浅析数字化背景下干部人事档案管理

秦秀华

（包头市委组织部干部人事档案中心，内蒙古 包头 014060）

干部人事档案的高效率的管理工作能够给予干部的任用以及选拔提供强有力的凭证，有效体现了干部在岗位工作当中的业绩，能力，思想状态等个人相关信息。将先进的科技引入干部人事档案管理工作当中，重视干部人事档案数字化管理工作，能够提高干部人事档案在我国事业单位的人员管理工作当中的价值，为此需要相关管理工作人员能够按照国家对于干部人事档案管理工作的相关法律法规，掌握现代化的科学技术手段，在秉持人事档案数字化管理工作的基本流程的前提下，使得干部人事档案数字化管理工作更加具有保密性以及高效性，使得干部人事档案数字化管理工作走向科学性以及高效性的发展道路。

1 干部人事档案数字化管理工作存在的不足之处

1）对于干部人事档案数字化管理工作的投入力度不足。干部人事档案数字化管理工作是以信息技术为手段，虽然以信息技术为核心的干部人事档案管理工作已经被提及多年，但是目前在事业单位的干部人事档案管理工作当中对于信息技术的投入力度仍需加强。大部分的事业单位对于干部人事档案的数字化管理工作仍处于初级发展阶段，对于数字化的应用效果依然不够理想。很多的事业单位没有采取科学的信息化方法来将数字化应用于干部人事档案管理工作当中，也没有完善相应的基础设施设备来支持干部人事档案数字化管理工作，对于干部人事档案数字化管理工作当中所需要应用到的软件技术以及硬件技术没有进行及时的更新以及换代，导致了所需要应用到的软件以及硬件设施设备落后以及陈旧。同时相关的工作人员并没有对于干部人事档案管理等相关信息进行全面的采集，也没有给予干部人事档案管理工作创建相应的适合工作环境，以上种种都导致了现阶段干部人事档案数字化管理工作效率低下。

2）没有建立完善的干部人事档案数字化管理制度。干部人事档案数字化管理工作离不开相关管理制度的制约以及指导，但是目前大多数的事业单位针对干部人事档案数字化管理工作依然没有制定完善的管理制度，依然没有形成完善的数字化干部人事档案管理体系，因此相关的工作人员没有制度的保障以及指导来有效的开展干部人事档案数字化管理工作。

3）没有做好干部人事档案信息化管理工作当中的网络风险管控工作。事业单位的干部人事档案数字化管理工作具有严谨性以及保密性的工作特点，科技的发展虽然给予事业单位的干部人事档案管理工作带来了新的途径以及思路，但同时干部人事档案数字化管理工作当中的网络信息安全管理工作也需要加强重视。在干部人事档案信息化建设工作当中谨防干部人事档案信息受到网络安全威胁，从而发生通过网络途径来对于干部人事档案相关信息进行删除，篡改，泄露等等风险，降低了干部人事档案信息化建设工作的安全性。

4）没有组建专业的信息化技术队伍来开展干部人事档案数字化管理工作。事业单位的干部人事档案数字化管理工作需要高素养的人才来推动以及支撑，由于干部人事档案数字化管理工作内容涉及档案扫描，数据存储和交换等工作，而上述的相关工作涉及科技化手段，为此需要拥有一批专业化以及精细化的管理队伍来开展干部人事档案信息化建设工作，保障干部人事档案信息化建设工作的规范性以及严谨性，利用全面型的人才利用专业的信息化技术能力以及知识全面的落实干部人事档案数字化管理工作的每一项环节。但是目前大多数的事业单位都没有给予干部人事档案数字化管理工作配备相应的专业技术人员，也未对现有的管理人员进行信息化管理培训，使得该岗位的工作人员没有完善的岗位工作知识以及信息技术能力。

2 事业单位干部人事档案数字化管理工作的有效路径

1）强化事业单位对于干部人事档案数字化管理工作的重视度。通过信息化的方法来实现对于干部人事档案管理工作的高效化管理，能够使得是事业单位的干部人事档案信息得到永久保存，同时也避免了事业单位需要投入大量的人力，时间以及财力开展纸质化的干部人事档案管理工作，通过利用高科技的手段来达到对于干部人事档案的数字化管理。因此需要引导以及督促事业单位重视对于干部人事档案的数字化管理工作，通过宣传的方式来让事业单位的相关管理与工作者意识到在干部人事档案管理工作当中应用信息化技术手段的重要性以及价值，使得事业单位的相关管理工作者能够积极的引进科技化的方法来开展干部人事档案的管理工作[1]。

