如何加强医疗卫生档案的管理见解

2021-04-14孟秀环

卷宗 2021年3期

孟秀环

（山东省郓城县卫生健康局，山东菏泽 274700）

医疗卫生档案记载了医院各项活动的具体内容，是一项长期的、复杂的工作，它可以有效提升医院的综合实力，但相较于其他部门，医疗卫生档案管理不受重视，缺少政策、资金支持，无法发挥自身的积极作用[1]。针对这种情况，本文进行了深入分析，希望为医疗卫生档案管理制度的完善提供理论参考。

1 医疗卫生档案的作用

1）为医院的各项决策提供依据。医疗卫生档案保存了医院经营发展过程中的第一手资料，能帮助决策层了解医院的整体概况，实现科学决策，促进医院可持续发展。决策层可以根据原始资料分析经典案例，吸取经验和教训，论证关乎医院未来的重大决策，及时调整相关规划，规避发展中的风险，全面提升医院的综合竞争力。

2）有助于培养专业人才。医疗卫生档案中详细记载了医务人员的个人情况，如，学历、奖惩、理论成果、职称等，相关部门可以快速了解某个人员的履历，科学配置人力资源，明确发展方向，发挥专业人才的价值，同时，医疗卫生档案记录了某些疾病的治疗过程，可以为医务人员的继续学习提供资料，帮助他们取得研究成果。

3）有利于医院文化建设。医疗卫生档案是医院文化的见证，它包含了许多先进人物的事迹材料、共同认可的价值观、行为规范等，这对于医院文化的传承与发展起着至关重要的作用。通过发掘医疗卫生档案的内在价值，确定医院文化建设的各项规划，以此营造积极向上的社会形象，既增加了经济效益，也可以建立良好的医患关系，促进医院的健康发展。

2 现阶段医疗卫生档案管理存在的问题

1）对医疗卫生档案管理的重视程度不够。部分管理层并未意识到档案管理的重要性，对医疗卫生档案管理的重视程度不足，这也影响了其他部门的认知，特别是在信息收集方面，某些医务人员不愿积极配合档案管理人员的工作，档案的完整性和真实性存在问题，增加了工作难度和工作量，这导致医疗卫生档案管理长期保持在较低水平，影响了医院的高质量发展，如，部分医院过度追求经济效益。

2）基础设施建设不完善。医院对其他部门政策、资金支持力度较大，对医疗卫生档案管理的投入较少，既没有专门的办公地点，也缺少必要的机器设备和工作人员，这在某种程度上挫伤了档案管理人员的工作积极性，消极怠工现象较为严重，档案信息的利用率较低。在信息化背景下，部分医院依旧采用传统的管理模式，档案资料大多为纸质文件，未实现数字化管理，存在信息遗漏、错误等问题，影响了医院的日常工作。

3）档案管理人员的专业素质不足。一些医院的管理层认为档案管理工作只是简单的收纳整理，降低了招聘标准，医疗卫生档案管理部门的工作人员大多是从其他部门调任的，没有掌握基本的知识，缺乏工作责任心，不愿积极主动学习档案管理的知识、技能，降低了整体的工作效率。部分工作人员有继续学习的意愿，但由于工作繁忙，没有足够的精力和时间进行学习，且专业培训的名额少、限制条件多，没有机会了解先进知识，无法有效应对日益复杂的档案管理工作。

4）档案管理制度不健全。有的医院并没有根据实际情况进行制度建设，而是直接照搬照套其他企业、医院的档案管理制度，存在较多的制度漏洞，如，分工不明、奖惩制度不完善等，造成了人力、物力资源的浪费，同时，部分医院并没有统一档案管理的标准，各部门有不同的档案管理方法，这增加了档案管理的难度，文件资料遗失等问题较为突出。

3 加强医疗卫生档案管理的措施

1）转变观念加强制度建设。医院管理层需要主动学习国家的文件政策、了解市场需求，减少传统管理理念的束缚，转变思维，明确档案管理工作的重要性与必要性，以医院实际情况为基础，邀请专业团队建立健全医疗卫生档案管理制度，明确档案管理的各项标准及奖惩措施，为档案管理工作的开展提供制度保障，并在实践过程中及时弥补制度漏洞。管理层要带头遵守相关规章制度，做出正面表率，加强医院内部的宣传，帮助中下层员工了解档案管理工作的积极作用，自觉配合档案管理人员的各项工作，对于不配合的员工，按照制度作出处罚。

2）增强信息化意识。医院要给予专项政策、资金支持，加强基础设施建设，如，建立专业的工作场所、购进计算机打印机等办公设备等，为医疗卫生档案管理工作创造良好的条件。积极引入信息化技术，实现数字化管理，自主研发或购买档案管理软件，建立档案信息化管理系统，构建数据库，便于工作人员搜集、整理、分析档案信息，提高数据真实性和信息利用率，对于涉及医院机密的重要信息，可以通过设置密码等方法限制浏览人数，保证数据安全。值得注意的是，纸质档案有不易篡改的特点，安全性较高，在信息化建设中，不能完全否定纸质档案的作用，可以利用纸质档案保存患者隐私、学术机密等信息，减少因黑客入侵、强磁干扰造成的数据丢失，降低档案管理的风险。

3）建设高素质人才队伍。在医疗卫生档案管理工作中，管理人员的个人能力在某种程度上直接决定着工作质量，因此，医院管理层要重视人才培养，加强专业人才队伍的建设。与档案管理人员进行面对面交流，了解个人情况，并通过测试评估综合能力，淘汰不符合标准的人员，然后将个人特点与职位需求匹配，科学配置人力资源，帮助工作人员实现自我价值，以此激发他们的工作积极性和责任意识，增强认同感和归属感，减少不必要的人才流失；根据医院的工作需求，定期不定期开展档案管理培训工作，邀请相关企业、专家进行公开演讲，注意增加培训名额并加强监管，避免培训工作流于形式，让档案管理人员了解新知识、新技能，提升专业素质，培训结束后进行统一考核，对于达标的员工，进行公开表扬并给予现金奖励，形成良好的竞争氛围，帮助他们树立终身学习意识，增强工作能力；与其他医院加强交流合作，开展档案管理经验分享大会，积累工作经验，吸取教训，拓展个人视野，推动工作创新。

4）加强监督管理。医院可以在内部选拔一批高素质、高能力的医务人员巡查组，进一步完善监督制度，倒逼档案管理人员工作质量的提升。根据岗位设置不同的标准，帮助工作人员明确工作职责，出现问题后，追究相关责任人；确定医疗卫生档案管理的目标，然后分解为阶段性任务，不定期巡查，了解工作任务的完成情况，对表现较好的人员，给予奖励，对于未按时完成的工作人员，限期整改，以此提高档案管理工作的效率。