事业单位档案数字化建设探究

史 菲

（法库县综合事务服务中心，辽宁 沈阳 110400）

当前，事业单位体制机制改革工作正在深入推进，在进一步凸显事业单位的政府协作以及社会公益服务职能的同时，对事业单位的内部管理各项工作也提出了更高的要求。随着事业单位内部工作职能的不断细化，使事业单位涉及的各项内部资料、人事变动以及文件决策等信息内容更加复杂，因此必须要充分发挥档案管理对于重要资料的保存以及对信息筛选和查阅的重要作用，并且实现对档案信息资料的有效利用[1]。档案数字化建设是当前一个阶段事业单位档案管理工作改革的重点，提升档案管理数字化建设水平，能够有效地推动事业单位的高效运转，同时为事业单位内部资源体系的建设提供重要的支撑。但是就当前事业单位档案管理的现状来看，在数字化建设方面仍然存在一定的问题和不足，需要对其加以分析，进而探究科学合理、行之有效的数字化建设路径，为事业单位的现代化发展奠定重要基础。

1 事业单位档案数字化建设的重要性

1.1 提升档案管理的效率

事业单位进行档案数字化建设，能够极大地提升档案管理的效率。数字化的档案管理相比于传统的纸质档案管理来说，其管理流程更为精简，借助于相应的档案管理信息系统，可以更为高效和便捷的实现档案信息资料在部门间的收集和传递。除此之外，传统的以纸质档案为载体的档案管理工作，需要定期的对纸质卷宗进行整理、编目，同时由于信息资料是逐渐累加和更新的，因此在档案管理的过程中需要不断的对纸质档案进行补充和提调[2]。这是一项非常复杂和繁重的工作，随着纸质卷宗的不断增多，相应的整理和查阅难度也会不断增加，进而影响档案信息质量和工作效率。而通过档案数字化建设，则能够很好的克服纸质档案管理的固有弊端，满足庞大的档案信息量处理的需求，在档案管理信息系统及数字化平台上实现随时随地的信息查阅、资料调取和补充。

1.2 满足档案资源的使用需求

档案管理工作不仅仅只是对档案信息资料进行整理和保存，更重要的是实现对档案信息资源的有效利用。伴随着事业单位改革工作的全面和深入推进，更加强调事业单位内部的资源体系建设，而档案信息资料作为重要的内部资源，必须要从传统的档案保管不断地向资源开发以及资源共享等的方面发展，强调档案资源的利用价值，满足事业单位内部各部门以及社会公众对信息调取查阅等的实际需求。传统的基于纸质档案的传统档案管理模式，出于对纸质档案保存安全性的考量，更多的是藏大于用，档案信息资料的开发利用率比较低。而通过档案数字化建设，可以更好地借助云计算、大数据等的技术来实现对档案信息的资源整合与共享，方便进行快速的档案检索与远程利用。

1.3 节约事业单位档案管理成本

事业单位开展档案管理数字化建设，还能够有效的节约档案管理的成本。传统的以纸质档案为载体的档案管理工作，需要耗费大量的人力、物力以及财力资源，由于纸质档案本身不易保存，纸张非常容易受到人为或者是自然环境的破坏，在进行档案室管理的过程中，不仅需要购置相应的防尘除潮设备，同时还需要投入资金来制作档案的复印本，还要定期地对档案加以修复，这些都是管理成本。而数字化建设，则只需要在前期投入资金来进行相关档案管理信息系统以及数字化平台的搭建，顶多加上维护成本，不需要再进行额外的成本支出，也就为事业单位节省了人力物力等资源，有效提升事业单位的运行效能。

2 当前事业单位档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理数字化程度不高

当前事业单位在开展档案管理工作的过程中，还存在一定的问题和不足，首先就表现为档案管理的数字化程度不高。不少事业单位尤其是一些基层事业单位仍然沿用传统的档案管理形式，缺乏数字化、信息化与个性化的管理理念，尚未引进数字化管理系统，或者是虽然引进了数字化管理系统，但是应用程度不高，没有很好地做到对纸质档案的有序转化，并且只是简单地进行档案信息的数字化存储，缺少对档案信息资源的开发与利用。

2.2 档案管理效率低下

事业单位档案管理部门在办理有关档案业务时，有一套复杂的管理流程，尤其是在进行档案资料的调取和查阅时，更是需要层层的审批，也就使得其他相关组织或者是事业单位内部人员无法实现快速及时的资料调取和查阅，影响了档案管理的效率。除此之外，部分事业单位在进行档案信息资料收集、传递、整理以及分类时还是主要依赖人工操作，这就使得档案信息管理存在一定的滞后性，导致档案管理效率低下。

2.3 档案管理制度体系建设不完善

没有规矩不成方圆，档案管理工作同样需要严格和细致的管理制度来进行约束。但是就以往的档案管理工作开展情况来看，不少事业单位由于缺乏对档案管理重要性的认知，使得档案管理工作存在较大的随意性和盲目性，无论是在档案的质量管理、安全管理，还是人员管理与考核管理等方面都存在一定的缺失，降低了档案管理的规范化水平。

