新形势下加强工程建设档案管理探析

陆心怡

（上海迅源人力资源咨询有限公司，上海 200072）

在工程建设中，规范有效的档案管理工作有助于相关各方了解工程项目，顺利开展各项工作。工程建设档案管理在近年来日益受到重视，相关单位和部门纷纷加大管理力度，然而工程建设参与方的档案管理职责不清晰以及档案管理过程不够规范、信息化建设滞后、人员素质水平低等的问题的存在凸显新形势下工程建设档案管理的弊端，急需改进和强化。

1 新形势下的工程建设档案管理简述

工程建设档案包含工程建设项目的立项、审批、勘察、设计、施工和验收等环节产生的文字、图表、声像等资料，是工程建设过程的直接记录，是再现工程建设面貌的真实文献，拥有重要的凭证属性。而且工程建设档案要在参与各方的协作下形成、完善，来源较多，制作、收集、表现和管理的方式也多种多样，对很多重要工序、隐蔽工程等都可以全面如实记录，是具备一定法律效力的工程质量证明文件，对工程建成后的使用、维护、改扩建等都有非常重要的参考意义，加强工程建设档案管理至关重要。

针对工程建设项目管理而言，其互动性产生反馈与管理的作用，和档案管理相互促进，表明档案管理是涉及众多专业的、持续周期长的、纷繁复杂的项目体系，需要根据工程建设项目管理理论和方式进行专业的工程建设档案管理。例如按照工程建设进度计划编制收集和整理档案的计划、通过质量控制随机检查工程文件和档案材料等，以此满足新形势下的档案管理创新要求。同时，工程建设档案源自工程建设的各相关专业和环节，加强档案管理能够助力工程建设项目的进度与质量管理，为圆满完成工程建设任务提供进度、质量等保障[1]。由此可见，档案就像流程的驱动器，数据管理则是流程监督员，在工程建设管理流程中要以工程建设业务为中心，想办法通过文件控制业务流程和规范，保证满足业务需求，在加强业务管理的同时加强文件管理，发挥好档案管理的服务功能。

2 新形势下加强工程建设档案管理的有效措施

2.1 培育档案意识，严格履行档案管理职责

工程建设往往涉及众多单位和部门，其工作都和工程建设质量联系密切，明确档案管理职责是加强工程建设档案管理的基本需求，需要各方培育更强的档案意识，严格履职[2]。

当工程建设单位在办理规划许可、施工许可时，行政主管部门要和建设单位签订档案责任书，详细规定建设单位、施工单位、监理单位等在档案管理上的责任、义务，监督其执行；在工程建设正式开工之前，建设单位和其他参与方要通过正式文件形式印发工程建设档案管理工作的要求和标准，包括形成、积累、整理和归档等，方便档案人员做好资料收集工作，做到各类文件材料应归尽归；在工程建设中明确档案工作程序，包括收集、整理、保管和移交、归档等，具体由建设单位根据本地档案管理部门的要求，与施工单位、监理单位进行协商后制定，确保档案工作计划与规程同时满足工程建设进度要求、档案管理要求；完成主体工程建设任务之后，参与各方完整收集所有工程文件和图纸等资料，进行系统的整理，及时提交给建设单位归档，凭借强烈的档案意识和高度责任感增进各方联系，保证档案完整、准确，提升工程建设档案管理工作效率。

2.2 加强过程控制，规范开展档案管理工作

工程建设档案管理的过程控制以大文件概念为基础，统筹兼顾从工程文件的形成到被长期保存或销毁的全生命周期的所有管理要素、管理活动，重视管理内容与要求的对接、整合，提高总体效应。工程建设过程质量控制通常分为事前、事中、事后三个环节，分析工程建设档案管理过程，事前管理就是在开工之前建立档案管理机制，事中管理就是管理整个建设施工过程的档案资料，事后管理强调在竣工验收以后收集、整理工程建设过程的全部档案材料，并向档案部门移交。

在形成工程建设档案以前要完善档案管理机制，前置档案管理控制起点，使档案管理有章可循，为顺利开展工程建设档案管理工作提供制度保障。在建设施工环节要同步检查正在形成的工程建设档案资料，进行过程追踪管理与控制[3]。例如按照前期制定好的档案管理机制，对参与方形成档案材料的过程提供监督和指导，确认工程建设档案的收集与整理有没有漏项、缺项、不及时等问题。从工程竣工验收以后到向档案部门移交档案的这段时间里要同步检查档案管理情况，整理形成于工程建设全过程的档案资料，做好组卷工作，并对完成组卷的档案分册编码、装订，建立移交清单目录，及时移交，最后由工程建设档案接收方审查档案，确认合格以后颁发合格证。通过专业档案人员的随时监督和指导，保证工程建设档案的完整性和系统性，提高档案管理质量。

