新形势下对城建档案征集编研工作创新一体化的思考

吴士强

（兰陵县档案馆，山东 临沂 276000）

随着我国城市建设规模的扩大，对城市建设过程中存在的档案进行管理也成为重要的工作内容。在这个背景下，对档案的征集和编研工作进行研究，是为了探索出更加高效和创新化的一体化发展模式，以此来提升档案管理工作的效率。以下将从不同机构存在沟通困难和反馈不及时两个角度说明一体化中存在的问题，并提出有效开展一体化活动的策略。

1 当前城建档案征集编研工作一体化中存在的问题

1.1 不同机构之间缺乏沟通

在当前的城建档案管理工作中，征集和编研分别属于不同的部门，它们由不同的机构负责，所以在目前的一体化建设中，就出现了部门之间的不协调发展，它们没有建立起有效的互动沟通机制。具体就表现在以下的两个问题：首先，在档案编研工作中，需要获取大量的信息，但是征集部门很难提供给编研工作者对等的信息量，这就导致编研工作者认为征集工作不到位，而征集人员又认为编研者所需信息指向模糊，使得二者的协调发展出现了阻碍；其次，征集和编辑部门没有实现有效的对接，他们仅仅负责本部门的有限工作，而没有深入了解对方的工作性质和特征，这就导致在档案的收集和编研一体化出现了严重的缺口[1]。

1.2 征集与编研工作反馈不及时

档案的征集和编研工作需要互相之间的密切配合和及时反馈，才能构建起完善的一体化机制，但是从当前的一体化建设中不难看出，档案的征集和编研部门之间没有建立起及时地反馈联系，导致最终的档案归档工作被迫延缓。首先，编研部门在进行编研工作的时候，没有将具体的消息传达给征集部门，这就使得征集部门失去了最佳的工作时间；其次，在一些县级城建档案机构中，由于人才队伍建设不健全等因素的影响，导致其缺乏编研工作者，而引入的临时兼职人员不够专业，所以他们对征集部门反馈的信息很容易出现重复、缺漏等情况；最后，除以上问题外，征集部门也存在表面形式化的问题，导致他们征集来的档案信息，无法促进编研工作的有序进行，这也是无效工作的一种表现。

2 新形势下城建档案征集编研工作创新一体化的有效策略

2.1 完善统筹规划工作，促进征集与编研部门的协调沟通

为了进一步促进城建档案的征集和编研一体化进程的发展，有关上级管理部门应该秉承着统筹规划的原则，对二者的工作进行统一管理和规划，促进它们的协调一致发展，从而在根源上避免出现沟通不顺畅、反馈不及时的尴尬问题。首先，可以对城建档案的整体馆藏进行逐一的整理和归纳，第一时间明确档案编研的方向和需求，以此来制定具体的征集计划和编研方案，使得二者之间形成清晰的分工，互相明确自己的职责，实现二者的协调统一[2]。具体说来，可以召集两个部门进行交流会议，在会议中商议工作方向和工作计划，避免出现因沟通不畅出现的低效、错误问题；其次，可以依据具体的情况以及实际条件，建立起征集和编研的统一部门，将两种工作由同一部门负责，这样既有利于一体化的建设，也能实现及时的沟通和交流，还能够节省时间和人力资源；最后，两个部门都可以与上级管理结构建立长期稳定的联系，使主管部门成为二者的有效沟通平台，同时也可以在工作初始阶段就明确档案的接收范围，让征集和编研部门共同商议出档案工作的主题，并汇集到上级部门，由其进行统一的发布和整理，从而提升档案工作的效率。

2.2 积极组织培训工作，培养征集与编研的综合素质人才

在进行城建档案的征集和编研工作一体化建设的过程中，人才发挥出了绝无仅有的作用，如果能够拥有征集和编研双重素质的综合性人才，那就能促进一体化进程的发展和进步，推动我国的城建档案管理工作长期稳定的发展。而在目前的工作中，具有单一素质的工作人员数量较多，但是同时具备征集和编研能力的人才却不多见，这就对一体化的发展造成了一定的阻碍，因此，有关部门应该积极地组织人才培训，增强他们的职业精神和责任感，提高他们的专业能力和素质，使他们掌握系统丰富的档案工作知识，并能将其应用在工作时间中。同时，也应该注重人才培养与时代发展的契合性，不断提升人才运用信息技术的能力，以此来达到提高档案征集和编研工作质量和效率的目的，促进二者一体化进程的发展和进步。

2.3 搭建信息工作平台，提升征集与编研工作质量和效率

现如今是信息技术和互联网模式迅速发展的时代，它为档案工作带来了充足的便利条件，如果有关部门能够认识到信息技术对档案征集和编研工作的促进作用，并将其有效地融入到实际的工作过程中，那么就能促进一体化的建设和发展，也能不断提升其工作质量和效率。因此，城建档案的管理部门可以顺应时代发展的要求，搭建起信息技术工作平台，以协调双方工作和一体化建设为原则，以提升工作质量和效率为目标，创设一个高效的互联网档案征集和编研工作机制，使得二者能够通过开放的信息平台，了解到对方的工作进度和具体工作内容，并采取与对方相对应的手段和方式，实现二者的协调发展[3]。具体而言，可以将两个部门同时引入信息平台上，建设两个工作版块，可以互相查阅对方的工作进度，也能够在平台上实现信息的互通交流，并进行实时的线上沟通，以便及时改善自己工作内容中的不足，同时通过这个平台，也可以将征集工作和编研工作的成果实现开放性展示，以便上级部门能够进行统一的管理和监督。通过这样的方式，不仅可以发挥出信息技术对档案征集和编研工作的促进作用，还有利于一体化建设和对档案工作的监督。

3 结束语

综上所述，在当前的新形势下，在我国城建档案的征集和编研工作中实行一体化模式，是顺应时代发展的一种表现。因此，档案管理部门应该做好协调工作，使征集和编研机构能够实现有效的互动和沟通，正视当前存在的问题，并通过有效策略解决问题，实现征集和编研机构的协同发展，为一体化进程做出自己的努力，促进城建档案形成新的工作模式。