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石化研发中心视频会议系统的运维

2021-04-11张兰波

甘肃科技 2021年6期
关键词:会场视频会议兰州

郝 萍,张兰波,吴 江

(中国石油兰州化工研究中心,甘肃兰州 730060)

作为我国支柱产业的石化行业,其在国民经济发展中占有举足轻重的地位,特大型石化央企——中国石油天然气集团有限公司承担着国有企业的历史使命,而集团公司发展的源泉就是科技创新,2006 年集团公司决定组建了唯一的直属研究院,总部位于北京(简称石化院),下设两个研发中心,分别设在甘肃省兰州市和黑龙江省大庆市,简称兰州中心和大庆中心。由此公司日常的沟通协作、培训、会议等工作非常频繁,而传统的出差模式不仅耗费了公司大量的人力物力和时间,更使工作效率降低,已完全不能适应市场经济需求。

网络多媒体通讯系统,特别是视频会议系统的应用正是满足了人们跨跃空间,实现异地“面对面”交流的需求,成为日常办公、远程沟通协作的重要工作平台。石化院基于宽带通信网络,通达远程终端操控技术,创建了三地视频会议系统。随着石化院科研工作的不断深入,会议数量逐年增加,尤其是2020年一场突如其来的新冠肺炎疫情的暴发,城市间的人口流动按下了“暂停键”,视频会议成为唯一的三地工作窗口,每周会议数量平均达到十余次,甚至一天三四个。兰州中心作为主分会场,如何确保视频会议系统的安全稳定运行纳入了日常管理工作。

1 研发中心视频会议系统的介绍

视频会议系统是一种使用专门的音频、视频设备,通过传输网络系统,实现远距离点与点、点与多点间的现代会议系统。总部视频会议系统采用基于H.232 协议标准的多点控制单元(MCU),设置了主会场、区域中心、分会场三层架构。主会场配置MCU、视频会议终端机和音、视频输入输出设备,区域中心配备MCU,分会场配备终端机和音、视频输入输出设备。区域中心和分会场网络采用全光路千兆专线接入,可满足1080P 高清视频需求。

石化院主要从事化工相关产品及技术的研发,新产品标准化、知识产权及决策支持研究,因此,研发方案及技术数据等相关技术信息具有一定的保密级别。为了确保技术信息的可靠性和安全性,所有会场均使用中国石油天然气股份集团公司的独立专网,该网只用于视频会议,会场的IP 独立,域内会场双向互联互通,域外不能访问,切实保障研发信息的安全。

2 研发中心视频会议的运行状况

石化院视频会议系统自2007 年投入使用以来,充分体现了视频会议的优势,一是大幅度减少了公司人员三地往返差旅,仅兰州中心每年可节约差旅费上百万元,同时也节省了公司人员的时间成本;二是显著加快了公司内部的信息传递速度,提高了工作效率;三是参会人员的数量不再受场地的限制,覆盖人员更广泛,促进了公司员工在各项工作的参与交流,提升了工作质量。兰州中心作为石化院的主要研发团队,其科研成果推广市场份额逐年拓展,相关会议的召开频次越来越密集,自视频会议系统运转十多年来发生过多种问题,这些问题主要体现在以下几方面。

2.1 管理流程不到位

兰州中心的主营业务决定了视频会议系统的特殊性,其管理水平的高低决定了系统的高效、安全稳定性。视频会议系统的管理是一个多部门协同合作的系统工作,涉及了综合管理部、信息中心及服务中心等多部门。在系统运行初期,由于尚未制订相关管理制度,部门岗位职责未明确,各阶段分工未细化,处理故障不及时,造成会场中断,影响会议进程。

2.2 作业指导不规范

一套完整的视频会议系统包含了很多技术含量很高的硬件设备和软件,设备连接线缆密集且线路错综复杂,任何环节的不当操作都会影响系统的正常运行。系统启用初期,各种设备的运行和操作仅参照使用说明书,未根据会议应用场景编写详细操作指南。

2.3 维护手段不全面

视频会议系统的安全可靠运行会受到网络信号、会议终端机、音视频设备的影响。由于各会场的环境条件不同,出现各种类型的故障,造成维护手段复杂,难度加大。及时定位排除故障、响应应急模式非常关键。现有应急资料不全面,近年来运维的人员的流动,部分运维人员缺乏专业培训,未熟知设备的操作、视频会议的框架、网络协议、设备维护知识。

3 视频会议系统的维护保障

视频会议系统因其高效便捷的优点在越来越多的工作场景被利用,如何充分保障视频会议在兰州中心科研工作中的使用需求,兰州中心紧密结合本单位的实际情况,从管理制度、技术指导及维护手段等方面形成了一套维护保障模式,从而保证了视频会议系统的安全稳定运行。

3.1 管理制度化

根据兰州中心实际工作状况,综合管理部制订了《视频会议室管理规定》,明确了部门及人员职责划分,规范了会场布置形式,确立了会场使用流程;对中大型会议设置了《服务评价记录》表单,跟踪了会前准备、会中服务、会后反馈评价的全过程管理,对每次评价记录进行统计分析,并将音视频系统故障处理方案进行总结归档,制度化和表单化的管理高效保证了会场有序使用。

3.2 运行规范化

视频会议系统是比较复杂的系统,要确保系统安全可靠运行,在设备平稳、安全运行的基础上,还要加强管理,完善系统的技术资料,编制标准的操作指导,规范设备的线路标识。兰州中心在系统升级改造前期,安排运维技术人员参与检查验收强弱电、硬件,标识每台设备、每条线缆,收集相关的技术资料,详细绘制系统结构图、设备连接图、强弱电布置图,以便运维人员后期学习;在升级后期,根据系统的运行情况,编制操作指南,模拟不同的会议场景进行实际操作演练。全流程的规范化运行,确保了会议顺利进行。

3.3 维护专业化

视频会议中,经常会遇到突发事件,根据问题响应基本应急预案,包括:故障排查顺序;终端故障,备用设备切换;音视频故障,采用“简化模式”(音视频输入输出设备直接与终端相连,保障信号的双向传输)等。对于预案中未出现问题的应对措施进行详细记录,不断完善应急模式。

兰州中心视频会议内容时常存在涉密和敏感信息,运维工作不仅确保系统实时通信与画质、音效的品质,还需保障会议的信息安全。因此,需要组建一支有良好服务意识、高效执行力、以保障会议系统安全平稳运行为目标运维团队,团队中配备1-2 名技术人员,该人员首先负责日常维护有效开展,定期检查网络安全的保障体系,升级病毒查杀软件,加强网络安全措施。其次,完善知识结构、掌握前沿实际的应用,培训操作人员专业技能,分享运维保障经验,使之熟知制度及操作指南,运用软件测试系统,并在异常时迅速有效实施应急预案。通过组建及培训,不但提供会议的技术保障,还提高了团队的专业性。

经过上述体系化运维保障实施,有效保证了运维工作和规范性和专业性,提升了视频会议的管理水平,缩短故障处理的时间,降低会务成本,提高了企业效益。

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