新时期如何做好中学档案资料收集工作

刘敏玲

（南宁市三美学校，广西 南宁 530021）

对于中学档案资料收集工作来说，主要是将中学档案形成规律作为依据，在对中学档案特点进行精准把握的基础上，将分散的管理活动、教学活动等具有一定价值的文件、图片等材料集中在一起。可以说，合理开展中学档案资料收集工作，科学制定工作方案，不仅可以让中学档案集中管理水平和质量得到提升，还能让大档案资源被有效地利用和开发。故而，做好中学档案资料收集工作非常有必要。

1 对中学档案资料收集工作形成规律加以明确

通过对中学档案资料的分析可知，其形成通常有一定规律。所以，若想进一步提升中学档案资料收集工作孩子质量和水平，首先需要对中学档案资料的具体形成规律加以明确。

第一，中学档案资料在内部机构产生居多。在教育领域中，中学是基础单位，上级发文的档案材料通常比较少，需要收集以及整理的档案资料很多都来自学校的各个部门。而对于中学内部机构产生的档案，主要涵盖的内容颇多，诸如：学校各项规章机制、学生成绩表等。

第二，中学档案资料依照机构职能进行分类。通常情况下，对于被纳入收集范围内的档案资料，内设机构职能特点十分明显。比如：针对教务处的档案资料，很多都是形成于教学改革、考评实施等活动中。而人事部门的档案资料，大部分是形成于人事安排或者干部任免等活动中。这些资料的存在，在中学档案形成的过程中，可以将机构职能良好的体现出来，是活动的真实记录，在组织开展中学档案资料收集工作期间，务必要确保收集的常态化。

第三，中学档案资料的形成具有较强交叉性特征。通过对中学档案资料的分析可以明确，很多都是形成在各个年度，诸如：学年度、自然年度等。在对不同阶段中学档案资料收集期间，应该对具体年度进行认真考量。比如：在对党政团工作资料进行收集的过程中，需要将自然年度作为侧重点。在学生成绩以及教学管理等资料收集的过程中，应该将学年度作为侧重点。但是，在对资料进行收集的过程中，因为年度的不同，所以收集到的资料不可避免会出现偏差。故而，在对中学档案资料进行管理的时候，立档、分类等难度也大大增加。对此，在进行中学档案资料收集工作期间，档案人员需要对档案收集资料收集的特点加以明确，对中学档案资料收集的实际要求充分掌握，了解不同年度的实际现状，以便中学档案资料收集工作可以有序进行，收集的资料能更加完整。

2 对中学档案资料特点加以明确

要想保证中学档案资料收集工作效率和质量可以整体提升，除了要对档案资料收集工作形成规律充分了解之外，也应该明确中学档案资料特点。

第一，中学档案载体多样性。对于中学档案资料来说，呈现出来的形式很多都不一样，诸如：幻灯片、纸质文件等，可以为中学管理和教学活动的顺利开展提供参考数据。通常，在开展中学档案资料收集工作的会时候，很多都是将日常教学管理期间的学校活动照片、纸质文件等作为收集重点。经分析，中学档案资料的载体具有较强的多样性特点。因而，在组织开展中学档案资料收集工作期间，需要对在载体的特点加以明确，能够结合具体情况，有针对性地制定安全管理措施，以便中学档案资料能够收集的更加精准且完整[1]。

第二，中学档案来源十分广泛。一般而言，中学档案资料的形成渠道非常广泛。因此，为了可以从整体的角度上对中学档案资料收集工作水平和效率进行提升，必须要强化对这一方面的重视，依照实际情况，有针对性地制定解决办法，将中学档案资料收集工作各个环节落实到位。中学档案资料的来源主体非常多，诸如：教师、学生、学校等，而内容主要有学校教学计划材料、学生比赛活动资料等。针对这些资料，都是极为重要的档案资料，保存价值极高。故而，要想中学档案资料收集工作开展的更加顺利，应该对明确档案资料，对档案资料的特点加以明确，做好档案的分类和管理，提升工作效率。

3 合理制定中学档案资料收集工作对策

3.1 实现中学档案资料收集和日常登记同步

在组织开展中学档案资料收集工作期间，可以和日常登记工作同时进行，建立健全的登记机制，并切实落实到实际工作中，不断对中学档案管理部门与年级组、教研组等部门之间的联系进行加强，以便中学档案资料收集工作的开展可以更加高效。在具体的工作中，办公室登记的内容具体包括日常行文登记等。教研组的登记主要涵盖教学资料登记等[2]。并且，对于班主任和任课教师，应该将教学工作资料登记工作做好，将学生登记工作做到位。同时，学校所有的教职工，需要不断对自身的档案资料收集意识进行加强，即便是在日常工作中，也可以加大对登记工作的重视，能够结合学校的要求，对档案进行科学的整理和收集。之后，根据学年度、自然年度等对资料进行收集，最后移交到档案部门，可以主动配合档案管理部门开展工作，从而为中学档案资料收集工作效率的提高奠定基础。

3.2 实现资料收集与制度的同步进行

在组织开展中学档案资料收集工作期间，应该让资料收集与制度同步进行，保证收集到的资料可以和学生的实际情况相一致，结合教育部门的相关规定，对中学档案资料收集工作进行深入推进，让资料可以得到科学整理。同时，在开展中学档案资料收集的时候，需要本着即时性的原则，能够满足档案资料移交的要求和内容，以便中学档案资料收集工作质量能够整体提升。需要明确的是：在对中学档案资料进行收集的时候，需要与相关机制的落实相协调，尽可能拓宽资料收集渠道，并安排专门的人员负责收集工作，不断对档案管理部门配置进行优化，提高工作质量[3]。

3.3 实现资料收集与服务提供同步进行

为了能够让中学档案资料收集工作开展的更加顺利，全面提升工作的效率，为学校教育教学管理提供可靠支持，实现服务优质化目标，应该让资料收集与服务提供同步进行，保证档案资料的价值和作用可以全面发挥出来。在工作中，应该正确认识到档案资源的利用需求，档案工作人员可以主动到教学一线，精准把握教学的动态，对教学需求进行客观地分析，有针对性地制定工作计划，以便中学档案资料收集工作质量能够进一步提高。同时，在资料收集期间，做好调查研究，科学的编研档案资源。此外，加大宣传力度，借助新闻客户端等平台，做好档案资料宣传工作，保证学校人员都可以充分认识到中学档案资料收集工作的价值。

4 结束语

综合而言，为了可以从整体的角度上提升中学档案资料收集工作效率和质量，应该精准把握中学档案资料形成的内在规律，对中学档案资料的具体特点加以明确，科学的协调资料收集和日常登记工作，处理好资料收集和制度落实、服务等方面之间的关系，保证中学档案资料收集工作的进行可以有序，为学校档案资源的开发与利用提供依据，以便学校教学工作的开展能够稳定、规范。