探讨新形势下提高事业单位文书档案管理工作效率的对策

2021-04-14丁涛

卷宗 2021年1期

丁涛

（淄博市卫生人才交流服务中心，山东淄博 255000）

事业单位的文书档案是在事业单位不断发展过程中逐渐形成的，对档案管理工作以及事业单位的进一步发展具有十分重要的意义。但从目前现状来看，文书档案管理中存在一些问题，因此，探讨新形势下提高该工作效率的对策是十分必要的。

1 分析事业单位文书档案管理工作中存在的问题

从目前现状来看，事业单位文书档案管理工作中存在的问题有：第一，管理制度缺乏完善性，无法发挥有效的约束作用和激励作用。大部分事业单位过于注重对职员的管理，缺乏对其的积累，进而导致文书档案管理制度存在不完善的问题，工作人员作为文书档案管理工作的主要开展人员，其积极性对提高工作效率具有决定性作用，但由于制度的缺失，使得工作人员难以发挥出原本的能力。第二，文书档案管理工作未能与时俱进，该问题主要体现在缺乏管理模式的创新以及信息技术的高效结合。

2 对新形势下的事业单位文书档案管理工作效率的提高对策进行探讨

2.1 落实健全的管理制度

对于文书档案管理工作而言，对档案管理工作的质量以及事业单位的可持续发展具有极强的现实意义，为使各项管理工作的落实具有有效性，应落实健全的管理制度，加强对人员的约束性，从而提升事业单位文书档案管理工作效率。具体而言，从目前现状来看，大部分事业单位都已具有较为完善的管理制度，但缺乏完善的奖惩制度，影响文书档案管理工作效率的提升。为此，事业单位领导者应立足于现状构建完善的奖惩制度，从精神和物质两方面激发工作人员的潜能和积极性。同时，还应结合工作人员的需求与个性，对考核指标进行明确划分，对于态度认真、业绩突出的文书档案管理工作人员，单位应适当给予一定的物质奖励，并将其与晋升挂钩；对于态度敷衍、工作效果较差的员工，应给予一定惩罚，使其明确自身职责。通过落实完善的管理制度，能够从根本上提高工作人员的工作效率，进而提高事业单位档案文书管理质量[1]。

2.2 结合现代化技术，加强信息化建设

在科学技术水平不断提高的新时代下，信息技术正广泛应用于我国各个领域，并发挥着极大的作用，在该形势下，为有效提高事业单位文书管理工作效率，应结合现代化技术，加强文书档案管理的信息化建设，在提高工作效率的同时保证管理质量。具体而言，以往传统的文书档案大部分为纸质档案，不仅会受环境的影响，在对文书档案进行查询时，需要投入较多时间，且管理人员难以对其进行高效管理。但通过计算机技术、云储存技术以及区块链技术，能够搭建符合事业单位发展需要的信息化平台，大部分文书档案管理工作直接在平台上进行，进而提高文书档案的管理效率。与此同时，信息平台的使用还能够为单位其他职员资料的使用提供便利，直接进行关键词的检索就能够获得相关文书档案资料。另外，虽然应用区块链技术能够有效保障文书档案资料的安全，但仍要建设防火墙，进一步保障文书档案资料的安全性，强化该信息平台的可靠性，实现文书档案的存储、保密以及查询等平台功能，增强事业单位文书档案管理的信息化水平，为单位相关决策提供信息化的资料文件，提高决策的科学性，促进事业单位健康发展。

2.3 提高人员专业水平，优化人员配置

随着社会的不断发展，信息技术和文书档案的管理方法也在不断发展，档案管理工作人员作为文书档案管理工作的主要参与者，为有效提高事业单位文书档案管理的工作效率，应对工作人员的专业素质进行建设，切实提高工作人员的专业水平，并对人员配置进行优化，设置专职人员，进而从根本上提高事业单位文书档案管理工作的效率和质量。具体而言，事业单位应定期面向档案管理人员开展有关文书档案管理的培训工作，不断优化工作人员文书档案管理的专业知识和技能，同时，还应加强对工作人员信息技术应用能力的培养，使其能够熟练使用信息化平台以及软件，进一步提高文书档案管理效率。除此之外，还应对原来的人员配置进行优化，在文书档案管理工作中设置专职人员，提高该工作的相对独立性，从而保证各项工作的规范、顺利展开。在对专职人员进行选拔和考核时，重点对职业规划和能力进行考察，凭证上岗，从而全面提高该团队的专业水平，确保各项工作的高效性[2]。

2.4 创新文书档案管理模式

在社会经济不断发展的时代背景下，文书档案的服务对象不仅局限于单位，开始为社会大众提供服务，其封闭性得到了极大的削弱，所以，在提高工作效率时，应对文书档案管理模式进行创新，从而顺利开展高效的文书档案管理工作。例如，可以开展目标管理考评文书档案内容，并按照相关标准对其进行分类认定其等级，从而便于相关人员的使用，强化管理效率和质量。