大数据背景下的教职工档案信息管理分析

赵玉姿

（济南职业学院，山东 济南 250103）

1 大数据对于教职工档案信息管理的意义

在信息化快速发展的时代，大数据的出现和应用对于整个社会都有着重要的影响。对于教职工档案信息管理来说，通过大数据的应用管理，管理庞大的数据信息内容的同时对有意义的数据进行处理分类和优化，使得教职工档案信息管理能够高效运行。传统的教职工档案管理的处理方式会会产生极大的人工处理错误，而大数据的应用，能够提升档案信息管理的准确性和精准度，对档案信息进行管理分类、储存优化和快速搜索，这也大大提升了教职工信息的可信度和实施使用的准确性。对于信息数据的记录主要是纸质档案记录，人为管理具有遗忘性和丢失性，而大数据时代的信息数据在网络中具有长久保存、统计分析和信息匹配搜索的功能，极大地优化了档案信息管理，补缺了传统信息管理的不足。

2 教职工档案信息管理现状

信息管理观念陈旧和资金投入不足，在高校中，培养人才是主要任务，对于教职工的档案信息管理始终处于被忽视的地位。而档案信息在教职工人员的评审和考查中有着重要作用，档案信息管理记录教职人员的经历、社会实践等信息，反映着教职工的思想认识、工作业务等情况，是进行选拔、考察人才的依据[1]。目前学校教育改革不断深化，各校内教职工的人事档案管理也逐渐受到重视，为了高效率工作，应积极采用现代化的信息技术，促进人事档案的高效管理。但是现存的教职工管理模式中却任由档案信息管理人员自行处理，人工的处理模式和保管方式具有很多的缺陷，在管理模式相对陈旧的情况下，教职工的档案信息管理效率大大不足，同时在繁琐的处理中也打击磨灭了档案管理人员的管理信息积极性和热情度。当今高效处理模式的档案信息化管理的发展速度很快，但相比较其他行业的发展速度仍然是相对比较慢的。大多数高校对于教职工档案信息管理重视程度不足，对档案处理工作资金投入较少，使得教职工档案信息管理的基础设施不足，专业化设备管理不足，没有配套的信息管理人员和硬件设施体系，这种不重视就导致了高效教职档案信息管理的信息系统和远程服务能力的缺失。

信息管理方式落后和管理人员专业素质偏低，档案信息管理在多数人看来是一个不断重复相同行动的枯燥乏味的工作，每时每刻都是在进行档案的收集、分类和保存，这种人工整理档案信息的模式不断磨灭相关人员的积极主动性，而这种工作模式和处理信息的方式是信息管理中急需改变的内容。在高校中大多处理信息档案的人员是从教师中抽用的，并没有进行过专业的信息管理培训，这就导致档案管理人员的专业素质普遍较低。人员专业素质不足，创新实践能力不足，无法满足信息的现代化处理和建设，使得高校教职工档案信息管理的效率不足，无创新性就导致档案信息管理无法得到发展。

3 大数据背景下的教职工档案信息管理策略分析

3.1 转变陈旧的教职工档案管理系统的管理观念

转变老旧传统的教职工档案信息管理观念，重视教职人员的档案信息的管理工作。推进教职工的档案信息化管理的现代化的建设，首先需要校内的领导人员的重视，使领导们充分认识到高效的教职人员档案信息管理的重要性，对学校、老师以及学生带来的方便用处，提高领导们对大数据背景下的教职工档案信息管理建设的积极性和建设性意识。学校重视教职工档案信息管理，并对档案信息管理进行完备的建设后，学校的档案信息管理的效率会产生巨大的提升，同时对于信息的储存管理也有极大的改善。抛弃传统教职工档案管理系统的糟粕，提取传统的精华与现代化大数据管理方式进行结合，大大提升档案信息管理的效率和现代化档案管理系统的建设，观念的转变同时也是建设新的更好的档案信息管理系统的大开始的前提。

3.2 加大对教职工档案管理系统的资金投入

加大学校教职工档案管理信息化建设的资金资金投入，完善资金链。资金的投入对于档案信息管理建设有着决定性作用，充足的资金投入可以完善基础设施，并在基础设施建设上进行专业化设备的购买和投入使用。利用充足的高效档案信息管理的投入资金，引入优秀的专业能力强的档案管理人员，同时也可以引入其他高校档案管理的模式，培养专业知识，在丰富的档案管理经验和计算机背景下，建立完整的档案管理机构，帮助学校的档案管理基层的理论提出和建设打下坚实的基础。雇佣专业化的管理人员，具有配套的软硬件设施，充分发挥档案信息系统的作用，建立快速共享的现代化档案管理系统体系，实现大数据背景下高学校教职工档案信息管理系统的网络化和和远程服务能力。

3.3 转变教职工档案信息管理的管理方式

档案信息化管理的方式转变成信息化，对档案信息的管理要实现数字化信息管理，在网络环境中实现不保密型的档案信息资源的共享，加强学校在信息上的交流和合作。开发适合本学校内档案信息管理平台，同时实现网络互通，将校内档案信息与全国的信息库的接通，促进各学校与学校间的交流和合作，实现档案信息的大范围共享。打通关于数据化档案资源的定向读物的网络应用边界，促进档案信息的有组织性和不同形式分类的聚类性。在高校档案数据库中的互联互通，相互分享是形成学校沟通，实现学校联盟的前提。同时建设完备的管理方式，实现信息化管理方式，可以使机械性的档案管理工作的重复性降低。在网络中保存档案信息，可以通过电脑等现代化工具进行收集、分类和管理保存，这种方式对于档案管理人员处理信息可以实现条理化管理，不会降低管理人员的积极性。同时网络管理信息具有存储型和永久保存性，解决了人工处理的丢失性和遗忘性，实现档案信息管理的历史性保留。

3.4 提高教职工档案信息管理的管理人员专业素质

提升管理人员的专业素质，档案管理人员的专业素质对于现代化高效教职员工档案信息管理的改进具有极其重要的作用。高效雇佣专业的档案管理人员，需要具备专业的技术和管理能力，同时要熟悉计算机处理信息的应用，能够熟练地操作档案信息管理的相关软件。同时档案信息管理人员还需要具有安全意识，能够保证加密教职工档案信息的不泄露，保证全体的教职工档案信息不丢失和遗损。了解相关专业的前沿信息，及时地更新档案信息管理方式。要熟悉档案管理的法律法规，在进行日常的档案信息处理工作中，做到不违法不违规，严格保证教职工档案信息的合法处理。对教职信息管理人员的素质也要进行定期的检查和考核，加强对档案信息管理人员的专业性培养，引进优秀先进的管理方式，加强档案管理人员的信息创新意识。

4 结语

总之，教职工档案信息管理在大数据背景下提供的档案管理服务，可以充分满足需求者的管理和应用需求。大数据背景下的处理方式同时具有网络保存性和长久性，便利与人们随时进行档案的提取，便利于人们的生活。档案系统的远程服务能力，适应于现代化信息的发展，处理信息方便快捷，是建立高校联盟的前提，也是建立一个满足共建共享的体系。不断提升档案管理模式的准确性和高效性，是在以后的信息建设和挑战未来信息建设困难的利刃。