强化档案安全管理的新举措

韩永纲

摘要：在我国经济社会发展过程中，单位的各项管理工作得到了发展，而文书档案管理工作的重要性也日渐被人们所意识到。文书档案的安全管理工作在各方面有其自身的特点，随着企业事业单位的发展，也存在一些问题，这些问题的出现需要探索思考如何加强对文书档案的安全管理工作，提出一些有效的安全管理措施以便更好地促进各项工作的发展。

关键词：档案;安全管理;强化;举措

前言：当今时代，社会竞争越来越激烈，事业单位更是如此，因此，做好管理工作十分重要，尤其是文书档案安全管理工作。文书档案安全管理工作作为事业单位管理工作的核心工作，对提高事业单位工作质量、确保事业单位工作效率至关重要。文书档案是单位内各项活动、各项数据的记录能够知道行政单位朝着更好的方向发展。因此，重视文书档案的安全管理工作，提高文书档案安全管理工作的效率是当前阶段的工作重点。

1.关于档案安全性管理的问题分析

现阶段，由于部分事业单位的管理人员并没有意识到档案管理工作的重要性，也没有认识到档案安全管理在提高单位管理水平、促进单位发展所起到的重要作用，只是将档案管理工作看做是一个报表、文件与资料的整理、规划过程，或者只是认为档案管理就是把相应的机关文件与财务卷册作为档案来进行管理，所以就造成了档案资料的完整度较差，大量的档案资料流失，甚至存在泄密的情况，严重损坏各方利益。

2.强化档案安全管理的有效举措

2.1创新档案安全管理制度

开展任何一项工作都需要完善的制度来指导，文书档案管理工作亦是如此。综合分析我国以往的文书档案管理工作，制度的缺乏是导致其安全管理效率不高的原因之一。因此，制定完整的档案安全管理制度是工作重点。对文书档案管理工作的每一项工作的具体工作内容和工作职权都进行明确的规定，避免工作人员"钻制度的空子"。对于重大事件、重大讲话的文件应该制定具有规范化的管理制度，确保文件档案能够得到妥善的保存。另外，还应该对文书档案的安全管理流程制定相关制度，确保安全管理工作能够顺利开展。在事业单位内还要建立专门的文书档案安全管理部门，确保安全管理工作不会出现错误。

2.2提高档案管理人员的安全防范意识

随着档案处理工作中信息化理念的加入，档案信息的管理模式也在进行着不断的调整与转变。一些原有的档案管理人员已经在长时间的工作中适应了传统的管理模式，无法在短时间内快速适应学习新的档案管理模式。因此，在档案安全管理工作中，应该注重对档案管理人员的教育培训，除了在培训中提高工作人员的档案业务知识和业务技能，还要重点增强工作人员的安全防范意识。为了降低档案安全管理工作给管理人员带来的因信息泄露问题而产生的安全风险，档案管理人员要在提高自身安全防范意识和法律意识的基础上，从实际工作出发，将安全防范重点转向目前的数字化档案，在本职工作上做好内部环节的防范。

2.3建立健全的档案安全防范管理机制

要保证档案安全管理工作的顺利、有序进行，就要建立起严格的档案安全管理制度体系，用严格的管理措施和制度来对安全管理过程进行约束。因此，档案部门应该健全安全防范管理机制，完善档案安全管理工作中的责任追究制度和责任认定办法，利用问责制度来保证整个档案安全管理工作过程中的信息安全。如在档案管理工作中，参与数字化过程的有三种工作岗位的人员，即系统管理员、安全管理员和安全审计员，可以对这三个工种的工作人员实行"谁管理谁负责"的制度，让工作人员明白档案数字化安全工作的重要性，加强档案工作的内部管理。涉及到重要信息时，管理部门更要加强档案数字化工作的安全管理，严格控制檔案信息的知悉范围，从根源杜绝安全问题发生。

2.4完善档案安全管理相关的法律体系

档案安全管理工作中的安全管理涉及三个方面：一，档案实体管理;二，信息资源管理;三，数据管理。将这三个方面综合起来，就是从档案归档开始，保证档案信息的绝对安全，防止档案数字化工作中出现的数据丢失、破坏、更改等不安全因素，设置好档案数据权限，杜绝非法下载复制等威胁到档案信息安全的行为。档案信息数字化后，对它的管理就由信息的实体管理转变为了虚拟化管理。因此，为了从根源杜绝数据库中的安全隐患，数字化设备中应配置防火墙、用户登录认证等安全管理工具，对需要进行保密工作的档案信息进行分级安全保护。在档案数字化工作中，除了保证信息安全，还要防止数据丢失造成信息损毁，因此，应该做好信息的备份工作，如进行异地备份等，全方位确保档案信息的完整性和安全性。同时，档案的行政管理部门应该完善相应的法律法规体系，使档案管理人员在工作中有法可依。

2.5制定特定的安全管理方案

由于档案管理具有繁琐复杂性，创新档案安全管理和检索方式，优化安全管理工作质量具有十分重要的作用。在文书档案安全管理工作中，对档案进行归类管理，制定特定的管理方案，将文书档案按照一定的分类方法进行归档，便于资料查找和保管。另外，在文书档案安全管理过程中应该及时总结问题并积极记录，通过多方工作共同解决问题，提高文书档案安全管理的工作质量。

2.6开展保密工作培训

定时周期性组织针对于分公司本部门全民员工、临时人员进行保密形势宣贯教育培训，内容主要涉及两部分：一，对于全体培训人员来说都要节能型当前形势、保密安全的警示教育，强化相关人员的保密意识，提高个人保密觉悟及个人保密的主动性。二，针对不同部门来说，进行具体部门特质的涉密方面的培训，主要分为处理部门涉密档案操作流程以及处理涉密信息设备操作方面的培训。通过这些培训，保障公司全体员工都能履行自身的保密职责，确保公司保密系统的正常运转。

结语：档案信息只有在安全、合理设置权限的前提下，才能促进我国档案安全管理工作的发展，发挥新时代信息资源应有的现代化办公作用，为各单位提供信息的资源共享。因此，要通过健全安全防范管理机制、提高管理工作人员的风险防范意识、加强技术防护、完善相应法律法规体系等方式做好新时代档案工作中的安全管理。

参考文献：

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