数字化背景下档案归档率提升对策分析

李丽芬

（滨州经济技术开发区管理委员会党政办公室，山东 滨州 256606）

在数字化背景下，大数据被广泛的应用于各行各业，单位档案管理也因此得到了完善，能够在计算机中永久储存，采用二进制编码的形式存在，可以有效识别互联网传输数字档案。数字时代单位档案的表现形式更为先进，可以优化单位档案归档流程。

1 数字化背景下单位档案特点

事业单位档案记录了单位发展的全过程，能够反映资料工作的真实性。档案工作具有一定的复杂性，工作量比较大，其重点在于归档数量多，价值高。档案工作涉及多个环节，由相关单位部门共同参与其中，使档案归档增加了一定的难度。所以需要不断提高事业单位档案管理工作效率，加强档案归档文件的整理能力[1]。

在数字化背景下，归档的形式主要有纸质归档、电子归档等等，纸质归档是依靠大纲归档。电子归档则是依靠光盘、移动设备等，能够借助云盘平台归档。单位档案复杂的特点为归档工作增加了一定的难度，对归档也有了一个更高的要求，相关单位部门要共同签署，结合其审查意见，保证单位档案归档的完整性[2]。

2 数字化背景下单位档案归档问题及原因

2.1 归档意识较为薄弱

数字化背景下，单位档案在收集归档时会遇到各种问题，过于重视实体忽略信息等等，没有意识到单位工作档案资料及时归档的重要性，严重影响了归档工作的开展。加之很多单位档案工作人员都是临时人员，对其工作内容不够了解，专业素养较低，影响了最终的归档率[3]。

2.2 信息基础滞后性

现阶段，部分单位档案管理还在使用传统纸质档案管理方式。普通纸质档案的使用寿命比较短，很容易受到损坏，发生丢失等问题，复制档案达不到质量要求。计算机信息技术的普及，让各种相关的软件在单位工作中得到了应用，可以通过数字化处理，直观的查找自己所需的档案内容，还能直接打印彩页，提高流转效率，保证实体档案完好无损。单位档案信息化水平关系到归档率，一定要保证单位档案管理可以符合数字化要求，实现转型。但是由于相关单位对其不够重视，单位档案数字化归档所需的设施不足，无法满足实际需求[4]。

2.3 归档制度不规范

根据《基本建设工作档案资料管理暂行规定》等，完善单位工作档案归档规则，除了归档管理规范，还要建立管理制度。在实际执行的过程中，将单位工作作为依据，明确单位档案归档范围，采用有效的归档办法，合理操作。但是在实际单位档案归档的过程中，缺乏相应的归档管理制度，责任不够明确，缺乏沟通交流。在单位档案管理工作时，一定要从实际出发，加快单位档案数字化管理平台的建设速度，完善相关的单位档案信息交流机制，发挥单位档案的最大作用，保护信息交流权益，推动各个行业更好的发展，对社会效益的提高有很大的帮助[5]。

3 数字化背景下单位档案归档率提升策略

3.1 加强宣传教育，确保归档及时性

单位档案百分之百归档率是单位档案工作开展的重要指标，也是考核因素之一。在数字化背景下单位档案归档，要从实际出发，保证其百分之百的归档率。通过相关业务培训班以及对业务知识的讲解，可以提高专业人员的业务能力。利用新媒体平台去加强对档案管理人员、设计单位等知识培训，重点做好《档案法》知识普及与宣传，明确工作制定档案归档范围。开展宣传教学，提高相关单位对其的认识，其中单位档案归档工作尤为重要，形成参与合力，能够使单位档案的工作更具主动性。从思想层面出发，可以有效加大对其的资金投入力度，组建专业人员团队，为单位档案工作打下坚实的基础。

3.2 把握形成环节，确保归档完整化

单位工作档案形成环节不同，归档的要求与内容也不相同，一定要落实各个环节的资料归档工作。单位项目资料主要是依据工作内容、数据信息等各个工作环节顺序整理归档。与此同时，还要加强归档细节的控制。比如工作在完成以后，内容记录情况，以及数据信息，其中包括涉及的各个部门。

3.3 完善规章制度，实现归档规范化

单位工作中的内容比较复杂，涉及的主体多，档案种类多。要将档案管理纳入合同签订的范围内，明确各方的归档责任，通过法律的方式约束其违约责任。要根据单位工作的实际情况，制定详细的归档细则，划分归档范围，根据工作阶段、归档单位、具体时间等，不同环节产生的不同文件材料特点，都要安排相应的归档责任人。档案管理人员提前介入，将单位工作建设作为依据，实时归档。

3.4 夯实归档基础，实现归档信息化

在新时代的背景下，想要满足单位档案归档工作的实际需求，就要推动信息化建设得到进一步的发展，建立有效的单位档案数字化管理平台，为其配备所需的硬件设施。根据《电子文件归档与电子档案管理规范》对收集到的数据化信息归档。一定要细化归档流程，建立数据库，保证其能够实时归档，避免单位文件丢失的情况发生。

3.5 缓解单位档案的归档与保管压力

传统的单位档案归档工作过程过于的繁琐复杂，工作量极大，而且效率低下。尤其是很多的档案人员通常都身兼数职，归档保管的工作只是一部分而已。再加上繁重的档案管理工作又包含了许多重复性的工作，占据了大部分时间。这就导致了归档保管工作质量得不到保证。自2000年12月，我国档案行业颁布的《归档文件整理规则》正式实施，这也是我国档案工作的重大措施，文件提出了不同于传统立卷方法的整理方法，也为立卷方法的改革提供了重要的依据。立卷改革的推行以“简化整理，深化检索”为宗旨，极大程度下简化繁重的手工操作程序。对于档案的归档和保管等工作来说，其根本目的就是为了可以使档案更好地利用，不仅是在人力物力等方面上减轻压力，也是适应新时代下归档文件的规范化、档案管理科学化的要求。

3.6 加强档案管理信息交流

在数字化背景下，对单位档案管理有了一定更好的要求，档案管理信息交流效率是影响档案归档效率的重要因素，单位一定重视档案管理信息交流工作，在数字化管理平台上开设具备相关功能的专门窗口，发挥其最大的作用，将档案收集与归档等都概括到管理平台中，借助数字化管理平台，去加强各个部门之间的交流力度，加快档案归档进度，能够保证档案归档率。对档案管理信息交流机制进行完善，能够避免其出现信息不对称等问题。数字化时代能够为档案归档率提供相应的条件，要从实际出发，制定符合实际情况的档案归档制度，推动数字化管理平台的建设，在实际工作中提高档案归档率，对单位的发展有着重要的意义。

4 结语

根据上文可以得知，计算机信息网络技术的应用，可以有效地提高单位档案归档数字化水平。随着我国经济水平的提高，单位档案归档管理也逐渐发生着转变，能够在电磁介质上有效储存，还能被计算机快速识别，在网络上有效传输。数字时代单位档案的形式与介质都比传统档案先进，需要在思想上重视，加强单位档案归档工作，适应新时代对其的要求，达到归档率百分之百的目标。