刍议光伏发电工程档案管理的现状与应对

许 蔓

（华能日照电厂，山东 日照 276826）

市场经济的发展伴随着新兴技术的诞生，社会的各行各业都需要紧跟时代步伐，改变原有的管理和工作模式，提高工作效率。光伏发电工程档案管理工作担负着巨大的社会责任，必须改变传统的不良做法，用新的管理理念和管理手段创新管理形式，不断提高档案管理工作的有效性。

1 光伏发电工程档案管理工作要求

光伏发电项目档案管理包括岗位对档案的日常管理与维护工作，以及项目文件的编排、整理、归档，以及验收等。这类档案管理工作的专业性更高，管理人员不仅需要具备较高的档案管理能力，还需要了解光伏发电工程内容的类别和管理规范。在常规档案管理中，管理人员要明确规范性引用文件的管理方式。规范性引用文件常见于电子文件、归档照片、档案管理、企业档案规范，以及国家重大建设项目文件归档等方面。除此之外，管理人员还要对项目档案和电子文件进行系统的分类和整理，标注好档号，以备档案移交。常见的电子文件，包括光盘、磁盘、计算机移动硬盘等[1]。这些档案储存设备需要经过有效的管理，才能够确保项目工程的正常运行。管理人员在分类整理的时候，要明确档案的来源、内容、形式，针对实体性档案更是要进行有效的分类、排列和编号，确保这些档案能够被有序的保存起来。档案管理工作还涉及档案的移交，各部门及单位的负责人员需要将整理完毕的档案，在上级监督、审核后移交给档案部门，进行统一管理。因此，档案管理必须要实行统一领导，分层监督的形式，以确保档案文件的安全性和完整性。

2 光伏发电工程档案管理的岗位职责

为了确保项目档案管理的安全性和有效性，必须落实严格的责任制度，并将这种责任制度与项目工程的常规管理相结合，将档案管理的具体行为纳入项目招标、合同制定、工程监督等各个环节。项目档案管理必须要在领导的统一监管下合理的划分职责范围，各个部门能够依据相应的岗位要求，对档案进行归类和整理，尤其是在档案入档和转移的时候要保障监督机制的运行，确保档案管理流程的规范化。除此之外，档案管理部门还要依据相应的单位要求，对档案的附录进行归档，并移交到相应的部门。根据不同的部门特征，管理人员要对档案管理职责进行有效的分类，比如在施工、调试部门，档案管理工作能够成为合同验收和项目推进的载体。管理人员在调试文件后，会将相应的档案提交给监理单位。

3 光伏发电工程档案管理现存问题

3.1 忽视档案管理的重要性

在档案管理工作中，会出现对档案重视不够的情况。由于档案管理工作制度不完善，部分管理人员以及领导干部错误地认识档案的使用价值。大部分人都会认为档案管理工作只是事务性的，无非关系到文件内容的抄写和归档。因此，大部分档案管理部门在企业和单位中都是非重要部门，其职能也被大家忽视。其实档案管理工作内容繁杂，管理人员要处理的信息文件体量庞大[2]。故而，只将档案管理工作归纳为不丢失文件，不泄露秘密，能在外界查档的时候给予帮助，是对档案管理工作的轻视。这种思想严重阻碍了档案管理工作的有效进行。不同于一般的档案，光伏发电工程档案涉及更多的专业性内容，管理人员和领导干部必须要对相关档案的保存和管理予与以高度的重视，以此确保光伏发电工程项目的顺利进行。总之，忽视工程档案管理工作的重要性必然会导致档案管理工作人员意识淡薄，管理手段落后的问题。对此，档案管理部门要以严格的管理制度和精细的工作方案，促进档案管理工作的有序进行。

3.2 档案管理制度不健全

档案管理工作要求管理人员能够对档案进行有效的收集、装订、整理和归类。档案管理工作的重要性不容小觑。只有通过有效的管理手段才能提高档案管理工作的系统性和有效性[3]。但是在管理中，很难确保管理人员具备良好的业务素质。针对档案管理工作存在的具体问题，管理部门并没有予以高度重视，忽视管理手段的革新，以及对业务人员能力的培训。这些原因都会导致档案管理类别混乱，文件归属不清的问题。档案管理工作中常会接触一些涉密文件，这些涉密文件关系到企业或是单位的机密信息，一定要妥善保管。一旦管理人员业务能力薄弱，就容易出现丢失和泄密的情况。针对这种情况，管理者要从管理制度和管理方式上找原因。造成这一现象的原因，极有可能是管理制度不健全。管理制度是确保档案管理工作顺利进行的基础，只有明确管理制度的条目和要求，才能确保档案管理工作的安全稳定。管理人员依据相应的制度也能够有效避免不良行为的发生，提高自身的责任意识。反之，管理制度的不足和业务能力的薄弱都会导致档案管理的不良后果。

