企事业单位档案管理中存在的问题及对策分析

邵黎黎

摘 要：对于很多企事业单位来说，不断开展档案管理工作，既有助于企事业单位工作质量和实施效率的有效提升，也有利于企事业单位管理水平的不断提升，日渐发展的档案管理工作已经成为衡量企事业单位工作水平如何的重要因素。所以，重视企事业单位档案管理工作的运行是至关重要的。以此为背景，本文以档案管理的概念为前提，积极探讨企事业单位档案管理的实施原则，深入剖析企事业单位档案管理中存在的一系列现实问题，提出不断优化企事业单位档案管理的有效对策：拓展档案收集内容，提升档案服务理念;强化档案使用方式，遏制“路径依赖”;延伸档案应用范围，打击档案造假问题;保障当事人合法权益，提升社会服务功能。

关键词：档案管理;企事业单位;“路径依赖”;档案造假

很多企事业单位在重视档案管理工作开展的过程中，形成了一系列的有效探索。然而，他们在不断落实优化这一管理工作时仍然存在不同程度的现实问题，这就需要相关企事业单位管理层结合自身实际情况不断剖析现实问题，优化能够解决问题的有效对策，从而为企事业单位档案管理工作的成效展现形成应有的对策思考，也逐步凸显企事业单位档案管理社会价值。基于此，本文在这样的研究背景下，积极围绕企事业单位档案管理中存在的问题及对策提出自己的见解，并逐步优化企事业单位档案管理工作成效，达到剖析现实问题，推动企事业单位档案管理工作优化发展的研究效果。

一、相关概念与实施原则分析

1.档案管理的概念

档案管理，顾名思义，是档案馆或档案室工作人员对不同组织机构的档案实体与信息进行有效管理，并形成利用服务的工作总称。作为档案事业的基本构成部分，档案管理本身具有不容忽视的重要作用，不仅存在于国家政府部门，广大企业、事业单位也不断推动档案管理工作的开展，用于发挥档案管理的良好作用。档案管理不仅突出管理性特质，还需要凸显自己的服务性价值。所以，无论是企业还是事业单位，都需要重视档案管理工作的有序开展，突出其中的管理、服务价值，为广大企事业单位职工提供更为多元化的档案利用服务。

2.企事业单位档案管理的实施原则

企事業单位开展档案管理工作需要遵循一系列的实施原则，如集中管理原则、安全保密原则、方便利用原则等。只有遵循上述一系列原则才能让企事业单位档案管理展现出更为多元、更具实效的良好发展趋势。

（1）集中管理原则

集中管理原则，是企事业单位开展档案管理所需要遵循的基本原则之一。这些原则主要体现在企事业单位在开展相关工作时，需要将所有的档案信息和档案实体进行集中收录，并妥善管理。比如，企事业单位的档案实体可以集中在不同单位的档案部门，由专职档案员予以统一管理。档案信息则储存于档案馆、档案室下辖的计算机设备中，同样有档案人员集中管辖。如果某一家企事业单位采取分散管理的方式，是不能高效开展档案管理工作的。

（2）安全保密原则

安全保密原则，是企事业单位档案管理的重要实施原则。无论是档案收集，还是档案整理与保管，乃至档案利用，都需要秉承安全保密原则。一方面档案管理的工作环节需要在安全的环境氛围中开展。这里的安全，既是信息无泄密的安全，也是档案整理与保管的物理性安全，即储存档案实体内容的空间必须要做好防火、防水、防盗的处理，也需要做到防鼠咬、防蚊蝇，使得所有档案实体内容都能够在安全干净的环境中得到良好保管。另一方面安全保密原则中的保密，是对档案管理工作人员提出最基本的道德要求。档案管理工作人员在收集、整理和保管相关档案内容时，需要有良好的职业道德素养，不能将相关的档案信息向任何人任何形式泄露，尤其是其中的机密级档案信息，更加不能对外泄露。而相关的档案利用人同样在自己翻阅档案信息时，也不能向其他人进行泄漏，这也是安全保密原则体现的重要内容。

（3）方便利用原则

方便利用原则，同样是企事业单位档案管理的重要原则。企事业单位不断落实档案管理工作，归根结底是为了便于利用。对于广大企事业单位来说，利用现有的档案实体和档案信息能够让企事业单位管理层更多地了解企事业职工的具体情况，尤其在开展单位干部选拔时，详尽的单位档案信息可以为企事业单位提供更多的培养价值借鉴。

