数字化技术在档案管理工作中的应用

贾江洚

（铜仁职业技术学院 贵州 铜仁 554300）

1 引言

随着数字化技术的深入发展，档案管理工作也迎来了一个崭新的局面。如何更好地发挥数字化技术在档案管理工作中的重要作用，以便促进档案资料的深入利用，已经成为了当前档案管理相关人员普遍关注的重点课题。本文通过对数字化技术在档案管理工作中的应用优势与应用过程中存在的问题进行分析，并提出了几点应用策略，对于提高档案管理工作的质量，具有十分重要的作用[1]。

2 数字化技术在档案管理工作中的重要作用

2.1 有助于降低档案管理工作的成本

在传统的档案管理工作中，档案资料大多以纸制品记录为主，且由于工作量巨大、耗时耗力，档案管理部门所需要的人员众多，因而导致档案管理工作的成本极高。而数字化技术在档案管理工作中的应用，不仅能够大幅度提高工作效率，且由于不需要大量的纸制品消耗，因而能够减少对树木等自然资源的浪费，也可以减少相关单位在人力资源方面上的成本损耗。此外，由于不需要再利用过多的空间去存储纸质档案资料，因此相关单位还可以减少空间上的浪费，提高了空间的可利用率。

2.2 有利于提高档案管理工作的保密性

在传统的档案管理工作中，档案资料大多以手写或打印的方式通过纸质材料来进行保存，在时间的浸染下，油墨可能会褪色，从而导致档案资料信息的不完整。另外，由于缺乏有效的加密手段，因而档案资料可能会存在被篡改的现象。而充分利用数字化技术在档案管理工作中的优势，能够把档案资料等信息转变为数据形式进行编辑、整理与保存，并通过技术手段对其进行加密处理，因而提高了档案管理工作的严密性，使档案资料能够真实有效地反馈给调阅者，提高了档案资料的可利用率[2]。

2.3 有利于提高档案管理工作的效率

在传统的档案管理工作中，当相关人员需要对档案资料进行调阅时，往往需要档案管理工作人员先将档案资料进行归档后，才能进行查询与调阅，极大地降低了工作效率。而充分利用数字化技术在档案管理工作中的优势，能够十分简单且快速地处理档案资料信息的归档工作，并且在对档案资料进行查询与调阅时，仅需要几个简单的指令即可直接查找到相关资料，不仅快捷而且准确，还能够进行远程操控处理，极大地提高了工作效率，提升了档案资料的有效性。

3 数字化技术在档案管理应用过程中存在的问题

3.1 缺乏先进的档案管理意识

现阶段，很多人对档案管理的数字化还缺乏足够的认识，部分领导者或档案管理人员缺乏先进的档案管理意识，认为传统的档案管理模式已经非常成熟，虽然比较落后，但大家已经习惯遵循这种工作模式，并没有对单位的效益产生负面影响，因而并不愿意去采纳新技术。还有的单位虽然已经认识到档案管理工作数字化是适应时代发展的必然趋势，但由于对档案管理数字化建设的投入不足，从而导致档案管理数字化建设进度缓慢，难以充分发挥其重要作用。

3.2 档案管理人员缺乏专业化

一些档案管理工作人员由于信息技术水平较低，因此在数字化档案管理工作中，缺乏一定的专业水准，且普遍存在缺乏安全管理意识的现象。很多档案管理工作人员仅会对档案管理系统的软件进行简单操作，却没有能力对档案资料的安全进行保障，从而导致档案管理系统容易受到网络黑客或木马病毒的攻击，一旦档案资料信息被泄露、篡改或损毁，有可能会对单位造成巨大的负面影响，甚至直接导致经济上的重大损失。因此，提升档案管理工作人员的专业水准，对于提高档案管理工作的有效性，具有十分重要的意义[3]。

3.3 缺乏完善的配套设施

数字化技术需要有相应的硬件与软件等配套设施作为其运行载体，才能实现在档案管理工作中的应用。然而，很多单位的领导者却缺乏这方面的观念，以为只要有计算机设备和网络就能实现数字化技术的应用，因而没有认识到改善数字化档案管理工作环境的重要性，以至于档案管理工作的质量难以提升。如档案管理部门的环境恶劣，甚至有的单位并未对档案管理部门设置专用的办公区；还有的单位缺乏对数字化技术的有效投入，从而导致软件系统的更新不及时，难以顺利或流畅地完成档案管理工作，因而影响到了档案资料信息的有效利用，降低了档案管理工作的效率与质量。

4 档案管理工作中数字化技术的应用措施

4.1 树立科学的档案管理理念

现阶段，数字化技术在档案管理工作的应用过程中，主要是依托于先进的信息技术手段与相关的设备、软件来实现的，但这些都要依靠工作人员来进行操作。因此，提高数字化技术在档案管理工作中的有效性，应先从树立单位负责人与档案管理工作人员的先进理念入手，构建完善的档案管理工作制度，并使档案管理工作人员加强对数字化档案管理的正确认识，以便从思想观念与工作实践两方面入手，推动数字化档案管理工作建设的进程。

