简述数字媒体技术在档案信息化建设中的作用

2021-04-14邱东莲

卷宗 2021年25期

邱东莲

（清流县融媒体中心，福建三明 365300）

随着我国计算机技术与互联网技术水平的不断提升，信息技术在人们日常生活与工作中实现了非常广泛的应用，这就使得档案管理工作开始面向多元化以及信息化的方向不断发展。将数字媒体技术应用于档案信息化建设过程中，可以实现对文字、图形以及声像的有效处理，同时还有利于建设信息交互的计算机系统，这对于提升档案信息化建设质量与水平有着非常重要的作用。

1 数字媒体技术的概念分析

对于数字媒体技术而言，主要是对于数字媒体技术相关的渠道、平台以及媒介等进行充分研究，在内容上涉及了信息资源的获取、输入、处理以及储存等。信息经济面对不断变化与发展的环境，在经济发展中，起到了非常重要的推动作用。在信息资源产物中，档案属于其中非常重要的组成部分，如今正面临着多媒体网络技术发展的影响。在开展相应的档案管理工作时，实现对数字多媒体技术的充分利用，促进档案信息化在未来实现更加快速的发展，成为档案管理部门需要重点关注的问题。对于数字化档案管理工作来说，主要就是实现档案管理与内容的数字化，也就是通过采取扫描、压缩以及转化等方式，来转变传统纸质版的档案管理模式，然后通过对储存技术的合理应用，将档案资料储存到信息系统中，这样工作人员通过网络平台就能实现对所需要资料的有效检索，并且还能实现对档案信息资源的有效共享，从而促进数字化档案管理目标的实现。

2 数字媒体技术在档案信息化建设中应用的重要性

2.1 有利于促进档案数字化建设进程

如今，基于我国多媒体技术水平不断提升的背景下，各个行业在发展中也逐渐对多媒体技术应用引起了高度重视，人们的生活与生产方式因此发生了相应的转变。在对互联网技术与信息技术充分利用的基础上，人们通过互联网平台就能随时检索到自己所需要的资料。在此背景下，数字媒体技术因此获得了良好的应用与发展前景，通过加强对档案数据库的建设工作，可以促进档案信息服务工作面向个性化以及多元化的方向不断发展，从而在更大程度上提升档案资源的利用效率与质量。

2.2 有利于完善档案数字化建设功能

对于档案数字化管理工作而言，就是在对信息技术利用的基础上，完成对数字化档案馆的建设工作，同时实现对档案管理系统的充分利用。另外，将档案信息准确输入到计算机系统中，同时在档案数据库中进行储存，通过这种方式来开展档案信息管理工作，可以促进档案管理工作满足一定的智能化与数字化等要求，同时也能为档案信息资源价值作用发挥奠定良好的基础条件。另外，随着我国信息技术水平的不断提升，我国档案数字化建设工作也因此获得了良好的发展前景，比如，在加强综合数字档案馆建设工作时，主要是将核心内容放在了网站搭建上面，对数字档案馆所发挥的功能作用进行充分优化与完善，保证数字档案馆可以提供出多元化的功能作用，这对于提升工作效率和质量有着非常重要的作用。

2.3 有利于提升档案管理工作标准化与规范化

在对数字媒体技术应用的基础上，为我国数字档案管理工作发展提供了良好的基础条件，所以，在档案信息化建设工作中，数字媒体技术在其中发挥着非常重要的作用。因此，在开展档案信息化建设工作时，通过对数字档案的合理应用，可以促进档案管理工作在未来面向标准化以及规范化的方向不断发展。另外，对于相关企业而言，随着企业规模的不断增加，工作人员也一直呈现出上升的趋势，这就导致档案信息内容在原来的基础上不断增多，这时，如果采用传统手工操作的档案管理模式，已经不能在满足企业未来发展要求。而通过对数字媒体技术的充分利用，可以对现有的档案管理流程进行充分优化与完善，从而在更大程度上提升档案信息管理工作效率。

3 数字化档案管理模式

3.1 数字化档案管理工作内容

针对现有的数字化档案管理工作进行分析，其内容主要体现在了以下几个方面：第一，在对现代通信技术、计算机技术以及多媒体信息技术充分利用的基础上，可以在档案管理部门实现内部架构，通过形成计算机网络平台，可以将各部门之间进行有效连接；第二，将各个时期、各个类别以及各类载体的档案信息作为基础信息资源，其中涉及了对传统档案进行数字化处理，从而获取到新的数据信息；第三，在对智能信息处理技术充分利用的基础上，将传统的数据库转变为知识库，在对自然语言充分利用的基础上，通过概念在平台中进行搜索；第四，构建全方面、立体化的应用体系以及保密安全应急预案，保证可以在第一时间内获取到自己所需要的信息，从而可以为信息资源使用安全性奠定非常重要的基础条件。

