机关档案管理工作信息化建设的思考与实践

2021-04-14王世军

卷宗 2021年21期

王世军

（吉林省梨树县机关事务服务中心，吉林四平 136500）

机关单位每天都会接收与发出大量的文件，这就导致机关的档案管理部门在日常工作中要管理大量的文件。传统的档案管理模式完全依靠人工对档案进行分类管理，机会在如此繁杂的文件管理工作中难免会出现文件丢失的现象，同时对于文件的查询也十分的不方便，随着信息技术的发展，档案管理的信息化建设初步完成对于减轻管理工作的压力，保证文件安全，方便文件查询起到了很好的作用。

1 机关档案管理信息化建设中存在的问题

1.1 信息化管理重视程度不足

机关档案管理工作主要是包括档案分类管理以及档案的查询。在传统的管理模式中由于档案资料过于庞大，就会导致分类不明确，对于后来的查询工作造成很严重的阻碍，在档案信息管理中，通过信息系统录入以及搜索功能，可以快速地对档案进行分类管理以及信息查询，极大地提高了工作效率，但是我国很多的机关档案管理依然采用着传统的管理模式，主要原因相关的领导人员对于档案管理的信息化建设的认识不到位，没有完全发现这种模式的所有益处，就导致领导对于档案管理的信息化建设不能足够的重视，就导致机关单位档案管理过程中，缺少人力以及物力的支持，严重地阻碍了机关单位档案管理信息化建设的进程[1]。

1.2 对于人员以及信息的不统一

在我国机关单位长期的档案管理过程中，一直采用的都是传统的纸质档案管理方式。所以在进行档案信息化管理的过程中，传统的档案管理人员缺少信息化管理的经验，而且在档案管理过程也没有经历过信息化管理的培训，就会导致在档案信息化管理的建设过程中由于缺乏专业的操作人员。对信息化建设造成阻碍，而且在后期的档案管理过程中由于对电脑操作的不熟练，很容易造成档案文件的删除以及损坏，导致发挥不出信息化管理的强大优势，由于长期过程中机关的保存档案都是纸质为主，纸质档案向数字化的档案的转变需要一个过程，而且在档案的交换过程中，由于每个机关的信息化进程不同，在档案管理的过程中的就会出现有的机关已经使用数字化档案，有的机关依然采用纸质档案，为信息的共享带来的很大的困难[2]。

1.3 缺少档案管理的明确规章制度

由于我国长期采用的传统的档案管理制度，随着我国机关档案管理信息化进程的不断推进。传统的纸质管理制度已经不适合信息化档案管理，但是新的信息化管理制度还不是特别完善，就会导致信息化档案管理过程中缺少标准的技术流程。从而导致机关单位档案信息化管理过程中就会出现失误，由于缺少的统一的规章制度进行约束，就导致不同的机关单位在档案管理过程中缺少一个明确的规范，各个机关单位各自为政，就导致在档案管理过程中出现严重的发展不均衡现实，使得在机关的工作中出现信息交互困难的问题，由于缺少明确的机关档案信息管理制度来统一约束，就导致机关的信息化建设中出现严重的分层化现象，严重阻碍了机关单位档案信息化建设的进程[3]。

2 加强机关档案管理信息化建设的对策

2.1 提高相关人员的重视，加大建设力度

对于如何加强机关档案的信息化管理建设的进程，机关的领导的态度是非常重要的，只有机关领导充分重视，才能逐渐加大对于信息档案管理的投入，资金的投入档案管理信息化管理的重要和环节，还有转变档案管理工作人员的思想观念也是至关重要的，不断提高工作人员对于档案信息化建设的重视程度，逐渐转变传统的档案管理模式，不断适应档案信息化的流程，同时不断学习，不断提高自己的信息技术，以适应信息化档案管理工作的技术要求，在工作中根据实际情况不断对档案信息化建设过程进行优化，为了实现机关档案管理信息化建设。就需要机关领导加大投入，为机关的档案管理人员制定一套专门的档案管理系统，只有具有智能的档案管理系统，才能在信息管理工作中实现对于档案的快速整理，智能检索。从而保证文件安全的情况下，提高档案管理的工作效率，为寻找文件提供帮助，机关单位也要不断组织档案相关管理工作者参加专业培训，不断提高自身对于档案信息管理的工作能力，能够在工作中不断发现问题，解决问题，对于档案信息化管理系统进行不断完善，从而加强机关单位档案信息化管理[4]。

