大数据背景下人才交流中心档案管理工作改革

王晓光

（盐山县人力资源和社会保障局，河北 沧州 061300）

随着我国不断发展，人才交流中心的人流量不断加大，档案数量也随之增多。大数据时代如何抓住机遇，有效运用信息技术，构建安全的人才交流信息体系，目前的档案管理员应该考虑更便于储存、分类、分析、交流和安全的做法，将眼光投向大数据技术，利用电子文档提高档案管理效率。

1 大数据背景下人才交流中心档案管理工作改革的意义

1）方便查阅。传统的文档档案资料密度高、数量丰富，并且存储时散落、分布范围大，非常不利于查找文档。而大数据背景下出现的电子档案在整齐程度上远远高于传统文档，在有需要调阅查找文档时快捷准确便可查询，提高了工作效率与档案查找的准确性。在一定程度上也减轻了档案管理工作人员的工作压力。

2）灵活管理。人才交流中心是档案更换较为频繁的场所之一，在每年毕业季或平日人才交流会期间等都会产生海量的资料与档案需要管理，并且有特殊情况时需要随时查找档案资料。使用传统文档可能出现文档丢失、错乱的情况，电子档案可以在当下进行快速查找，提高办事效率。并且在每年的人员调动、新人档案加入时可迅速准确调整档案，减少了不必要的工作量，可以为档案管理工作人员省下更多的时间为人才交流服务做贡献。

3）信息同步化。各方面发展日渐增长，人才交流中心的各种信息多变性较高，想要所有的人员档案跟着大团体同步变化是很繁琐却又必须的事情。电子档案可以实现信息一体化管理，使这些庞杂的档案资料与档案所在单位信息同步化，真正做到一台机器解决所有问题。

4）节约资源。信息化时代下，创新的电子文档的应用慢慢取代传统的纸质化文档与档案资料，纸质化的档案不仅数量巨大、难以整理，并且极易丢失，在每次更新资料时更是需要丰厚的纸张资源来支撑，成本高、易浪费。大数据背景下电子文档修改方便，无需纸张，利用在具有海量资料的人才交流中心，节约了大量资源、省下了不少资金，避免铺张浪费。

5）有效应对巨量档案。随着我国不断发展，久而久之档案资料越来越多，尤其是当今时代，人们对档案重要性的认识越来越高，对档案积累的重视程度越来越高，人才交流中心本就是通过数据资料进行工作的地方，更增加了档案的存储量，增加了档案管理员的工作量。大数据背景下创新电子档案使档案管理更加快捷、方便。它的优点与使用价值越发明显，是管理现代化的新潮流趋势。

2 大数据背景下人才交流中心档案管理工作改革出现的问题

1）死档较多。人才交流中心大部分的档案来源于高校毕业生，近年来，高校毕业生越来越多，就业困难度逐渐上升，人才交流中心每年的信息以海量流动，这为人才交流中心的档案资料管理带来了一定难度。很多完成学业的学生的档案已送交社区事务局，而很多学生由于没有在本地工作而导致档案成为死档，他们没有及时转递档案，人才交流中心仍然存留，久而久之死档越来越多。同时，部分学生毕业后把档案放在人才交流中心，但由于缺乏适当的工作，档案保存的时间很长，由于问题五花八门，人才交流中心有大量陈旧档案，给档案管理带来很大困难。

2）缺乏科学管理意识。在档案管理过程中，管理者在业务活动中占有重要的地位。首先，管理者必须以科学的管理原则为基础，保持档案及存档，以满足不同人员的查阅需要，为人员提供高质素的搜寻服务与完整的存档信息。然而在某些情况下，档案管理员意识到存在错误和技术缺陷时，这不仅会降低搜索服务的质量，但也剥夺了他们在大数据时代满足发展需求的能力，更重要的是，人才交流中心的文档与普通文档不同，部分档案资源不宜广泛使用。

3）信息化程度低。随着我国科学技术的发展，大数据技术在各个领域得到了广泛的应用，提高了人们的工作效率。人才交流中心档案管理工作，仍存在信息化程度不高的问题，未能满足现代社会的需要，导致管理不力，特别是在一些位于三、四线的市镇，由于经费有限，硬件不足，信息化程度低，影响了档案的处理和检索，导致人才交流中心管理不善和业绩不佳。

4）缺乏专业的管理人员。缺乏档案管理专业人才也是管理中的主要问题之一，广泛的大数据背景下的档案管理也需要一定的技术水平。部分人才交流中心没有专门的档案检查控制机制，管理员的档案保护意识也较为淡薄，导致管理不当、档案外泄等，影响人员未来发展，使档案管理工作无序且拖沓，违背了利用大数据管理档案的初衷。

5）档案存放机器的安全性。大数据带来的便捷是丰盛的，但同时大数据有利也有弊，大数据背景下电子档案需要计算机来支撑，但无法保证存放档案的机器百分百安全，要预知到计算机有可能产生病毒，导致文件缺失、损坏，安全性仍然有待考究。因此，想要在档案管理资料中利用大数据技术，必须要重视起档案存放机器的病毒问题。

6）创新意识较低。由于人才交流中心的档案管理人员编制更加严格，档案数量过多，造成档案管理人员短缺的问题，这在一定程度上降低了档案管理的效率，在办理相关手续过程中也出现了违规现象，影响整体服务质素。

