信息化条件下城建档案管理创新对策

孙奇志

（娄底市城建档案馆，湖南 娄底 417000）

信息化时代的降临，确实提高了城市化建设的速度。所以，在开展建设的环节中会形成各种各样的数据及资料，这就要求城建档案部门对其进行严格的管理。但是受到以往思想理念所带来的影响，就导致如今的城建档案部门所应用的管理方式十分陈旧。若是想紧跟社会不断发展的脚步，城建档案部门就一定要对档案管理工作开展创新，只有如此才可以达成既定的信息化建设目标，才可以为相关部门的发展铺垫牢固的基础。为此，文章首先对信息化城建管理中存在的问题进行分析，然后给出有效的创新策略，希望可以为相关人士提供一定的参考和帮助，推动城建档案部门更好更快的发展下去。

1 现阶段信息化城建档案管理中存在的问题

1.1 管理技术的落后

在信息化的大背景下，对城建档案进行管理的时候，不止要充分应用计算机技术，还需要借助计算机网络制定一套健全完善的应用标准，提供给有关部门更加合理有效的档案管理方式。对如今的实际发展情况进行分析可知，档案信息化管理工作的开展缺少大量的专业性人才，大多数工作人员自身的专业能力和职业素养都并不是很高，尤其是在对互联网进行应用这一个方面上。由于各项工作的实施与系统的更新升级，都需要专业人员提供技术上的支持，按照有关部门的需求来进行不断的调整，否则再先进的技术和设备也都无法在具体的应用环节中发挥出自己的作用。而管理技术的陈旧落后，则是档案管理工作始终无法获得突破的原因，更是不能推动其顺利的发展下去，也无法达成经济利益的有效转换。

1.2 档案管理信息化程度不高

信息化管理方式，主要是借助计算机技术和互联网技术，来达成对城建档案信息甚至是数据的高效管理，如此确实能够增强城建档案的实际应用效率。对如今的实际情况进行分析可知，大部分档案管理工作依然停留在以往的人工管理上，计算机只是变成了一个十分简单的统计工具，完全流于表面，要么就是对相关的资料进行检索，而彻底无视了计算机技术的重要性，或者是其在资源整合上具有的作用。没有将信息化技术充分的融入在城建档案管理工作中，就必定无法发挥出原本的管理优势，这也必定会导致档案管理工作的实际效果逐渐下滑，更是不能体现出档案对城建部门后续阶段发展的指导意义，还对其信息化管理的进程造成了不良的影响。

2 城建档案管理实现信息化的必要性

2.1 社会发展的需要

信息化时代的降临，对城建档案管理工作提出了更高的要求。以往的档案管理方式完全依赖于人工，不止有着效果低下的弊端，其实际的工作质量也并不是很高。面对海量的档案资料，就要求相关负责人对管理方式开展创新。而将信息技术充分的应用其中，就能够转换以往的档案管理理念，保障管理工作可以更加顺利的推进下去。最为关键的是，可以确保档案管理工作有着良好的效果。除此之外，和纸质档案进行对比来说，电子档案有着十分明显的优势，不止可以更好地进行保存，还能够便于调用。只要频繁的应用城建档案，就越可以体现出其原本的价值，而在档案资料提供的支持下，城市建设工作就必定会迈向更好的发展高度。

2.2 提高城建档案管理的效率

在对城建档案进行管理的环节中，工作人员自身素质的高低确实会对实际的管理效果产生某种程度的影响。如果工作人员并未具备一个正确的认知，就必定会致使工作不主动、马虎大意的情况出现。而将信息技术充分的运用其中，就能够减少人为因素所带来的影响，此时档案管理人员只要根据相关规定完成操作，就能够做好更加复杂且繁琐的工作。并且，信息管理系统的建设能够对城建全过程开展严格的管理，档案管理人员则应该按照实际需求来进行数据的检索和调取。若是更加及时的建立数据库，就可以让档案存储工作的效率逐渐提升，真正为档案的安全性提供保障。数据基站的建设，则可以为档案管理人员对各项资料的查询和阅读提供便利，为后续阶段的应用铺垫牢固的基础。

3 信息化条件下城建档案管理创新对策

3.1 更新管理理念

“思想是行动的推动力”，只有具备更加先进的管理理念，才可以促使档案管理工作更加顺利地进行。所以，更新相关人员的管理观念才是最为首要的任务。这就要求城建部门的负责人员要先转换自己以往的错误观念，明确城建档案管理工作有着怎样的重要价值，进而在负责人员不断的影响下，让基层工作人员有一个更加准确的认知。而若是想加快管理理念的更新速度，城建档案部门就应该加大自己的宣传力度，能够在官网、公众号以及工作群当中传输资料，同时在线下开展一场宣讲会，如此就可以迅速扩大受众面。除此之外，还需要建立一个学习广角，同时放置大量的和信息化技术有关的书籍，然后让工作人员利用这部分书籍进行学习。那么在此种环节中，就能够形成一股浓厚的学习氛围，此时档案管理人员就应该利用闲暇时间提升自己，只有不断增强自己的专业能力，才可以保质保量地完成所有工作。

