医院人事档案专项审核的问题与改进

陈淑艳

（福建省立医院人力资源处，福建 福州 350000）

近年来，随着我国医院人事管理工作的持续深入与开展，针对人事档案管理的各项要求也日趋严格。这是因为人力资源管理作为推动医院运转的重要动力，在医院发展进程中起着至关重要的作用，而人事档案专项审核是人力资源管理的主要构成部分，为医院人力资源管理提供着十分关键的资料与证据。然而，因人事档案管理并不能为医院带来直接的经济效益，故而人事档案管理工作尤其是专项审核工作并未引起医院的足够重视，进而导致人事档案专项审核工作存在一系列的问题。所以，本文针对医院人事档案专项审核的问题与改进研究，具有必要的意义与价值。

1 医院人事档案专项审核工作的重要性

1）为医院提供选人用人方面的服务。医院人事档案在选人用人方面，为医院提供着至关重要的参考依据，同时也是医院人才发展的关键所需。有效、真实且完整的人事档案，不但可以记录真实的原始信息，而且还具有不可替代的价值与意义。医院实行人事档案专项审核工作，一方面能够为医院选人用人提供完整的人事档案资料，另一方面帮助医院全面客观地掌握选人用人的职业发展轨迹，为医院选拔干部提供直接服务。

2）提升医院选人用人工作的公信力。目前，人事档案已成为医院选人用人的必要手段之一。这是因为人事档案记录着医院所有人员的成长与发展信息，是其整体面貌的文字化表现，能够为医院选人用人提供更为科学合理的筛选依据。而人事档案专项审核，目的在于保障人事档案信息的真实性，只有人事档案准确可靠，才能真正发挥其选人用人方面的功能与作用，才能提升医院选人用人工作的公信 力[1]。对于广大医院而言，开展人事档案专项审核工作，其最大价值就在于彰显医院选人用人的严格性与谨慎性。

3）为医院人事管理质量的提升提供保障。人事档案专项审核工作属于一项比较繁琐冗杂的工作，通常对医院从事人事档案管理工作人员的政治素养要求较高，且需要其掌握扎实的专业技能。一般而言，医院人事档案专项审核人员都比较严谨负责，能够以审慎的眼光对待人事档案专项审核工作，且当前大多数医院人事档案专项审核人员都是由人事部门的工作人员予以兼任，其目的就在于将人事档案与人事考核直接挂钩，更是为医院人事管理质量的提升提供保障。

2 当前医院人事档案专项审核存在的主要问题

1）人事档案专项审核意识较为薄弱。当前，多数医院管理者对人事档案专项审核工作缺乏应有的重视，认为人事档案工作并非临床一线业务，故而无足轻重，导致人事档案专项审核工作大部分情况下处于边缘地位[2]。另外，医院人事档案管理人员对人事档案专项审核工作也没有予以充分的重视，认为人事档案就是对一些有关人事方面的资料或信息进行收集一下就行，造成人事档案资料的收集、存放与整理等都较为随意，缺乏规范性与严谨性。

2）人事档案信息不健全的现象较为普遍。相当一部分医院现有的人事档案信息存储并非完整且规范，甚至普遍存在信息档案不一致的现象，如填写过程中手误、信息不全等，对于一些能够及时更改或补充的信息也并没有予以及时的完善或补充[3]。根据针对医院人事档案专项社会的实际调查发现，一些医院的干部信息登记与实际情况不相一致，如家庭成员、主要社会关系、入党时间、参加工作时间、学历信息等，都存在一定的记载错误问题。

3）人事档案专项审核人才力量相对不足。现有医院的人事档案专项审核工作队伍普遍存在人力不足的情况，且绝大多数都是兼职人员予以兼任该工作岗位，部分专职人员也以新上岗的毕业生为主，缺乏专业的、系统的人事档案管理知识培训，也没有相应的管理经验，往往对人事档案专项审核的相关政策理解不清晰、找不到工作着力点，惯于停留于整理、装订与编目等一系列基础性工作层面，缺乏必要的辨别力与判断力。

4）人事档案专项审核管理模式相对落后。管理模式较为陈旧，形式比较单一等问题，是目前诸多医院人事档案专项审核工作面临的突出问题。传统的纸质版资料管理模式依然是医院人事档案专项审核工作的主流，这种依赖于人工、纸张、办公空间的人事档案管理手段，一方面容易在填写信息时因眼误或手误造成信息登记错误，另一方面纸质性的资料存档费时又费力，不利于医院人事档案专项审核工作效率的提升。

3 医院人事档案专项审核的改进策略

1）加强人事档案专项审核意识。人事档案作为医院干部筛选、工资调档、职称评定等方面的重要参考依据，发挥着不可或缺的功能与作用。对此，医院和个人必须对人事档案专项审核工作有着清晰明确认知，不断强化人事档案专项审核意识，加大档案管理力度，构建科学规范的档案管理机制，最大程度保障人事档案的有效性与完整性，为医院工作开展提供切实可靠的档案依据。

2）及时认定并逐步完善人事档案信息。对于医院工作人员信息已有的认定，并且与相关政策及规定相符合，需要以现有认定结果作为基准进行专项审核，对于经过认定不符合相关规定或者有质疑的信息，医院专项审核小组可以向人事档案管理部门进行咨询，或者查询原始的信息凭证，并遵循有关规定与政策予以认真甄别，进而从新认定[4]。另外，对于部分医院干部的人事档案信息不完善与不规范的问题，专项审核小组可以灵活采用重新补充、复制原件、手续完善等方式予以规范与补充。

3）强化人事档案专项审核人才队伍。人才是医院人事档案专项审核工作的中坚力量，因而强化人才队伍建设工作是保障医院人事档案专项审核工作高质高效开展的有力支撑。一方面医院需要加大招聘力度，且需要提高招聘门槛，积极吸纳一批专业化、素质高、技能强的人事档案管理人才，充实到现有队伍之中[5]。另一方面医院要大力组织相关知识与技能培训活动，不断提升现有人事档案专项审核人才的专业水平与操作技能。

4）提升人事档案专项审核的现代化管理水平。医院人事档案管理专项审核工作必须紧跟时代发展潮流，与数字化、信息化的现代化社会相连接，不断更新人事档案管理手段与方式。对于医院人事档案管理工作而言，结合人事档案管理实际情况，采用合适的档案管理软件系统，创建电子档案信息系统，运用计算机技术对人事档案资料进行保存与整理，强化人事档案的动态化信息管理，为专项审核提供便捷的检索与查阅路径，实现现代化人事档案管理。

4 总结

医院人事档案专项审核工作作为医院人事档案管理工作的主要依据，对医院的未来发展有着一定程度的影响。所以，推动医院人事档案专项审核工作的稳步有序开展，高度重视人事档案专项审核工作的优化与改进，将人事档案专项审核工作当作常态化任务予以贯彻与执行，进而最大程度确保人事档案审核的质量与成效，促使人事档案管理工作真正成为医院选拔任用干部的有力工具，进而提高医院人事档案管理工作的整体水平。