事业单位档案管理存在的问题及对策

2021-04-14张晓玲

卷宗 2021年21期

张晓玲

（河南省体育局机关服务中心，河南郑州 450000）

事业单位的工作能否顺利地展开进行，在很大程度上受到人事档案管理成效的影响，各级事业单位必须提高对档案管理的重视程度。长期以来我国人事档案管理工作一直保持着正确稳定的发展。人事档案是公共机构人才信息的主要来源，而人才选拔的重要依据直接关系到公共机构能否在竞争中站稳脚跟。我国的公共机构应该积极采取先进的管理措施和方法来解决人事档案管理工作存在的问题，改善整体的情况，为自身的发展进步提供强有力的支持。

1 事业单位档案管理的含义及作用

1.1 事业单位档案管理的含义

在阐释事业单位内部档案管理工作的概念之前首先应对事业单位有一个清楚地认识，事业单位是指各级人民政府建立的社会文化组织，致力于教育文化等多方面活动的开展[1]。档案管理的基本含义则是总结档案业务计划并处理档案的活动，对已归档的数据和信息进行归档管理，档案资料信息资料可以直观全面地反映和揭示现代社会在推进各种建设项目过程中所需要的基本内容，是现代社会精神发展应涉及的内容的重要组成部分。其所包含的内容不仅包括人员档案信息，还包括通过全面记录和公开各种社会问题的发展和演变而形成的数据信息。

1.2 加强事业单位档案管理工作的作用

人事档案管理在事业单位的发展进步的过程中起着重要作用。事业单位重视人事档案的监督和管理有助于其及时获取基本的员工信息，在人力资源的支持下，事业单位才能保持稳步健康地发展，只有更好地掌握内部人员信息，充分了解内部人员的状况，才能最大限度地发挥人力资源的价值。同时公共机构的人事档案管理还是各部门根据社会人才轮换需求选拔人才的重要依据。人事档案管理有助于深化人事改革。事业单位的档案管理任务还有助于全面实现评估事业单位各种业务运作的目标。在我国，事业单位在组织和执行文件管理任务过程中面临的关键任务，或在公共机构文件管理部门的日常业务运作中要履行的主要职责，是依靠基础知识在公共机构中执行文件管理工作的系统。在不断提高各种基础档案数据，信息和资料的收集和收集质量，并提高整理和保存质量的前提下，通过制定和实施事业单位档案管理，不断提高效率和质量水平，进行改进和协调在建立和完善指向事业单位档案管理基本过程的改进和优化策略系统和机制的过程中，我们组织各种基本业务链接来支持事业单位档案管理和档案管理可以高效，高质量地完成事业单位职能部门的工作。

2 当前事业单位档案管理工作中存在的问题

2.1 重视程度不足，缺乏配套法规

事业单位不注重人事档案监管的主要表现在他们没有大量的人力和物力来投资文件管理任务，因此他们没有负责文件管理任务的专业人员，并且大多数都是兼职工作，没有实现每个岗位都有专人负责，人事档案管理人员对工作的重视程度不高导致了专业技能和整体素质的低下，采用科学方法开展工作的困难限制了档案管理的进展。

2.2 管理方式严重落后，信息化程度低

随着时代的发展和科技的进步，在信息时代的大背景下，网络大数据技术已经在许多领域得到广泛地应用，现有的档案已经可以以电子文件的形式存储，不易损坏成本低安全性高，但是由于投入不足，先进技术应用率低，阻碍了档案信息化进程[2]。在事业单位档案数据信息管理的传统发展阶段，事业单位档案管理部门面临的大部分档案数据信息资料都是依靠纸质媒体来呈现的，纸质载体档案数据信息资料的基本特点是：由于实施长期保留并不容易，不利于短期有效地搜索和定位所需要的内容；保存操作中的存档数据信息材料的数量相对较大，并且需要大量的存储空间。随着以大数据技术，云计算技术和物联网技术为代表的现代信息技术的逐渐成熟和发展，事业单位的文件管理逐渐进入了数字化和信息化的实际发展阶段。各级组织根据当前正在使用的文件管理操作的实现方法，进行科学，合理，有效的调整和优化，并能够做到考虑到执行文件管理操作过程中面临的实际情况。

