保障数字化档案信息安全的措施研究

2021-05-06李月惠

兰台内外 2021年7期

李月惠

摘要：科学技术在快速向前发展，档案管理工作也逐渐向数字化、信息化、网络化的方向发展。数字化档案信息在管理的过程中，存在许多安全方面的问题，如何解决这些问题，保障档案信息工作更好的开展是目前急需去解决的问题。本篇文章针对数字化档案信息管理工作存在的安全问题进行了分析和研究，制定具有针对性的解决措施，希望可以有效提高档案信息管理工作的安全性。

关键词：数字化;档案信息安全;措施

为了进一步提高档案信息管理工作的安全水平，需要站在技术的角度分析管理程序，开展科学有效的管理措施，站在法律层面上保障档案信息工作的安全。通过对档案信息工作进行全面优化和调整，希望可以进一步提高档案信息工作的安全水平。

一、数字化档案信息管理存在的问题

1.缺少规范的数字化技术依据

档案数字化管理工作比较复杂，涉及到的领域知识比较多，通过应用现代化的管理理论，可以进一步推动档案工作稳定可持续的发展。档案信息化工作在整体开展的过程中，需要购买数字化设备、现代化自动管理系统，除此之外，还需要建立与之相匹配的档案管理体系。档案信息化管理工作每一个环节都需要进行精准的监管，否则将会影响到整个运行系统的档案数字化建设。档案数字化管理工作在开展时，需要了解管理部门的实际工作情况，以便于可以对档案整个工序进行有效的了解。

2.数字化质量不高

为了进一步对档案信息工作进行有效管理，需要应用数字化设备，除此之外，还需要注重对数字化设备进行整体优化升级。工作人员在开展相应工作时，如果只注重档案管理的数量，就会忽略档案管理工作中的质量问题，这对于档案数字化建设具有一定的影响。现阶段，档案管理工作进行数字化建设的过程中，许多部门并不缺乏硬件和软件方面的设施，但是工作人员的专业水平却得不到有效的提升，这在一定程度上影响了档案管理工作数字化建设的进展。

3.数字化档案漏洞问题

数字化档案管理工作在开展时，通过引进先进的计算机技术和互联网技术，可以对传统的档案管理模式进行优化和调整，这些技术在现实生活中仍然处于不断的更新和优化的状态，以至于之前的系统会存在一定的漏洞。档案管理工作在进行数字化建设时，需要及时引进新一代的工作系统和模式，以便于可以弥补之前系统当中所存在的漏洞。数字化档案管理工作系统如果存在漏洞，很容易受到网络黑客的攻击，这将不利于档案信息资源的安全性。

二、数字化建设对档案工作人员观念和素质的影响

1.对档案工作人员观念的影响

现在科学技术在快速向前发展，工作人员的管理模式需要进行优化和调整，在技术革命快速发展的背景之下，档案工作人员的观念需要进行及时地更新。档案馆并不是一个实体机构，档案信息的存在也不是一个虚拟的数据，我国在长期实践的过程中，形成了较为完整的档案管理体系，但是随着社会的快速发展，传统的工作模式已经不能满足现代档案信息工作的需求。在传统档案管理工作当中，最重要的原则之一就是集中原则，这对于保证档案信息管理工作的安全性具有重要的意义。档案信息的集中性不容挑战，这也对档案管理工作者提出了更高的要求，传统的人工管理模式已经不能满足现代社会的发展需求，现代化档案资源管理工作应该向动态化、智能化、全面化的方向发展。

2.对档案工作人员素质的影响

档案管理工作数字化发展，意味着需要积极引进计算机技术和多媒体技术，综合考虑各方面先进的信息技术之后，再开展档案信息管理工作，有效保障档案信息工作的安全性和稳定性。档案信息资源在形成的过程中会经过许多工序，比如说信息的收集、信息汇总、存储、检索、信息传递、后期保护定期销毁，每一道工序都需要融入数字化技术，从而才能推动档案信息化管理的发展。档案工作人员所承担的责任和担当的社会角色发生了变化，工作人员不在是档案的保管者，他们成为了档案资源的管理者，在开展工作时会涉及到资源的分析和信息的汇总，在原有的职责之上，为他们增添了许多工作内容，这也要求他们需要不断提升自身的专业素养。

