1.加大人事档案的收集、审核整合力度

以大数据时代为研究背景，要想进一步推进高校人事档案管理信息化建设的发展，就必须从档案管理部门的基础工作做起。

首先，负责大学人事档案的管理，系统地完成相关人事档案的编制，定期编制人事档案，编制单位按照《人事档案管理条例》的规定编制人事档案，并自编制人事档案之日起一个月内办理。

其次，高校要按照国家相关人事管理政策文件的规定，打破“行政化思维”，实现干部人事档案的专项审核与整改全覆盖。档案管理部门需要做好相关档案的信息审核工作，避免一些非法人员提供虚假的档案信息，确保所接收到的人事档案信息的真实、准确、规范性。干部人事档案审核应当在全面审核档案内容的基础上，坚持干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”，审核档案内容是否真实、档案材料是否齐全、档案材料记载内容之间的关联性是否合理以及是否有影响干部使用的情形等。

2.推进人事档案管理信息化、数字化管理

解决的措施主要有：

一是定位问题，高校领导层要充分认识到人事档案管理信息化建设的重要性，加强顶层设计。

二是加大经费的投入。人事档案信息化必须有足够的经费支撑，完善先进的硬件设备和软件系统，定期更新计算机设备，更新优化档案管理信息设备，定期对档案管理信息化软件进行升级，构建符合数字化信息化时代要求的现代化档案管理系统。

三是必须具备先进的科学技术，依托计算机技术、数字技术、现代通信技术等， 构建一个多元信息传播、存储系统设备，为档案管理信息化工作的有效进行提供保障。

四是网络建设，现代的档案形式多以电子档案为主，要想对其充分利用就必须统一高校各个部门之间的档案存储模式，进行各部门的对接。最后，建立符合高校规划档案管理需要的数据库，与其它部门数据库进行对接，通过大数据技术的有效应用使档案管理工作便捷有效，实现数据信息共享。

基于人事档案管理工作的特殊性，对保密性、安全性有着极高的要求标准，高校在开展信息化人事档案管理制度时，一定要保证单位内部的电子档案管理系统设有相应的防火墙和安全系统，以此来保护电子人事档案管理的安全，避免一些不法分子利用网络的漏洞，窃取、篡改档案管理室的人事档案。对于一些已经办理归档手续的人事档案，技术人员可以设置自动上锁状态，即一旦进行归档，其他人员将无法对档案进行编辑和修改，同时也无法实现删除的功能，这将在很大程度上确保人事档案信息的真实、安全性，避免在保管的过程中出现一些意外情况。

3.加快信息化平台的建设

在高校人事档案管理部门建立起信息化平台，将有助于信息化管理工作的开展，进一步加快信息化人事档案管理平台建设的步伐。需要注意的是在加快信息化档案管理平台建设的过程中，人事档案管理部门会较多地使用校园网，利用校园网络的共享特性，可以实现人事档案管理系统与校园OA办公系统的一个无缝隙连接。利用校园网络系统实现的网络共享性，将在极大程度上帮助档案管理部门实现对人事档案的远程登录、管理、查询、利用，这将大大方便档案管理部门的工作人员的工作，从根本上提高人事档案管理的利用效率，减免了人力资源的浪费。

此外，在信息化平台下要想更好地确保人事档案管理部门相关工作的顺利开展，就必须不断提高信息化平台的平台技术，给以人事档案管理部门开展相关信息化工作创建一个更好的技术环境。一旦在高校内实现信息化平台的建设，并加以改进，依托于校园信息化平台技术的人事档案管理部门的信息化水平将会大幅提升，这将大大有利于档案部门电子数据库的形成，进而达到推动人事档案信息化的发展的目的。

4.加强信息化档案干部队伍建设

技术短板和人才匮乏是大数据时代高校人事档案信息化建设出现的问题。为提升高校人事档案管理信息化管理水平，必须培养一支信息化档案干部队伍。

首先定期定向开展专业技术培训，加强学习网络技术、计算机技术、大数据技术等方面的知识，提高管理人员的专业技术，譬如定期维护计算机信息系统，对档案信息系统中的各项数据进行有效处理和分析等，培养出能够适应岗位需求的实践性人才;

其次，定期开展理论学习培训，培养档案管理人员先进的档案管理理念与科学的管理方法;

再次，定期开展职业素养、道德法规等方面的培训，加强人事档案管理，严守保密规定，对涉及人员的重要资料，将作为公司机密，不外传不外发。培养高效服务意识，提高档案管理工作人员的综合素质;

第四，通过开展专题展览和宣传教育，增强对档案管理重要性和责任性的认识，扩大档案在高校的影响力。加强高校档案管理信息化建設，打造一支数字信息化档案管理人才队伍，使档案管理工作更好的为学生以及为社会服务。

四、结束语

综上，高校人事档案管理信息化建设是时代发展的必然趋势，也是一个长期而复杂的动态过程。高校开展关于人事档案信息化的建设项目并不是毫无依据的，而是有针对性的，是一个较为缓慢的发展过程，且当前大数据技术已经逐渐被社会所接受和认可，被广泛应用在人们的日常生活中，成为新时代的象征。高校人事档案管理要加快信息化建设项目，要充分认识到大数据时代人事档案管理信息项目过程中所存在的机遇和挑战，并采取有效应对举措，从管理层抓起，引领人事档案信息化管理走向科学管理，利用信息化建设推进高校人事档案的创新管理。

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（作者单位：西安建筑科技大学档案馆;

陕西师范大学图书馆）