关于自来水公司档案管理创新策略研究

2021-04-14朱业菲

卷宗 2021年3期

朱业菲

（济南市济阳区农业发展集团有限公司（原济阳县自来水公司），山东济南 251400）

1 自来水公司档案管理的意义

自来水公司档案资料是公司各项管理活动的重要记录，特别是施工图纸资料、地下管网资料是反映工程质量和基础设施存在形式的依据，在管路改造施工、新管路布局中发挥重要作用，也是工程延期、索赔、质量、安全事故原因分析及责任追究的重要凭证，是工程技术人员和各有关部门实施工程管理、制定技术标准和规范的重要参考资料。

自来水公司档案管理的目的是根据公司确定的工作思路和目标，坚持“为人民供水，服务人民”的宗旨，规范行业行为，提高群众满意度。长期以来，自来水公司的档案管理几乎停留在传统的地方区域管理和人工管理框架下，在信息化时代下自来水公司的档案管理必须实现方式方法创新。实现数据集中集成管理，已经成为自来水公司档案管理不可或缺的重要内容。由于自来水公司的业务管理有其特殊性，管理对象不仅包括用水居民，也包括城市和大部分乡镇的地下管网和大量设施，因此，自来水公司档案管理系统应基于自来水公司的业务统一规划，科学设置分类，集中管理数据。特别是要响应国家以信息化带动工业化发展的要求，形成档案综合管理信息平台，不断提高服务水平和服务效率。

2 自来水公司档案管理存在的问题分析

2.1 档案资料内容不全面，存在作假现象

档案资料保存的前提是需要保证这些获取资料的真实性，如果连最基本的真实性都无法满足，资料也就没有保存的意义。自来水公司涉及的档案内容都是与自来水公司的发展密切相关的，因而在搜集资料的时候，必须要注重对数据真实性的审核。资料来源是从下往上逐步传递的，从最基层传递到公司管理，但是通常很多的基层操作者为了节约时间，简化工序，在工作中不按公司要求填写工作记录，如此一来，会造成填写数据与原始数据不相符合的情况，形成原始档案基础数据缺失。例如，施工阶段的工程监理资料包括项目合同、设计文件、监理规划及实施细则等方面的资料，由于资料的来源广泛，需要多个不同人员参与负责。人员之间的工作没有相互协调好，导致资料搜集的不准确，甚至出现伪造数据的情况，如此恶劣的情况必然会给档案管理工作带来很多的麻烦，甚至给公司带来无法挽回的损失。

2.2 档案管理信息化程度低

自来水公司业务繁杂，事无巨细，管理着全市范围内的地下管网和大量设备，关系着千家万户的用水需求，档案管理必须要以为用户服务为宗旨，提高管理效率和服务水平。传统的档案管理是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤繁琐，档案管理部门很难对其进行归纳总结和加工，提取重要要素，很多档案资源被束之高阁，没有得到充分利用。有些自来水公司有大量的纸质档案，有些资料具有较高的使用价值，如给水管道施工图、竣工图等，受当时技术条件限制，图纸资料大部分由手工绘制，随着时间的推移，纸质资料正在慢慢老化，保管越来越难，保管成本越来越高，同时随着地形变化，其使用效率越来越低。如供水单位管网资料的修订需要消耗大量人力、物力与时间，其修订往往要数年时间，更新较慢，而现在城市发展日新月异，待管网图档修订后，实际管网已发生了变化，造成管线资料现势性较差，因而管网图档的修订往往跟不上生产的需要。这就要求自来水公司必须以整体信息化为出发点，提高档案管理水平。

3 自来水公司档案管理的创新策略

3.1 重视自来水公司档案管理

自来水公司管理层要高度重视档案管理工作。档案管理要实现责任制，管理有明确的步骤、有清晰的任务划分、有合理的责任分配。档案管理的软硬件投入也需要得到保障，软件的保障其主要是档案管理的电子档案管理系统的建设要得到保障，硬件的保障主要是公司档案管理设备要及时更新换代，配备扫描仪、计算机、防磁柜等先进的管理设备。档案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。档案载体要及时更新换代，引入先进的档案载体，如档案盒、光盘档案、优质纸等。

3.2 加强档案的信息化管理

信息化时代要求公司的档案管理工作要提高信息化水平。自来水公司档案管理系统要引入先进的信息化管理系统，设计思路先进、管理功能齐全、管理性能稳定、管理界面友好、管理操作方便，实现档案资料的数字化和网络化，从而提高档案管理的信息化水平和工作效率。如自来水公司可为每一台供水机电设备设立相应的电子档案，其运行中的各个参数都能通过电子档案实时查询核对，公司对该设备的运行情况就有全面地了解。

3.3 提高档案管理的使用效率

随着城市供水规模的不断扩大，自来水公司的档案管理所记录的信息可以为城市供水规模扩大再生产提供信息参考，例如某些供水工程积累下了相对全面的施工设计档案资料，这些可靠的技术参数档案能为再次供水工程的施工设计提供准确参考，从而节约设计工期，提高工效，从而提高了档案管理的使用效率。

3.4 加强自来水公司的档案安全管理

自来水公司开始加快了文书档案管理的信息化建设，在这个过程中需要我们注意提高档案网络管理的安全性。在信息化管理过程中，涉及的公司设备参数、方案信息、预决算、流程图、用户信息等数据都必须按照内部文件信息进行权限归档，公司涉及的业务相关信息部在移交清理后不能泄露给第三方，引进先进计算机安全技术保障档案信息系统的安全性，提高档案管理的安全性。