2.2 不断完善管理团队，强化信息化管理

由于档案管理信息化建设的要求，档案管理人员在具有熟练的信息技术操作能力的同时，还要具备档案管理基本知识，只有具有双向能力的人才，才能胜任档案的信息化管理工作，但是由于对于人才的培养是需要一个过程的，在机关的信息化管理的过程前期，机关单位就要招募相关的人才对于信息化管理工作进行补充，通过专业人才的引入，以适应档案信息化管理工作的过渡工作，在日常工作中，有专业人员对于传统的工作人员进行专业培训，不断提升传统的管理人员的信息技术以这部分人员能够熟练地进行信息化档案管理工作。在日常工作中可以定期组织培训，从这方面的专家进行讲解，提高工作人员能力，不断优化信息管理团队的能力，提高信息化管理效率，同时还要注重对于工作人员法律知识的培训，保障档案的安全，以免因为档案的信息化管理对档案造成泄露[5]。

2.3 不断完善硬件设备，强化信息管理

对于加强档案的信息化管理建设，完善的档案管理的硬件设施是不可缺少的，除了拥有一个完善的操作系统，以及管理团队，就需要与之配套的硬件设备，比如电脑设备，以及网络配置等。这就需要机关单位不断加大对于档案信息化管理建设的投入，不断完善档案信息化管理的系统，不断对系统进行维护升级以适应信息技术的发展，以免在信息管理工作中因为系统崩溃对文件造成损失，或者因为电脑病毒对文件安全造成影响，同时通过不断优化的系统可以快速地对文件材料进行整理，然后利用系统进行保存，大大提高信息管理的工作效率，在档案的信息化管理过程中，有些重要的档案也要进行纸质保存，这就要求这部分重要文件必须使用无酸档案盒进行保存，以免因为外界环境变化对文件造成破坏，这也是档案信息化建设所需要的硬件设备之一，在档案的信息化管理的过程中，机关单位要不断完善相关的硬件设备，保障档案的信息化管理建设朝着规范化方向前进。

2.4 完善档案的数字化，加强档案的信息化建设

逐渐实现档案的数字化，对于档案的管理工作有着重要的意义，不管是存储方式的优势，还是信息传递搜索，传递的便捷程度都有着显著的优势，传统的纸质文件数量巨大早保存中需要大量的空间，而且不利于查找，在文件的传递中都需要人工取送，浪费了大量的时间，数字化档案保存只需要一个系统，节省了大量的空间，同时在档案的调用以及传递过程中只需要电脑就可以进行，利用电脑的高速传输，不再需要人工传送，极大地提高了所有部门的工作效率，为了实现档案的数字化，就需要通过培训不断提高档案管理人员的技术水平，可以实现纸质档案与数字化档案的自由转化，在工作中不断提高工作人员的计算机操作能力，能够快速地把纸质档案转化成数字化档案，通过数字化档案进行分类保存，然后定期对数字化档案进行检查保证档案的安全性，相关管理部门也要不断加强对于人员的培训管理工作，使工作人员不断提高自身实力，逐渐组建一个优秀的档案管理团队，机关单位也有要不断加强财力上和技术上的支持，使档案管理信息化建设的发展过程中，能够逐渐加快前进的脚步，早日实现档案的信息化管理[6]。

2.5 逐渐完善规章制度，建立统一的管理网络

随着机关单位的档案信息化管理建设如火如荼地进行展开，对于所有机关单位实现一个统一的规章制度，建立一个完整的管理网络就变得尤为重要，这就可以保证机关单位在档案管理过程中实行规范化的管理，所有的机关单位采用统一的规范统一的标准进行档案管理工作，在档案的管理传递过程中全面实现档案的数字化，全面采用数字化的档案，对于各个机关单位之间的档案传递提供很大的帮助，同时在档案管理的过程中要逐步建立一个统一的网络系统这对于各个机关单位的文件传送有着重要意义，各个机关单位通过建立统一的数据管理网络，可以对各处机关单位档案数据进行有效的整合，改变了原来各处机关各自为政的管理方式，通过全市全省乃至全国统一的网络系统的建立，使得所有的机关档案进行有效的共享，在今后的机关单位的工作中可以快速地通过网络对档案进行调取，极大地节省了时间，提高了工作效率，实现了档案的实时性。同时对于重要的纸质档案进行加强管理。保证重要档案的安全性，以免因为网络问题导致重要文件的彻底丢失，通过数字化档案以及纸质档案的双重管理，保证重要文件的万无一失，通过对于所有机关的规范管理以及统一管理网络的建立，对于所有机关单位实现档案的信息化管理起到了良好的促进作用。