新时期关于机构编制档案管理思考

2021-04-15杨小梅

卷宗 2021年10期

杨小梅

（重庆市丰都县机构编制信息服务中心，重庆 408200）

机构编制档案资料的协调管理对提高管理决策、实践发展方案有着直接性影响，原因是档案信息对领导层的统筹决策有着直接的关系。为消除传统纸质档案子资料处理的难题，工作人员应当重视新时期档案管理的规定及评估要求，结合必要的监控、检查、机制创新要求确立管理思路，这对于提高档案控制、监督的效率是有利的，故工作人员应做好档案数据的控制工作。

1 新时期完善机构编制档案管理的必要性

1）可实现实名制档案控制。统计机构编制的各职工的基本数据，对编制、控制所推行的法律法规的执行情况进行监控，可推动结构编制控制决策的顺利运行。由此可见，工作人员应做好实时监督工作，在全程化、技术化的控制协调中确立核心管理要素，再对信息化控制模式进行监控，可提高实名制档案管理工作的效率。在此期间，工作人员应从信息录入、档案数据分析、数据监控等多方面要求及控制依据和客观事实获取组织内人力资源状况、项目运营结构特点，可为后期人员的调配、控制、协调提供必要的技术支持[1]。2）可实践科学决策的控制目标。档案信息数据可对编制工作项目、运行特点、组成模式进行评价，所以运用信息化控制技术可汇总项目编制、管理资料、执政资源等要点，可巩固资源配置和资源应用的合理性。因此，工作人员可结合党的建设目标设立控制模式，确保评价项目始终在可控的状态下运行，这也能在优化协调的过程中给予组织详实的决策依据，进而提高信息控制的效率。3）可提供准确的信息咨询服务。档案数据评价、监控过程中，机关单位可根据评价、咨询的业务模式确定管理方案，可为技术人员提供准确的咨询服务支持。从宏观的角度来讲，评价出机关单位的发展状态及历史地位，再结合历史记录、书签标记展开同类型的方案评价和对比工作。通过在持续性管理、对比、分析、监控、评价中，工作人员可消除档案管理不科学的负面影响，且工作人员也能在持续性维护、分析监控中发现当前数据控制和档案数据录入的问题，巩固了信息维护的效率。

2 新时期关于机构编制档案管理工作的要点

1）提高技术职工的综合能力。为解决档案信息编制、控制不科学的问题，需侧重培养基层职工的工作能力，在必要的档案分析与评价中巩固档案管理工作的有效性。因此，基层职工应具备较好地服务意识，根据档案管理的要求明确个人职业道德，在明确控制要求、档案数据理论内容的过程中巩固自身的综合能力，采用新颖的控制体系展开数据录入和数据分析工作，进而提高档案控制工作的合理性。其中，应重点关注以下两方面的技能：其一，应当激发档案管理人员的工作积极性，完善人力资源规划、绩效管理需求，在满足管理人员个人需求的同时给予他们必要的薪酬福利支持，可消除事业单位职工工作不上进的不利影响[2]。其二，应加强职工专业技能的培训工作，应采用信息化技术展示新时期档案管理的步骤和方法，再传输给职工新颖的管理思想，可在职业道德教育的支持下及时满足职工个人发展需求。通过提高职工的专业性，可营造出一个专业能力强、执行效果较好的控制团队。2）完善纸质档案归档和电子档案的录入技术。机构编制档案主要以纸质档案的管理模式进行数据评价和问题分析工作，但过程中可能会存在信息遗漏、错记、漏记的现象，致使部分项目运行、控制存在一定问题。因此，管理人员应采用电子档案的录入模式，在高效化档案资源管理及控制的过程中提高材料控制的效率，也能方便在系统中对现有档案进行分类标识。其中，应当分析出各档案之间的运行逻辑及控制逻辑，提高档案管理的可靠性，具体应从以下2点进行：其一，资料归档逻辑设定中，应从编委控制数据、改革资料、实践性决策资料进行必要的统计工作，要求管理人员做好人力资源、材料使用情况、事业单位登记记录等操作，再结合既定的规则对现有的资料进行审核。通过及时清理冗余、重复的控制资料，可及时评价出未核实、不科学的记录项目，再以人工操控的模式进行签字记录，以期巩固资料的标准度。其二，电子档案录入中，应区分好视频、图文信息的区分保管，结合信息控制模式进行归档投入，有利于在录入数据的同时及时监控并评价出不科学的数据信息。例如在日常办理审批过程中，系统可结合信息化技术进行网上实时的办理和审批处理，通知在必要的授权协调中明确各部门的责任。其中，系统可自行运用网络平台在各自管辖范围内行使职权、超权限、超编制、超职数等产生的数据无法进入数据总库，一旦出现总库以外的控制数据时，系统可自行进行督察追究。3）设定管理控制体系。为实践标准化的档案管理及控制要求，需要管理人员设定完善、系统的控制逻辑及控制模型，要求领导层对职能进展、控制模型进行审核，再根据形成人员所提供的理论依据确立档案管控思路。在此过程中，工作人员应注意管理中始终需遵从相关控制规定，切不可做违规修改或随意修改记录信息的操作。另外，控制过程应注意对现有的职能状态、编制模式、领导方案的增减要求进行审核。不仅可提高控制项目权威性，还能在可控的控制逻辑干涉中发现审批的缺陷及问题。确立监督评价要求后应当指导领导编制机构及时进行编制优化，反对违反管理要求的操作模式，以期巩固电子档案中数据的真实度。

3 新时期机构编制档案管理工作的创新措施

1）巧用电子档案管理模型。打造现代化、智能化的档案管理模型，再结合电子档案的应用需求及信息化技术的服务模型巩固管理思路，有利于提高档案信息的可信度。其中，信息技术系统可针对人力资源档案、立项模型进行动态化监控。若过程中人员编制模式不合理时，应当采用“合理→分析→不合理→总结处理方案→合理”的运行模型评价所存储的资料员、普通用户、系统管理人员的基本资料、发展情况进行存储，再依据资料获取、数字签名监控、防火墙控制协调的过程中消除档案的运行效果。待确立好完整的评估机制后，管理人员应在子控制网络模型中监控有效访问和非法访问的情况，在对其进行处置[3]。最后，管理人员需监控各类档案是否实现备份，再根据档案的加密需求确立防控安全等级，有利于消除资料被盗窃、篡改的不利影响。当需要对现有的资料进行调取时，管理人员可自行筛选关键词，在必要的加密控制过程中提高整体控制模型及管理的合理性。2）落实大数据存储技术。纸质文档向电子文档转化中，管理人员应巧用大数据技术对现有的评价模型、控制模型、管理模型进行监控，在专业化控制支持中消除信息重复、信息失真的不利现象。因此，管理人员应自行建立安全监控及防火墙技术，在专业的管理机制中保护重要文件，同时对这些文件进行数据加密、乱码排列、算法模型控制。当管理人员的权限达到查询需求时，大数据再可结合运算逻辑进行重新组排，可方便信息数据进行共享和协调，有利于提高整体资料的可靠性。