2.3 强化技术应用，推进档案管理的信息化

首先，有效采集原始数据并归档。在工程建设档案管理工作的信息化构建中，采集档案数据并存档是非常重要的环节，要强化档案的收集与管理[4]。在收集档案数据信息时要多渠道进行，利用电脑扫描导入对应档案数据，归档工程建设项目的设计图纸和进度、其他文件资料，利用计算机技术存储工程建设数据，预防发生档案信息丢失或损坏等问题；做好档案存档工作以后要分类处理档案，方便后续查询档案资料；为参与方的沟通和交流提供信息平台，加强档案管理监督。利用这些技术手段提高档案工作效率，保证工程建设的各个环节都有对应数据和信息，促使各单位顺利完成工程建设任务。另外，加强数据库建设、数据挖掘等技术的应用，提升工程建设档案信息化管理水平，依托数据挖掘技术在海量工程建设档案数据中将有价值的信息筛选出来，去掉冗余数据，提升档案数据分析效率、采集效率，发挥信息化的优势。

其次，完善工程建设档案信息体系。为了深化工程建设档案管理的数字信息化建设，在工程建设施工环节应强化BIM技术应用，使档案信息数据BIM化。BIM技术在工程建设中的应用越来越多，针对工程建设档案管理可以依托BIM技术建立工程单元和施工文件的关系，在验收及审核工程建设项目时按照这种关系提升档案信息的全面性。相关人员利用客户端在BIM系统平台查找工程单元对应数据库里面的数据和信息，根据这些数据信息对照工程建设施工现场情况，在系统中录入文字或者数据，完成数字签名，完善信息链。

长此以往，BIM系统包含工程建设的详细资料，在工程建设档案的提交中只需提交完整的BIM模型，直接由档案人员将其导入系统，系统自动判断档案材料的完整性，做好入库处理，大大节省工程建设档案整理入库时间，减少档案人员工作量。与此同时，利用BIM技术管理工程建设档案，避免利用档案时翻阅大量纸质材料，提高档案信息利用率；通过工程建设档案信息的BIM化，缓解档案库房紧张的问题，因为一个BIM模型的大小为数百MB到数GB之间，用一个硬盘就能存储数以万计的工程BIM模型，比传统纸质档案工作模式体现了巨大的优势，在节省存放纸质档案的费用的同时预防纸质档案磨损、被环境侵蚀和破坏等风险；本地实时备份、云备份等信息化功能保证工程建设档案信息的BIM管理万无一失，即便档案库房受到巨大破坏，在重建之后也可以恢复几乎所有档案资料，并且随着时间的推移，今后可以按照工程建设档案信息BIM化的可视功能掌握工程建设信息，看到工程的历史面貌。

再次，培养档案人员的信息安全意识。随着新形势下计算机和网络信息技术在各行各业的广泛深入应用，开发利用档案信息资源时涉及信息传输，档案信息安全问题越来越突出，注重防范是工程建设档案管理工作者的责任，要持续提升信息安全意识，避免任何可能的损失，最大限度发挥工程建设档案信息资源的价值。如今大多数工程建设档案管理单位在档案信息化管理中都提高对安全性与保密性的重视程度，减少档案信息安全隐患。面临这样的趋势，在工程建设档案信息化工作中要结合档案工作内容及档案的保密性质加大安全防护力度。例如在档案管理信息系统的构建中加强安全系统设置，利用防火墙、加密等技术保护档案数据信息安全，提升档案管理工作质量。同时积累工程建设档案管理信息化建设经验，借助信息化管理的技术优势优化档案信息安全管理，推动工程建设事业平稳发展。

2.4 注重人员培训，提供档案管理人才保障

人的因素处于第一位，新形势下的知识经济发展将科技知识、人才培养作为支撑工程建设档案管理发展的支柱，掌握现代化知识与科技的高素质人才就成为加强工程建设档案管理的关键性保障。如今工程建设档案工作者，尤其是施工单位和监理单位的档案人员存在兼职人员多、流动性大、经验不足等问题，限制工程建设档案管理的深入和优化，也很难确保工程文件材料的形成质量、整理质量。所以在工程建设中必须有计划地培训档案管理人员，使其掌握工程档案管理办法、工程质量验收标准等，了解各参与方统一的档案整理标准，规范收集各类原始资料。档案人员在施工环节加强监督和检查，形成真实的、完整的工程建设档案[5]。而且新形势下的档案管理信息化与现代化建设对工程建设档案管理工作者提出更高的技能与素质要求，档案管理信息系统应用好坏也由人员素质决定，应积极开展在职档案人员的信息化建设培训和电脑、网络、大数据等信息技术新知识、新技能的再教育，打造复合型档案管理人才队伍，为工程建设档案管理增添新的活力，极大地提升综合管理水平，保证及时发现工程建设档案管理问题，妥善解决，维护档案管理信息系统的正常运行。

3 结束语

工程建设档案是形成于工程建设和生产环节的重要记录，是鉴定工程质量、核算工程成本的重要依据，在工程建设中通过持续加强档案管理工作的落实，既严格履职，规范了档案管理工作，又加快了档案管理信息化建设进程，使档案人员的专业技能与素质不断提升，发挥档案管理的作用和价值。工程建设档案管理属于系统性、长期性的工作，未来要更贴合经济社会发展新形势深化工程建设档案管理改革，为发展工程建设事业奠定坚实基础。