2.3 监管力度不足，缺乏创新

事业单位对档案管理工作的认识不足，使实际展开的过程中缺乏诸多因素并且外部监督不力。尽管有相应的规则和规章，但是仍然无法在实际管理中严格执行，并且标准程序不允许多个部门组成可以运行的操作系统，尤其是在系统内设置文件管理。尽管许多组织已经积累了许多工作经验，但是最终没有足够的新的创意尝试，档案的信息化和标准化仍然很慢，文件管理模式尚未标准化。一些公共机构的档案管理人员对该工作缺乏合理的了解，档案管理的基本业务组成相对薄弱，有的甚至会引起档案管理的混乱。一些公共机构的文件管理工作机制尚不明确，工作标准和工作流程需要进一步优化，某些任务难以实施，导致文件管理流程和文件不规范。一些公共机构档案的文件传输不顺畅，甚至未经许可就破坏了档案。这违反了档案法规的规定，档案管理的基本原则以及业务运营的基本要求。除此之外，还需要确保对公共机构的各种档案和资料的管理，创新档案管理的工作模式和系统，并安排工作系统和机制。一些公共机构的档案和数据管理更加复杂，并且由于传统档案管理模型的影响，档案和数据管理有些混乱。例如，某些归档和数据管理单元无法集中和合并，因此很难保存重要的归档。纸质档案的保存和管理相对粗糙，影响保存质量或造成损失。

3 改进事业单位档案管理工作的措施

3.1 领导层提高重视程度，加强体系建设

领导干部作为单位档案管理的第一责任人和主要负责人，一定要从认识上改变档案管理可有可无的懒政怠政思想，充分发挥自身的带头作用，只有这样才能更好更快地促进档案管理工作的不断创新[3]。领导者还需要注意到加强归档工作的重要性，为归档工作提供某些基本设备的要求，与此同时，有必要增加资本和设备投资，为归档工作的开展提供必要的物质基础。如有必要，可以实施责任制以加强调查和处罚的力度，并可以对基本的仓储作业进行现场检查，对于不履行职责的从业人员可能会受到处罚。领导者还应加强宣传档案管理，例如根据社会趋势宣传电子档案，并鼓励从业人员熟悉电子档案的使用。

3.2 推进档案管理信息化，优化丰富管理手段

随着信息技术的发展和科学技术的普及，事业单位的人事档案管理，应根据工作岗位的具体情况，采用信息技术，改善工作条件和工作方法。首先，在文件管理操作中，可以使用信息文件管理系统将现有的文本和图像以及其他特定信息转换为数字信息材料，从而有利于员工进行文件搜索和文件管理。其次，员工在工作时会使用计算机软件，云磁盘，虚拟存储空间和大数据处理技术来尽可能保留个人文件，以确保文件操作的安全性和机密性。信息技术的应用是个人文件的存储。它在节省空间的同时提高了文件管理的效率。积极提高公共机构档案管理实施过程的科学化和信息化水平[4]。增强归档信息资源的安全性，做好防止泄漏和备份的工作，提高安全保护水平，确保电子信息资源的最大可靠性和安全性。电子信息技术的发展产生了许多可用于现代档案管理的软件，并且为了将档案软件与机构中的其他软件无缝集成，在运行此类软件时可以避免冲突。

3.3 加强监管，提高创新能力水平

要努力建立科学的档案监督管理制度，建立健全的档案管理问责制，明确区分有利于实施和问责的权利和责任。档案管理人员必须严格遵守规章制度的要求，严格遵守档案管理规定，并加强监督管理，对发现的违规行为及时报告给部门领导[5]。关于监督的规范化，首先，要建立科学的档案监督管理体系，建立健全的档案管理问责制，努力实现权限和职责的明确分工，有利于实施和问责。建立机构程序和程序的档案管理标准，建立健全有效的相关支持制度，确保支持程序规范化，并严格遵守简洁，易操作，简单实用的原则。做到易于转换，并且可以根据现有系统的项目类型有效地显示规则和准则的方向，以确保可以遵循档案管理；其次，在制度的正规化过程中，公共机构负责人和档案管理人员应受到同等对待，并能够按照有关法规的规定提供和监督档案管理人员。领导角色是运行文件管理系统，没有人可以超越文件管理系统的规则。最后，必须同时奖励和惩罚规章制度，正是因为公共机构的文件管理员是各种规则和条例的首要责任。因此，即使颁布了文件管理的规章制度，也必须维护规章制度的权威性和唯一性，并且必须清楚地区分赔偿和惩罚。

3.4 加强相关工作人员的培训，实现创新式管理

人事档案管理的主体，事业单位的管理部门就应该通过改善职工教育体系，通过加强教育指导等措施来培养优秀的人力资源，以促进有序发展，并着重培养档案管理人员使其能够参与到档案管理的工作中。通过明确教育内容，向受训者传达法律法规知识，不仅可以丰富教育内容，而且可以促进档案资源管理的有序发展。通过定期举办知识讲座，推广最新的档案管理理念，档案管理人员可以根据最新概念的指导调整档案管理行为，确保档案创新管理在整个过程中得到实施。为提高档案管理员的知识保存能力，增强档案管理技能，我们组织教育培训活动，并聘请高级档案管理员进行知识讲座。除此之外，应充分利用提供了的外部学习机会，使档案管理的专业人员可以通过外部学习扩大他们的工作视野，确保将最新的管理概念与项目构建实践相结合，并最终实现创新文件管理的目的。