3.2 数字化档案的优点

针对数字化档案管理工作而言，在具体的实施过程中可以发挥出一定的优势，具体主要体现在了以下几个方面：第一，信息管理数字化。在数字化档案管理工作中，主要是实现了对先进数字化存储技术的充分利用，所以可以发挥出非常明显的通用性以及安全性，其标准化程度非常高，通过计算机系统可以完成对相关数据信息的查询与浏览，并且在查询过程中可以满足一定的实时性；第二，资源管理智能化。基于广义角度上进行分析。各档案管理部门之间通过对互联网的充分利用，可以实现资源方面的有效传输与共享。从狭义角度上来看，档案查询人员通过对超文本或者是数字媒体技术的应用，能够完成智能化的检索过程；第三，查询利用人性化。用户在对信息进行查询时，可以不受时间以及空间等因素的限制，在任何地点都能通过计算机系统获取到自己所需要的信息。

4 数字媒体技术在档案管理信息化建设中的合理应用

4.1 加强对数字档案管理模式的创新工作

为了可以在更大程度上提升档案信息化建设水平，在对数字媒体技术进行应用的过程中，对于相关企业而言，首先需要对现有的数字档案管理模式进行创新与完善。在具体的实施过程中，可以实现对电子化档案管理模式与数字化档案管理模式的充分利用，在此基础上对档案管理流程进行合理优化，从而保证档案信息在检索以及使用等流程上可以满足一定的高效性。另外，在对数字媒体技术应用的基础上，企业还需要将数字化档案管理模式的价值作用充分发挥出来，从而实现对档案信息资源的充分共享，最终促进档案管理工作在未来可以面向智能化以及数字化的方向不断发展。

4.2 构建完善的档案管理制度

为了实现对数字媒体技术的充分利用，保证数字媒体技术的价值作用可以实现充分发挥，还需要对数字档案管理制度的完善工作引起高度重视，保证档案管理工作在开展中，能具备完善的参考依据和规范流程，从而在根本上提升档案管理工作效率和质量。在具体的完善过程中，首先，企业需要对档案管理实际状况与需求进行全面了解，从而对现有的档案管理制度内容进行调整与完善，保证档案管理工作在开展中能满足一定的规范性与标准性。另外，还需要对电子化档案管理制度进行优化与完善，保证在对档案资料进行收集、整理与储存时，可以采取统一的规范流程，这样就能防止档案信息管理不规范而引发这种信息丢失与错误问题的产生，同时也不能避免对企业经济造成损失。

4.3 实现对理论知识的合理应用

基于数字媒体技术应用基础上，为了可以在更大程度上提升数字档案管理工作效率和质量，企业还需要对实现对相关理论知识的充分利用，通过这种方式可以实现档案管理知识、经济知识、政治知识以及文化知识之间的有效结合，这样不但能对档案管理知识起到非常重要的丰富作用，同时还能为数字档案管理模式改革提供非常重要的基础条件，从而促进数字档案管理在未来可以面向专业化以及科学化的方向不断发展。

4.4 提升档案管理人员综合素质水平

在数字档案管理工作中，档案管理人员在其中发挥着非常重要的执行作用，其自身专业性与最终数字化档案管理工作质量之间有着非常密切的联系。因此，将数字媒体技术应用于档案数字化建设过程中，要想保证数字媒体技术的价值作用可以实现充分发挥，还需要对档案管理人员培训工作引起高度重视，通过培训活动的开展，在更大程度上提升档案管理人员专业性以及综合素质水平。首先，可以聘请一些专业的人员，然后针对档案管理人员开展严格的培训工作，使档案管理人员对先进的管理知识与方法进行全面掌握，保证在知识体系上可以满足现代社会经济发展要求。另外，还需要激励档案管理人员对新型数字档案管理技术的学习，通过这种方式来提升学生对新知识能力的学习工作。可以制定出完善的人才引进机制，不断引进高水平以及高水平的档案管理人员，保证可以满足一定的专业性，从而推进档案数字化建设工作可以实现顺利开展。