三、数字化档案工作安全建设的相关保障

1.技术性保障

数字化档案管理工作在开展时，通过解决其中存在的技术性问题，可以大幅度提高数字化档案管理工作的效率和质量，除此之外，可以采用加密、防火墙、生物识别等等较为先进的技术，可以有效提高工作的整体安全性。我国的信息技术在国际上和发达国家还存在着一定的差距，现阶段，国内并不能生产自主知识产权的CPU芯片，如果想应用该芯片，只能通过国外进口的渠道获取，或者是获取代加工的工作权限，技术上的发展限制也为档案信息管理工作带来了一定的影响。我国在许多核心技术方面仍然受制于外国，在未来信息技术研发工作的过程中，我国需要提升自身的技术综合水平，研发出可以替代国外产品的优秀产品。档案管理工作具有一定的特殊性和保密性，针对自主知识产权的技术要求比较高，只有通过解决技术上存在的问题，才能从根本上解决档案数字化管理工作的安全问题。

2.管理保障

数字信息安全的整体保障需要有先進的科学技术作为支持，除此之外，还需要对档案信息管理制度进行优化和升级。通过完善信息档案管理工作的相关措施，以便于可以对工作人员的行为进行规范，设定清晰的工作标准，明确档案信息化管理工作的具体操作内容，有效提高档案信息工作的安全性、完整性、科学性。

四、保障数字化档案信息安全的相关措施

1.加强宏观管理

档案数字化管理工作对于专业的要求比较高，是一项综合性较强的管理工作。为了确保档案数据化管理工作可以得到稳定可持续地开展，需要加强对每一个环节的领导管理，规范系统当中的工作流程，树立正确的工作思想，以便于可以对档案管理工作的组织结构进行优化和调整。建立专门负责信息数字化建设的组织部门，指派专业的工作人员对工序进行协调，确保档案工作在开展时，可以向数字化、全面化、信息化、网络化、智能化的方向发展。

2.完善管理制度

为了进一步保障档案信息工作的安全性，需要贯彻落实管理制度，从根源上为档案数字化建设明确方向。数字信息的安全需要依靠全面的制度进行有力的保障，通过引进先进的数字技术，可以充分发挥档案信息资源的作用。除此之外，需要对工作人员进行严格的管理，制定严密的管理措施规范工作人员的行为，有效保障档案信息资源的安全。结合系统的运行情况制定安全管理制度，如人员安全审查、岗位内容考核、安全知识培训等等相关内容。优化文档管理制度的具体内容，结合数字信息技术对档案管理工作进行加密，根据信息的保密程度进行安全划分。针对资源管理当中比较敏感的信息或者是涉及到机密的信息，需要应用加密以及脱机保存的方式，确保信息可以处于相对安全的环境下，避免外来因素以及人为因素对档案信息进行破坏和篡改。严格控制档案室人员的出入，工作人员的每一次进入和离开都需要进行精准的技术。除此之外，还需要建立自然灾害防护措施，考虑到电磁波和磁场相应的问题。从科学技术入手，保证档案信息资源的安全性，有效提高子文件的可靠性，建立健全的管理机制，保障档案信息的整体完整性。贯彻落实法律法规，保障档案信息数字化现实的安全性，结合系统的实际情况建立与工作实际相符的管理制度。档案管理工作应该根据实际运行情况和法律法规的贯彻状态进行适当的调整，管理制度的内容要广泛全面，其中要包括人员安全审查、岗位考核、安全知识培训、评价体系。通过对内容进行优化和调整，从根源上保障员工的权利，有效提高档案数字化建设的工作效率和水平。建立档案管理制度，针对于数字信息进行保密等级分类，注重对信息进行分类和汇总，对于信息中涉及到敏感或者是绝密的内容，需要展开全面的安全保护措施，防止在档案信息存储的过程中出现人为窃听、信息盗用、资源篡改的问题。为了有效保障档案信息数字化建设的安全性，管理人员需要重视系统运行的具体情况，控制机房工作人员的出入，预先制定自然灾害保护措施，保障档案信息的存储环境处于相对的安全状态。