3.3 管理人员业务水平低

档案管理部门需要高素质的人才。目前，在部分文件档案管理部门存在人才资源不足、业务不对口、人员流动性大的问题。从人才资源角度而言，档案管理工作者需要具备专业的业务素质和技能，能够明确档案管理工作的具体流程和方式，在经受过专门的培训之后，能够快速的胜任当前的岗位。在日常管理中，管理人员能够对档案的分类和保管期限进行系统的记录，以高度的责任心面对档案归档和分类的具体工作[4]。由于档案管理人才稀缺，档案管理工作无法适应单位和企业的要求，时常出现错误。许多档案管理人员身兼数职，并不是档案管理专业出身，必须承担自己并不熟悉的业务。这类管理人员明显力不从心，在工作中往往会由于认识不清，理论基础不扎实，而难以应对日常的档案管理工作。再加上基层人数较少，大管理部门人员流动性较大。面对管理队伍不稳定的情况，负责人也很难有效贯彻和执行档案管理工作的具体制度，强化对业务人才的培养。种种弊端使得档案管理专业人员在岗位上无法发挥应有的作用，最终严重影响档案管理工作的进行。

4 提高档案管理水平的可行性对策

4.1 借助信息化手段提高管理效率

现代档案管理手段的应用已经成为影响社单位和部门发展的关键因素。随着信息技术的不断发展，现代档案管理也要进一步实现信息化。在传统的档案管理工作中，常会出现信息查询服务质量低的问题，不仅档案管理工作的效率低，而且保密性差，给平时的管理和维护带来很大的阻碍。信息技术的应用就可以有效弥补这些问题，让档案管理部门的工作人员从繁杂的工作中脱离出来，采用电子信息技术的手段，合理的做好平时的归档、管理和查阅工作[5]。为了便于档案管理工作的进行，要构建档案信息自动化系统，以计算机技术为依托，将档案的内容录入到电脑之中。工作人员在对管理系统进行操作的时候就可以快速的查找信息，增补档案的内容，同时也能更好地确保档案的安全性。档案涉及的信息十分庞大，根据不同单位、不同项目类别和不同岗位要求对档案进行归类是极为艰难的，但是有了档案管理信息自动化系统，就可以轻易解决这些问题，最终实现光伏发电项目档案管理的现代化。

4.2 档案管理模式的融合发展

面对上述问题，光伏发电项目档案管理工作的模式亟待改变。为了有效确保光伏发电项目档案管理工作的正常运行，新时期的档案管理模式体现出融合性的特点。在传统模式中，光伏发电项目档案会受到多个部门的管理，比如单位的档案部门、领导集团和其他业务单位等[6]。这些部门为了确保工作流畅性，会按照项目的特点转移档案。这种管理模式在一定程度上降低了光伏发电项目档案管理的实效性，也限制了工作的效率。由于这一体制使用的时间较长，无法快速的改变这些弊端，因此传统的档案管理模式在一定时间内会坚持使用，并与新的档案管理模式呈现并行的状态。现代档案管理模式是在市场经济发展要求下所产生的，更具开放性，在人性化的管理手段下，人们能更好地了解光伏发电项目档案管理的具体工作。因此，二者的有效结合让新旧光伏发电项目档案管理模式得以克服自身弊端，互相借鉴。

4.3 提高专业人才的培养水平

人才是行业发展的关键。在光伏发电项目档案管理部门也必须要发挥人才的引导性作用。档案管理人员必须要来自专业化的队伍，具备丰富的业务知识，在档案管理中能够结合自身的优势提高档案管理的品质[7]。为了更好地引进人才企事业单位必须要构筑人才资源库，对资源库内的人才进行分级培养。对于那些业务能力较弱的人员要进行集中的培训，重点突破业务能力不足的问题。而对于业务能力较强，发展后劲足的管理人员，则要进行系统性的培养，根据不同人才的特点和工作能力的强度，制定有效的培训课程。通过网络培训或是实体培训的形式给光伏发电项目档案管理人员提供二次学习的机会。通过这种方式搭建人才培养的平台，让光伏发电项目档案管理人员能够发挥应有的作用，在岗位工作中实现个人的价值。由此可见，人才驱动是促进档案管理工作开展的必要手段，在新经济政策推行的背景下，人才必须要占领时代发展的新高地，推动企事业单位的发展和社会的进步[8]。

5 结语

光伏发电项目档案管理是单位的基础性工作，关系到项目档案管理的科学化和现代化。在市场经济不断发展的情况下，传统的光伏发电项目档案管理办法已经很难满足现代工作的要求，也不适应时代发展的趋势。因此，必须要重新改变管理中的责任归属、业务模式等问题。光伏发电项目档案管理办法的制定要结合时代发展的因素，改变管理的基本条件和途径，培养更多的专业化人才。