高等学校票据管理体系探析

庞九彬 陈秋蕊 荀宝莉

随着教育体制不断的深化改革，高校收费形式和范围也逐步扩大，票据管理在高校财务管理中的地位也是越来越重要，票据管理的规范与否直接或间接的影响到高校的运行和发展。本文结合具体工作实践，对高校票据管理现状及存在的问题进行了阐述和分析，旨在利用信息技术手段，建立高校票据管理体系，实现票据闭环管理，从而提升高校票据管理水平，确保财务管理工作高效有序的运行和健康的发展。

随着教育体制不断的深化改革，高校收费形式和范围也逐步扩大，票据管理在高校财务管理中的地位也是越来越重要，票据管理的规范与否直接或间接的影响到高校的运行和发展。结合具体工作实践、高校票据管理现状及存在的问题，利用信息技术手段，建立一个实现票据闭环管理的体系，从而提升高校票据管理水平，确保财务管理工作高效有序的运行和健康的发展。

一、高校票据管理现状与问题

票据是高校会计核算的重要原始凭证，是学校会计监督及内部控制的重要方面，是上级主管单位、财务、税务、审计等部门进行监督检查的依据，其使用与管理是高校财务管理的重要基础性工作。

（一）高校票据的种类

当前高校票据按承载的介质分纸质和电子两种，按功能和用途分为财政票据和税务发票，财政票据和税务发票都存在电子票据。

财政类票据，具体包括财政票据包括中央非税收入统一票据、行政事业单位资金往来票据、捐赠票据、中央非税缴款书。税务类发票，具体包括增值税专用发票和增值税普通发票。

（二）高校票据管理现状及存在的问题

高校票据管理包括票据的印制、领购、开具、取得和保管等。国家对票据管理的制度包括财政部制定的《财政票据管理办法》，《中华人民共和国发票管理办法》等。由于高校规模的不断扩大和经济活动的多样化，以及信息技术的快速发展，增加了票据管理的复杂性和重要性，也出现了一些管理上的困难和缺陷。

1.对票据管理工作缺乏重视，管理制度不健全

目前很多高校在对财务管理工作的开展过程中，集中精力并投放资源在会计核算工作中，没有认识到票据管理会给整个财务管理工作带来的重要影响，票据管理松散，制度不健全，导致票据管理工作不够细化、规范化，容易出现不相容岗位不分离、票据使用不规范等问题。

2.纸质票据管理成本较高，且师生体验不佳

大部分高校现在还在使用纸质票据，纸质票据的开具、分发、核销、归档成本较高，且需要现场领取，如遇到财务繁忙期还会影响领取效率，占用科研、学习时间和精力。

3.票据管理信息化水平低，不利于进行统计分析

目前，很多高校票据管理信息化实现程度较低，尤其是财政票据的管理，依靠手工 EXCEL 表格实现，只有少数高校，或者自行研发票据管理软件，或者委托开发票据管理模块。大量的票据通过人工管理，不利于对所开票据从不同角度进行统计分析。

4.收入入账与票据管理系统未对接，联动管理机制缺失

高校开票存在两种情况，一种是到款开票;另一种是预借开票。开票人员将票据递交经办人后无其他监管措施，对经办人是否及时入账、完成入账，无从管理。开票与入账环节各自独立、数据未实现对接，容易造成实际开票金额与收入入账金额不一致的情况发生，存在内控风险。

5.预借票据快速增长，加大了票据管理难度

根据票据管理规定，一般是先收款后开票，但实际操作中，有些单位为了规避自身财务风险，往往要求先开票后付款。高校为了科研事业发展，对预借票据的需求在一定范围给予支持。随着近年来高校科研经费的大幅度增加与社会服务收入的不断增长，预开票的金额和频率增加，容易出现预借的票据到款不及时甚至不到位、票据遗失、开票未确认收入、清理难度加大等问题，增加了财务管理的风险。