3.2 加大技术应用

众所周知，城建档案资料有着各式各样的种类，数量也非常庞大，这必定让档案管理人员将要面对着更大的工作压力。可以抵抗住巨大压力的工作人员并不是很多，这就致使大多数工作人员都有着较高的负面情绪。在负面情绪所带来的影响下，工作人员的积极性就开始慢慢丧失，那么管理效果也必定会随之下滑。若是想彻底打破此种局面，就应该对信息化技术进行充分的运用，以此来减少他们承担的工作压力。而对于城建档案部门来说，则需要对市场动态变化进行调查和分析，掌握市场发展的具体情况，只有如此才可以对档案管理工作做好适当的调整。在硬件技术端，就能够挑选几个信誉良好的供应商，对各个设备本身的性能和价格进行细致的对比，最终确定一个最合适的产品。而在对设备开展安装的时候，城建档案部门则要参与到全环节中，以此来保障整体布局有着较高的科学性，设备能够顺利的运行。除此之外，还需要完成好技术的衔接，确保档案管理人员更加熟练的应用各种设备。对于软件的技术端来说，城建档案部门就一定要和实力雄厚的软件开发企业进行合作，同时将自己的每一项需求都告知给相关负责人，如此就能够让系统原本的实用性获得提升。并且，在对系统进行应用的环节中，还需要时刻观察整个系统的实际应用效果，若是看出存在问题的地方，就需要马上联系相关企业，尽快将所有问题都彻底地 解决。

3.3 优化管理制度

管理制度应该体现出良好的约束力，是管理工作人员的有效方式。所以，城建档案部门要主动对管理制度进行优化，将其当作档案工作得以顺利进行的指导。健全的管理制度需要包含有四个方面的内容：其一，清晰明了的管理职责。城建档案部门需要把责任落实到每一个人员的身上，让相关管理人员可以对自己需要承担的责任和工作有一个明确地了解，如此就能够彻底减少职责交叉情况的出现。其二，合理的管理流程。不管是收集整理还是存档调用，都有着较为明确的和标准的操作流程。档案管理人员只要根据规定的流程进行工作，就可以确保管理工作有着良好的效果。需要注意的是，管理流程的制定应该体现出一定的全面性和具体性，如此一来才可以更加具有指导性。其三，有效的奖惩措施。城建档案部门需要激发工作人员的主动性，设立一套完善的奖惩机制。在制定切实可行的管理措施时，主动听取其余工作人员提出的建议。此种方式的应用，一个方面能够保障管理措施有着较高的科学性，另一个方面则可以加强工作人员的认知。其四，完善的监督体系。若是想保障档案管理工作有着较高的效果，城建档案部门就需要建立一套完善的监督体系。只要发现违规操作的行为，就需要及时予以阻止，同时组织相关负责人做好整改工作。而监督小组则要时刻注意整个整改过程，防止此种问题再次出现。

3.4 加强队伍建设

工作人员是档案工作得以顺利完成的执行者，其自身素质的高低确实决定着整个管理工作的实际效果，所以城建档案部门应该组建出高素质、高能力的管理队伍。若是想保障队伍建设有着较高的效果，城建档案部门就应该制定出切实可行的培养方案。培养内容需要体现出较高的丰富性，主要包含有理论内容的教授、专业技能的培训、有关政策制度的解读等等。培养方式也需要有着一定的多元化，不仅要具备专业人士提供的指导，还需要普及更加新颖的管理理念和管理方式，同时选拔出优秀代表外出进行参观和学习，以此来拓展他们的眼界、充实其工作经验。而在每一次培训活动完成以后，就要对这部分工作人员开展严格的考核，考核方式需要根据培训内容的不同来制定。通过试卷对工作人员的知识掌握情况进行检测，通过实操来对工作人员的技术掌握情况进行判断，通过心得撰写来对工作人员的学习效果进行衡量。除此之外，授人以鱼尽管有着一定的效果，然而其实际的效果却并不是很明显，最为标准的做法是授人以渔。利用培训活动的开展，就能够为档案管理人员指明正确的学习方向，而在激励措施所产生的影响下，就可以推动工作人员形成自主学习意识，那么在意识的不断驱动下，他们就必定会有意识地进行学习。如此一来，不仅工作人员的专业能力和职业素养获得提升，还能够让他们的工作趋近于完善。

4 结束语

总而言之，在全新的发展形势下，以往的档案管理方式早已不能满足如今城建档案部门的具体需求，所以就应该对其进行一定的改革和创新。而城建档案部门则需要在此种环节中更新自己原先的管理理念、加大信息化技术的应用、优化原本的管理制度、组建出专业化的人才队伍，只有如此才可以建立起高效的管理方式，推动档案管理工作更加顺利地开展下去，真正满足城建档案部门的实际需求，为城市化建设提供有力的支撑。