2.4 缺乏高素质档案管理人员

事业单位在进行档案管理的过程中，缺乏高素质的档案管理人员来作为重要支撑。尤其是对于一些基层事业单位来说，本身的职能机构就比较少，往往就会忽视档案管理人员的优化配置，还会经常性地安排一些离退休职工来进行档案管理工作，认为档案管理工作比较清闲，这就严重降低了档案管理的质量和水平。随着档案数字化建设的深入推进，对高素质复合型档案管理人员的需求日益凸显，因此事业单位必须要进一步强化人才建设，为实现数字化档案管理奠定重要的人才基础。

3 事业单位档案数字化建设的优化路径研究

3.1 转变理念，提升档案管理数字化水平

事业单位要更好地开展档案数字化建设，提升档案管理的数字化与信息化水平，基础就在于转变传统的档案管理理念，提升对档案管理工作的重要性认知。首先，事业单位要清楚的认识到档案数字化管理的重要价值和意义，在档案管理工作中融入信息化、个性化与网络化的管理理念，实现档案管理工作与互联网的深度融合，明确新时期档案管理改革的目标和重心[3]。其次，要打破传统的重藏轻用的工作理念，在档案管理模式和方法上加以优化和改进，实现对档案资源的有效利用，避免资源浪费与资源闲置，提高信息服务意识与信息服务能力和水平。

3.2 创新形式，搭建档案管理的数字化平台

事业单位在进行档案数字化建设的过程中，最关键的就是要搭建档案管理的数字化平台，完善档案管理信息系统，为数字化与信息化建设提供必要的平台和技术支撑，在此基础上实现档案管理形式和工作方式方法的创新，切实提高事业单位档案管理的效率。首先，事业单位要投入必要的资金和技术来进行数字化平台建设，要遵循全面性和系统性的原则，购置完备的软硬件设施，包括计算机、扫描仪、影像仪以及数字软件系统等等，建立现代化的档案管理数字中心。同时借助云计算以及大数据等的技术，组建事业单位档案信息资料库，实现对档案信息的分类整理和云端存储。其次，要完善事业单位档案管理的信息系统，要将档案管理系统与办公室管理系统连接起来，可以将档案管理系统接入办公室办公系统当中，针对事业单位的内部员工，在完成系统的信息注册和身份认证之后，就可以进入到档案管理信息系统当中，实现在线的档案信息资料上传和查询，省去中间不必要的人工环节，从而简化档案管理的流程，也能够提高部门与部门之间的沟通效率[4]。最后，在搭建档案管理数字平台的基础上，还要更好地实现对档案信息资源的共享，同时要考虑到不同档案资料的密级要求，对于可公开的一般性档案信息，可以进行全面共享。而对于有保密要求的档案信息，则需要在数字平台和管理信息系统中进行加密处理，并且设置相应的访问权限，落实信息安全的要求。

3.3 健全制度，完善档案数字化建设制度体系

事业单位要深入推进档案数字化建设，确保数字化建设的规范和有序开展，还要加快健全有关档案数字化管理的制度体系。首先，要建立档案数字化管理的质量监督体系，为了确保档案信息资源的高效收集和利用，针对电子文件的收发格式、上传标准和调取流程都要做出明确的规定，这样不仅方便进行归档和整理，还可以避免由于兼容性问题所导致的资料不完整的问题，确保数字化档案的统一性和完整性。其次，要建立档案数字化管理的安全体系，完善数字化档案的安全保密制度。尤其是对于一些重要的内部文件和人事信息，在进行数字化处理的过程中，一定要按照档案密级的限制来配套相应的管理权限，同时要做好备份工作，并且定期的对数字化档案管理系统进行检查维护以及升级，消除互联网环境隐患，确保事业单位档案信息资料的安全性。最后，要建立数字化档案管理的责任体系与考核体系。针对档案数字化建设，明确档案管理的部门责任以及具体的岗位责任，要把责任明确到人，强化业务能力考核与岗位考核，确保各项数字化管理与建设举措的有效落实。

3.4 培养人才，组建专业化高素质的数字化管理团队

事业单位在开展档案数字化建设的过程中，必须要重视对数字化人才的培养，组建一支专业化高素质的数字化管理团队，为数字化建设提供有力支撑。首先要求事业单位优化调整现有的人才结构，安排一批懂管理、有经验、学习能力强的人员从事档案管理工作，避免档案管理的边缘化。其次，事业单位要积极引进新鲜血液，重点招聘技术型人才，帮助事业单位进行档案数字化管理系统与平台的运行与维护。最后，事业单位要定期组织技能与素质培训，要求档案管理人员掌握必要的数字化管理技术，熟练信息管理系统的操作，同时通过职业素质培训，提高自身的职业道德与责任心，为事业单位档案数字化建设贡献自己的一份力量。

4 结语

综上，事业单位档案数字化建设顺应改革发展与时代需求，事业单位要努力克服和解决以往档案管理中存在的问题，从管理理念、制度、方法、人员等各个方面入手，健全和完善档案数字化管理体系，提升档案数字化管理水平。