6.对报销票据的监管力度不够

近几年科研事业的繁荣和发展，高校科研经费收入连年增长，相应给科研经费管理带来挑战。财务报销人员每天要接触大量的票据，而对票据的真实性和合法性、电子票据是否重复提交，缺少有效的监管，因此而带来一定的财务风险。

二、建立票据管理体系，实现票据闭环管理

建立“以数字化信息化手段控制收入、管理收入”为目标的票据管理体系，提升高校票据管理水平，充分运用计算机和信息网络手段，实现票据的开具、管理、运输、查询、存储等全流程无纸化电子控制。

（一）建立学校票据管理系统

建立票据管理系，优化票据管理模块和流程。为解决目前现场预借票据跑路、准备较多纸质单据的问题，加强票据流程化和信息化管理，将票据流程嵌入模块中，教职工可在線上办理票据业务;票据的开具、收回情况可直接通过系统获取;与财务系统互联，用信息化手段加强对票据业务的监管。

（二）建立高校票据池

高校票据池是指针对高校税务发票和财政票据设立的票据池。票据池是对学校票据集中管理模式的体现，具体包括行政事业收据和税务票据，其中行政事业收据又可分为开出的票据和收到的票据，税务票据又可分为增值税销项票据和增值税进行票据。票据池的建立可对学校票据进行实时动态管理，有效保障会计原始凭证的真实有效，防范假票、重复入账风险，也是电子票管理潮流的必然要求。

1.票据“入池”审核。

教职工在申请票据报销和经费到账入账时，需向财务提供相关票据，并将票据号输入财务系统中，届时通过财务系统与票据系统、税务系统的对接，首先对票据的真伪进行校验，无误后再进行票据查重审核，审核无误后的票据进行后续操作，没有通过审核的票据直接退回，并注明退回原因。

2.票据追踪管理。

票据审核通过后，继续完成报销或入账财务处理，形成凭证号，将凭证号及“已入账”标识标记到相应的票据上，并继续存放在“票据池”中。

3.票据查询服务。

教职工繁忙于科研事务中，办理财务业务的时间和精力较少，往往会忘记票据是否已完成报销和入账手续，存储在“票据池”中的票据在为票据的真伪性和重复性检验提供基础数据的前提下，向教职工提供查询服务，根据票据号可直接查询是否完成财务处理，并可获取凭证号。

（三）建立高校票据认证平台

1.建立票据报销认证平台，落实对报销票据的管理。推进完善票据验证管理模块，与财务预约报销系统对接，增加票据认证环节，确保财务原始凭证的真实合法，一定程度上规避财务风险。

2.推进与学校财务系统无缝对接。缴费项目、缴费流水、电子票据和账务的无缝对接，做到所有收费项目和电子票据的闭合管理。到款→开票→入账一站式线上办理，不仅可以提高学校财务管理水平和财务工作效率，也可在一定程度上提高师生满意度。

3.推进与学校科研系统无缝对接。学校财务、科研部门联合推进线上办理科研经费入账。到款、立项审核、开票每个环节都形成电子凭单作为入账原始凭证，师生可在线上完成科研经费入账工作，大大节约师生时间和精力，同时可推进高校财务票据影像化工作。

三、保障措施

（一）健全票据管理制度

根据国家及地方有关要求，高校积极制定相应的票据管理制度，确保票据管理行为合法合规，使得票据管理工作的开展有章可依，严格执行票款分离，并落实专人负责;梳理票据管理流程，确保票据管理制度通过流程控制到位。

（二）充分发挥对票据管理工作的审计、监察作用

定期对单位的收入项目和票据进行清理检查，防止违规收费、滥开票据、公款私存和私设“小金库”的违纪违规事件发生。

（三）落实预借票据制约措施

严格控制预借票据，需要预借票据的单位或个人需提交申请，明确到款期限，一旦到期款项无法到账，可以通过限制借款单位或个人无法再次借票，或者对其课题项目结题加以限制等措施，保证学校各项科研项目的顺利开展，有效的降低学校的财务风险。

（作者单位：1.山东大学;2.中国石油大学（华东））

山东省教育会计学会2019年度课题项目。