3 大数据背景下人才交流中心档案管理工作改革措施

1）创新档案信息管理内容。当前人才交流中心档案管理工作中，为了更全面地了解档案管理的内容和要求，档案管理的相关内容需要进行创新，在原有内容的基础上优化档案服务的内容，使档案管理更符合时代发展趋势。特别是在信息化时代，通过优化档案管理，运用先进的信息技术解决问题，加强与企业的联系，确保使档案更符合社会需求与人才需求。

2）加强档案管理人员培训。部分档案管理人员由于专业水平不够，管理反应不强，短期内想要改变意识结构，前期培训在一定程度上可以解决这个问题。单位可以根据文化的规模和水平进行短期或定期的培训，培训结束后，管理人员必须通过认证与考核再接手工作。要按照电子档案的要求来看待任何档案，并建立一个有机的档案管理部门与管理机制，有序的培训档案管理人员，将人才交流中心的档案特殊性告知，给管理人员普及档案管理的私密性与重要性，使管理人员有意识的保护文档，必要时也可以与管理人员签订合约。引进专业人才，为档案管理部门配备专业人士，电子档案管理的实现进程中，必须为系统软件开发人员、系统维护人员等提供必要的计算机专业人才，并且需要专业人士向工作者传授知识与经验，以加强对档案管理人员尽快掌握电子档案的管理方法。

3）完善档案管理制度。建立利用大数据信息技术管理档案的新模式。目前人才交流中心档案管理过程应灵活运用信息技术，逐步完善传统档案管理流程。首先，将传统的档案管理方法与更广泛的数据背景下的发展目标联系起来，摒弃传统观念，从传统管理方法中去除不必要的浪费，完善档案管理制度，明确规划档案管理的相关工作要求，并设立合理的奖罚制度。例如：注重档案资源的收集和处理，优化档案管理单位的内部配置，从而提高档案资源的利用效率。

4）定期检查计算机并备份文档。定期对计算机进行杀毒扫描工作，尽量避免在存放文档的计算机里下载安装不正规的软件工程，除管理档案或检查机器的专业人士外，避免他人接触机器。每日对电脑中的档案资料数据进行备份，同时也要备份到数据库中的数据，保证即使系统出了故障仍然可以找回档案。管理信息存储系统的安全和相关单位、部门的网络保障非常重要，管理者需要加强个人档案信息系统的安全性。为了及时进行病毒检测和信息验证，他们需要在文件信息的存储、备份和硬盘中进行严格的网络隔离和数据加密，搜索和传输文件信息，在建立有效防范黑客攻击的网络防火墙和定期监控网络环境方面，系统定期更新和维护，同时，对能够登录、查看、使用信息的个人，要加强权责监督，避免档案外泄。还可以建立档案风险评估制度，利用辅助工具或分析法定期评估档案风险，防患于未然。

5）引用档案一体化管理。人才交流中心流动档案较多，档案一体化可以快捷、精准、便利的帮助到管理人员查阅资料与整理资料。为了实现档案的专业管理，必须利用计算机管理系统从档案的生成开始进行统一管理，完成档案操作的全过程。建立专业的档案一体化平台，争取建立出功能强大、应用范围广、智能化程度高的信息系统，使文档一体化管理的操作、传播、管理和今后的开发利用更加方便，满足人才交流中心集成与协调发展的技术支撑体系。

6）完善档案管理制度。建立利用信息技术管理档案的新模式。目前人才交流中心档案管理过程应灵活运用大数据技术，逐步完善传统档案管理流程。首先，将传统的档案管理方法与更广泛的数据背景下的发展目标联系起来，摒弃传统观念，从传统管理方法中去除不必要的浪费，完善档案管理制度，并设立合理的奖罚制度。例如：注重档案资源的收集和处理，优化档案管理单位的内部配置。

7）更新观念加强档案馆大数据信息化。作为主要基于电子文档、档案等非建设性数据管理的数字数据档案，在大数据背景下，人才交流中心的档案管理部门不仅作为一个数据中心，还要作为一个信息传播工具，要有序处理和综合管理的功能。因此，在信息化和数字化的过程中，为了使工作顺利进行，必须改变档案的呈现方式，让管理人员尽快适应档案数字化的进程，必须让档案管理员走出了管理层的视野，克服部门间的局限性，此外，在各级管理优化过程中，考虑了档案信息资源的不同要素，有利于优化提高可信度、完整性，档案信息资源的有效性和有序性，最终导致档案信息的整合和用户需求的满足。

4 结束语

总而言之，人才交流中心的档案管理是一项社会服务工作，肩负着为人才保存个人档案的重要任务，但随着现代大学毕业生不断增加，人才交流中心档案管理日趋复杂，并需要通过建立管理信息平台，利用大数据处理技术，提高档案管理的效率和质量有效利用档案资源。电子档案是在大数据时代背景下发展出的新型档案管理模式，用全面、科学的发展帮助人才交流中心档案管理海量资料，极大程度的提升了工作效率。从全局出发，使日后的档案快速查阅、替换、更新等管理工作事半功倍、快捷方便。电子文档推动档案工作人员的管理与时偕行，提高工作效率、确保工作质量。与此同时，信息化时代创造了更多的机遇，信息化时代的档案建设是为了抓住机遇，适应时代发展，加快信息化建设，整合档案资源和创新服务，在信息化时代下利用电子档案进行档案管理必然会带来更大的发展空间。