2）针对干部人事档案数字化管理工作应该建立完善的规章制度。事业单位的干部人事档案数字化管理工作需要拥有健全的规章制度支撑以及指导，为此建立科学性的以及全面性的干部人事档案数字化管理工作规章制度能够有效的保障干部人事档案管理工作的科学性以及高效性。为此事业单位要综合考虑干部人事档案信息化建设工作的相关特点，同时结合以往关于干部人事档案管理工作的相关经验，制定关于干部人事档案信息化建设工作的相关操作流程以及使用说明，并且对于干部人事档案信息化建设工作的相关要求制定成业务指导手册，将干部人事档案信息化建设工作的各个流程能够责任到人，分工明确，从而有效的规范了干部人事档案信息化建设工作的工作流程。通过各种有效方法相结合的方式，对于干部人事档案信息化建设工作的管理流程进行优化，保障干部人事档案信息化建设工作的稳定进行，使得干部人事档案数字化管理工作有据，可依有章可循；带动干部人事档案信息化建设工作走向科技化，精细化以及成熟化的发展道路，使得事业单位的干部人事档案数字化管理工作能够给予事业单位的各项经济活动提供强有力的信息保障[2]。

3）给予干部人事档案数字化管理配备完善的硬件基础设施.在开展干部人事档案信息化建设工作当中需要拥有完善的硬件基础设施和软件基础设施，如此才能够保障数字化管理工作的高效性以及安全性。但很多事业单位对于信息化建设工作没有配备完善的基础设施，而造成此种情况的原因，不仅有经济条件的限制，同时也有相关管理工作者对于人事档案管理工作的重视度不够，没有意识到人事档案信息化建设工作的重要性，相关领导没有意识到如果发生意外事件导致事业单位的干部人事档案被丢失或者损害等情况出现，则会给予事业单位的相关工作带来不可弥补的损失，因此需要重视对于干部人事档案信息化建设工作的规范性以及安全性工作，有效的做到对于干部人事档案信息保密性处理，因此强化事业单位信息建设工作当中的硬件基础设施建设工作显得尤为必要[3]。

4）进一步完善和改进风险控制机制保障干部人事档案信息的安全以及全面.事业单位应该针对干部人事档案信息化建设工作进行网络信息安全建设团队的组建工作，使得信息化系统的安全性以及稳定性得到保障，因此可以从以下三个方面入手：第一，从干部人事档案数字化管理的权限入手，做到将安全审计工作，系统管理工作以及信息的安全保密工作相分离，在上述的三个岗位工作当中配备相应的岗位工作人员，使得从事系统管理的相关工作人员能够合理的对于用户进行创建以及删除；使得从事安全保密工作的相关工作人员能够按照相关规定进行权限的分配；使得从事安全审计的相关工作人员能够按照要求对于日志进行全面的查看。同时在进行干部人事档案信息化建设工作当中要保障人事档案信息的安全，为此需要采用相应的管理软件来进行干部人事档案的信息管理工作，保障干部人事档案信息化建设工作的有效性。在选择相应的管理软件时，需要注重选择具有安全性以及标准性的管理软件，利用科学的管理软件来提高网络安全建设工作质量，同时还需要做好对于管理软件的升级以及优化，使之保障档案信息的安全性。在进行网络安全管理工作之前需要做好对于档案信息的录入，存储，传输以及访问等相关工作，可以将数据信息与特定MAC地址进行绑定，使得用户想要访问档案系统时只能够通过固定设备，同时还需要采取相应的图像文件加密技术来对于信息的传输进行加密处理，同时还要防止档案信息内容被截屏或者拍照等操作，有效的保障了干部人事档案信息的安全性以及保密性。第二，同时还需要对于在电子系统当中储备的干部人事档案信息进行备份工作，使得干部人事档案电子化信息具有电子副本，同时还需要保障干部人事档案信息电子副本和正本信息内容的一致性，有效的防止了出现人为的对于电子档案信息的篡改或者删除等现象，为此还需要相关的管理工作人员按照相关流程对于电子信息档案进行借阅，同时当干部人事档案的电子化版本归还之后能够及时的进行与副本的对照，保障干部人事档案的电子化版本信息的完整性以及无误性[4]。

5）组建一批高素养的干部人事档案信息化建设工作队伍.事业单位的人事档案信息化建设工作需要拥有人才的支撑，为此工作人员的工作责任感以及工作能力决定了干部人事档案信息化建设工作的水平以及质量，为此需要给予干部人事档案信息化建设工作的相关人员进行工作理念以及业务能力的培训，使得相关工作人员能够拥有过硬的岗位技能以及岗位责任感从事干部人事档案的管理工作。为此需要在进行干部人事档案管理工作人员的选拔以及招聘时，需要选择具有良好职业素养以及执行能力的工作人员从事该岗位。同时还需要积极的引导以及督促相关工作人员从事与干部人事档案信息化建设工作相关的信息技术的学习以及培训，使得岗位工作人员能够掌握新技术以及新方法来开展相关工作，使得人才拥有关于干部人事档案信息化建设工作的新思路以及新方法[5]。

3 结束语

综上所述，随着科技的发展，将数字化引入到干部人事档案管理工作当中已经成为必然趋势，不仅是提高干部人事档案管理工作效率的要求，同时也是时代发展的必然趋势，为此需要事业单位重视对于干部人事档案的信息化建设工作，利用完善的管理制度来保障干部人事档案电子化管理工作进程，同时还需要建立风险控制机制来保障干部人事档案信息的安全性以及保密性，而重视对于档案管理工作人员的岗位综合素养的培养，才能够给予干部人事档案信息化建设工作提供人才的保障。