二、企事业单位档案管理中存在的问题

企事业单位在不断落实档案管理工作，优化管理效果的过程中，仍然存在着一系列较为现实的问题。比如，收集内容限制了社会价值，服务观念淡薄，使用方式弱化成效发挥，“路径依赖”现象较为严重，应用范围具有较多的局限性，档案造假问题仍然突出。

1.收集内容限制社会价值，服务观念淡薄

当前，很多企事业单位的档案管理工作人员在从事档案收集环节时，收集的内容偏少，并不能完全反映企事业单位职工的工作情况，限制了档案的社会价值。另外，部分档案管理工作人员服务观念淡薄，也使得档案社会价值难以良好呈现。

首先，档案收集内容偏少，限制了社会价值呈现。现阶段的企事业单位在收集职工档案内容时，往往只涵盖职工履历、职工自传、鉴定材料等一些规定范畴之内的资料。而职工工作能力展现、个人诚信证明、道德素养情况等则往往不在收集内容序列之中，这在很大程度上使得相关单位管理层或当事人在使用档案内容时，不能更为清晰的了解相关情况，限制了档案的社会价值体现。

其次，部分档案管理工作人员服务观念较为淡薄。一些企事业单位上从管理层，下到档案管理工作人员并不重视这一工作的有效开展。他们往往片面的认为档案管理工作就是为了管理而管理，没有形成良好的服务观念，没有将档案利用环节作为重要的内容予以重视，这就造成了服务观念较为淡薄的问题现象。正因为如此，也使得企事业单位档案管理的社会价值体现受到一定限制。

2.使用方式弱化成效发挥，“路径依赖”严重

使用方式的不理想，弱化了档案管理成效的充分发挥。与此同时，一部分企事业单位的“路径依赖”现象也较为严重，正是因为受到上述问题的制约，部分企事业单位管理无法得到档案信息的有效支持。

首先，一些企事业单位在开展档案管理工作的过程中，过度强调其中的管理属性，对安全保密原则陷入了一种认知误区，这些工作人员往往认为，为了追求安全保密，减少了档案的利用频率，很多有需求的当事人都无法利用档案开展相关工作，使得档案管理中的方便利用原则没有得到良好体现，也使得使用方式的不足让企事业单位档案管理成效难以良好发挥。

其次，“路径依赖”较为严重。一些企事业单位中的档案管理人员往往局限于自己的思维惯性不愿意创新探索，将档案管理神秘化或者无用化错误理念贯穿于工作过程，将自己从事的档案管理工作向后勤工作靠拢，甚至等同于后勤职能，没有重视档案利用在档案管理中的实际作用。受此影响，档案使用方式也表现出不断弱化的发展状态，不利于档案管理工作效率的有效提升。

3.应用范围具有局限性，档案造假问题突出

对于一部分企事业单位来说，档案管理工作的开展仍然存在着档案应用范围局限性明显，档案造假问题突出的不良现象。这一问题在很大程度上弱化了档案管理工作的有序实施，也不利于档案利用效率的体现。

首先，相关问题主要体现在档案应用范围局限性明显。除了调整职工工资、办理退休手续，或者工作发生调动等少数情况会用到职工档案，其他时候则很少调档使用。其中，一是在调整职工工资时，档案的利用主要在于对其档案信息进行必要的鉴定，并使其作为重要依据与体现。二是在办理退休手续时，职工档案则会按照相关程序调出。三是在工作发生调动时，档案会随着职工的调动而调动。

其次，档案造假问题表现较为突出。一些企事业单位职工在本身没有达到相关水平的情况下，让档案形成更好的质量，往往会冒名顶替伪造工作证明，从而借此牟取非法利益。与档案信息应用范围局限性问题相比，档案造假问题所造成的严重结果更加难以让人忍受，档案造假也会受到法律制裁。

三、优化企事业单位档案管理的有效对策

在我国，不同地区很多企事业单位在落实档案管理工作时，往往会受到一系列鲜明现实问题的制约，如果这些问题得不到有效解决，很容易让当下的档案管理工作成效无法展现出应有的实施成效。为此，企事业单位管理层、档案管理工作人员等不同主体，需要积极从拓展档案收集内容，提升档案服务理念;强化档案使用方式，遏制“路径依赖”;延伸档案应用范围，打击档案造假问题等入手，对优化企事业单位档案管理的有效对策形成更为有益的探索思考。