首先，单位负责人应以本单位的实际情况为参考来制订档案管理数字化建设的目标，以便凸显档案管理工作数字化建设的科学性与合理性。在“互联网+”的背景下，数字化技术已经广泛深入到社会的各行各业中，因而单位负责人应充分认识到档案管理数字化建设的重要意义，并构建完善的档案管理工作制度，对档案管理数字化建设加大投入力度，从而为档案管理数字化建设奠定基石。

其次，完善的档案管理制度首先应符合单位的实际情况与数字化档案管理建设的发展情况，对档案管理工作进行有序的安排，并根据管理工作性质的不同，调整其管理的工作重点，从而达到对管理主体的准确把握。此外，由于档案管理工作涉及单位的众多部门，因此档案管理工作人员应加强与单位各部门的联系，并引导单位全员对档案管理部门的资料采集与管理工作进行高度配合，有助于提升档案管理工作的质量。档案管理工作人员要将已采集的档案信息进行有效的整理与归类，并利用数字化技术对导航菜单功能进行细分化设置，有助于提升档案资料查询与调阅的效率与准确率[4]。

4.2 提升档案管理工作人员的专业素养

提升档案管理工作人员的专业素养，有助于提升档案管理工作数字化的有效性。因而，单位负责人应充分认识到档案管理工作人员专业化的重要性，加强对其进行培养，以便满足档案管理数字化建设的需求。

（1）单位应加强对档案管理工作人员专业化的培训。一方面，要从思想观念上转变其对档案管理数字化的认识，使其能够正确认识到档案管理工作的重要性，从而使档案管理工作人员能够加强档案工作的安全管理力度。另一方面，应提高其信息技术的专业化水平，除了能够正常操作档案管理软件外，还应对一些相关的硬件知识与防护软件加强把握，有助于提升其工作质量。

（2）单位负责人应设置科学的奖惩制度与考核制度，定期对档案管理人员进行专业能力的考核，考核达标者可予以一定的奖励，而对于考核不达标者，不仅要对其进行适当的处罚，还应该延长其培训时间，有助于提高培训活动的有效性。

（3）单位还可以从外界直接聘请符合档案管理数字化的专业型人才。需要注意的是，在招聘时应结合其学习能力、职业能力以及信息技术等综合方面进行考虑，力求打造具有专业水平的档案管理队伍，有助于提升档案管理工作的有效性。

（4）单位应优化晋升机制，对于专业能力强、学习能力快以及工作质量优异的员工，上级领导应对其进行加强培养，并在恰当时机应予以提拔，有助于保留人才，避免人才的流失，有助于加快档案管理数字化的建设进程[5]。

4.3 完善数字化信息设备的配套设施

档案资料信息具有十分重要的可重复利用价值，能够为单位的领导者提供发展方向的参考资料、能够为单位各部门工作提供可参考经验等。此外，档案资料信息中还包括单位上下全体工作人员的个人详细信息，一旦泄露可能会造成极其严重的后果。基于档案管理工作在社会各个行业中，都具有十分重要的作用，因此，保证档案资料信息的真实性、完整性以及安全性，对于档案管理工作而言，具有十分重要的意义。

首先，相关单位应完善档案管理数字化的硬件设施，如应采用高性能的电脑设备，避免其时而出现因内存条故障、硬盘故障或者CPU、电源等问题而导致死机，从而造成档案信息数据的损毁或丢失，破坏了档案信息的完整性。

其次，相关单位应加大对档案管理系统的软件投入，如购买正版、高效的防毒杀毒软件，有助于为计算机设备提高安全指数；还应该加强其防火墙的保护力度，再遇到网络黑客的袭击时，具有一定的防护能力。另外，档案管理工作人员应定期对档案管理系统的软件进行配套更新或升级，从而使档案信息调阅工作有所保障，并提高了档案管理工作的速度与水平。

最后，单位应设立专门的办公区域用以档案管理工作，除了有利于计算机设备的散热，还有助于保证档案资料信息的真实与完整，避免其他无关人员随意进出档案管理部门，对档案资料信息进行复制、修改或删除[5]。

5 结语

通过本文的分析与研究，充分发挥数字化技术在档案管理工作中的优势，能够有效提升档案管理工作的质量。基于此，本文提出了几点相应的策略：树立先进的档案管理意识、提高档案管理人员的专业化水平、完善数字化信息设备的配套设施等。文中所提的几点策略，对于优化档案管理工作数字化的质量，具有十分重要的作用，有利于档案管理工作的可持续发展。