3.安全性的法律保障

加大力度对档案资源信息管理进行制度建设，提高工作人员执法的权利，从根本上保障数字化建设的安全性。档案信息资源在进行数字化建设时，工作人员需要对技术进行充分管理，贯彻落实相关法律政策，通过应用法律政策强硬的对工作行为进行监管。在有关法律条文中，对网络安全问题有明确的规定，可以帮助工作人员打击数字化犯罪行为。通过建立健全的法律体系，可以使得档案信息管理工作有法可依，档案信息化工作在开展时需要做到执法必严，针对不法行为要进行严厉地打击。加大力度对档案管理信息化工作进行法制宣传，现阶段我国档案法制水平还比较低，人们对于档案的保护意识比较薄弱，需要通过多种形式对法制宣传教育进行提升，将法律制度保护意识融入到档案数字化建设。档案信息管理工作向数字化方向发展的过程中，许多安全问题逐渐冒出水面，为了解决信息管理的安全问题，需要注重信息技术方面的研发，从技术层面解决档案信息管理工作的安全问题。站在管理的角度对工作人员的行为进行约束，健全相关的法律法规，保障法律的严肃性。数字化档案管理工作是一项系统性的内容，应该将数字化技术和数字化管理进行充分地结合，贯彻落实法律法规的内容，有效保障法律行为的实施。相关管理部门应该从实际出发，加大力度对网络现状进行整治，强化工作人员的网络管理意识，针对犯罪分子的犯罪行为进行立法，工作人员也需要加大执法力度，确保数字化管理工作的安全性。档案管理部门应该从实际出发，加大力度对档案的法律进行宣传，可以展开多种形式的宣传工作。比如，报刊、微博、微信公众号等形式，保障档案数字化建设工作有法可依，推动档案数字化建设工作稳定可持续地开展。

4.运用现代的数字化技术

时代在快速的向前发展，信息技术已经渗透到每一个领域当中，现阶段，将信息数字技术引入到档案资源管理工作中，可以有效提高档案资源管理工作的安全性和稳定性。数字化技术在具体应用的过程中还存在一定的问题，为了避免档案管理工作所存在的问题，需要加大力度将信息化技术应用在其中。档案资源在进行管理时应该应用信息加密技术，从而可以对保护系统中的数据、口令、文件进行有效的监管，保障输入体系和输出体系的安全和稳定。加密技术在具体应用的过程中会涉及到许多乱码信息，这些乱码信息比较复杂和难懂，在一定程度上可以有效保证档案资源的安全性。除此之外，也可以应用入侵检测技术，当下入侵检测技术比较流行，能够对恶意的攻击进行有效的识别，经过复杂的处理之后，使得信息系统具备抵抗外来网络侵略的能力，从而提高档案信息管理系统的稳定性和安全。档案资源在进行管理时，可以应用长期存取技术，能够进一步提高档案信息的完整度，实现档案信息长久稳定的存储。仿真技术、载体转换技术、迁移技术都可以应用于档案信息资源保护工作，通过模拟硬件和软件，可以降低档案信息流失的几率。迁移技术就是将档案信息从一个环境转移到另一个环境，通过进行数字信息的更换，使得外来网络很难识别具体的信息存在位置。载体转换保护技术，通过将数字化的信息资源进行转移，可以迷惑外来不法分子侵入的方向，有效保障档案信息资源的安全。

五、结束语

档案管理工作数字化建设是未来档案工作的必然发展趋势，随着科学技术的快速发展，为档案管理工作带来了机遇和挑战。档案管理工作仍然存在许多不规范的地方，由于部门之间投入力度不足、管理体系不完善、工作人员专业水平低等問题，使得档案数字化管理工作无法得到稳定可持续的开展。针对此类问题，需要紧跟时代的发展步伐，制定具有针对性的解决措施，推动档案资源管理工作数字化建设，保障档案资源数字化工作稳定可持续地开展。

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