1.拓展档案收集内容，提升档案服务理念

对于企事业单位档案管理工作的具体开展来说，不断拓展档案收集内容，提升档案服务理念，才能更好地展现档案管理工作成效，从而为企事业单位的工作效率提升夯实应有的举措保障。

具体措施主要在于，首先，不断拓展档案管理收集内容。当下的档案收集内容范围偏窄，不能很好地体现档案的社会价值。所以，企事业单位档案管理工作人员需要在管理层的帮助下，积极将职工工作能力、职工诚信证明、职工道德素养等相关内容都纳入到收集内容范畴之中，使得档案内容与信息更为丰富。与此同时，企事业单位档案管理工作人员还需要丰富档案形式，将文字、图片、视频等相关内容都纳入收集范围。其次，逐步提升档案服务理念。对于很多企事业单位来说，当前的服务观念较为淡薄，没有突出良好的服务特质。所以，无论是企事业单位管理层，还是企事业单位的档案管理工作人员，都需要强化自身的服务理念。档案管理工作人员需要将人本思想引入工作流程，以人为本，更好地为职工服务。

2.强化档案使用方式，遏制“路径依赖”

强化服务质量，增强服务成效，使得档案管理中的档案利用得到更好体现。强化档案使用方式，遏制“路径依赖”带来的不良影响，能够更好地优化企事业单位档案管理工作。

具体措施主要在于，首先，企事业单位档案管理工作人员需要强化档案的使用方式，规避原有的认知误区，将安全保密原则与方便利用原则相契合，强化利用方式。档案管理工作人员可以利用档案复印副本、电子档案等不同档案形式，强化档案利用效率。还可以采取严格审查、签订保密协议等一系列方式展现安全保密原则，使档案使用与安全保密不会发生冲突。

其次，需要积极遏制“路径依赖”造成的不良影响。无论是企事业单位管理层，还是档案管理工作人员都需要积极规避档案管理神秘化、无用化的认知误区，将档案管理有用化与档案利用多元化融入工作流程，破除“路径依赖”现象带来的不良效应。

3.延伸档案应用范围，打击档案造假问题

档案应用范围的局限性，以及档案造假问题较为突出，弱化了企事业单位档案管理工作的实施成效。所以，不断延伸档案应用范围，打击档案造假问题，才能使得单位档案管理工作实现有序发展。

具体措施主要在于，企事业单位根据实际需要，逐步延伸档案应用范围，使得档案应用不再局限于工资调整、退休手续办理、工作发生调动等领域，还可以将干部选拔、培训工作开展等与职工较为密切的工作与档案利用相结合，使得广大企事业单位职工更加重视档案管理工作的实际开展，调动档案管理工作人员的工作积极性，强化档案管理，尤其是档案利用与职工认知的结合。

其次，不遗余力打击档案造假问题。对于企事业单位而言，无论任何人在任何情况下以怎样的理由形成了档案造假行为，都需要予以严肃打击。一经发现相关事实，就需要企事业单位管理层进行明确的惩戒行为，提高他们的造假成本，如果档案造假涉及到了违法犯罪行为，则由相关政府部门出面予以严厉打击。

四、结语

作为国家档案事业重要构成部分，档案管理工作的实施，已经成为政府部门、各类企业、广大事业单位等不同主体的重要无形资产，是上述各大主体开展生产、技术、科研等业务活动真实记录的基础工作，能够对政府与企事业单位开展综合管理发挥更为积极的有效作用。

对于企事业单位来说，不断完善的档案管理工作可以借助档案收集、档案整理、档案保管、档案利用等一系列环节的有序运行，为企事业单位工作的高效开展提供了档案信息层面的基础保障。不过，现阶段很多企事业单位的档案管理工作仍然存在收集内容限制了社会价值，服务观念淡薄;使用方式弱化成效发挥，“路径依赖”现象较为严重;应用范围具有较多的局限性，档案造假问题仍然突出等一系列现实问题，很大程度上制约了这一工作的开展，需要企事业单位管理层与档案管理工作人员予以充分重视，着重从拓展檔案收集内容，提升档案服务理念;强化档案使用方式，遏制“路径依赖”;延伸档案应用范围，打击档案造假问题等着手，不断优化档案管理工作发展，提升工作效率，增强档案利用效率。

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（作者单位：延边社会脑康医院（延边荣军医院））