“互联网+”时代医院综合档案管理的转变

李晓艳

“互联网+”时代为现代档案资源的管理带来了新的机遇，但与此同时也带来了各类发展问题。医院综合档案作为医院的主要信息载体，是医院不同部门在日常工作当中积累并归档的档案总称，是医院重要和关键信息的整合。档案的齐全和完善程度将直接关系到医院未来的生存与发展。档案类型较多，各种文件资料比较复杂，我们在采取管理工作时也应该进行网络化管理，这不仅是时代发展的必然趋势，同时也是我国医疗体系多元化的必经之路。

1 “互联网+”时代下的综合档案管理工作

当前的档案资源主要包括两个方面的内容，一种是原生的电子文件，另一种则是传统载体的档案类型。随着“互联网+”概念的提出，原生性数字档案类型开始出现，也让人们开始意识到数字档案可以独立在实体档案之外。新时期，我们利用大数据汇集成为的庞大信息群体，促成了档案管理的集中化特点。

1.1 综合档案管理

医院内部的综合档案管理与传统档案管理具有几个方面的个性化特征。一是现代档案以电子化档案为主，具备可以复制和调整的属性。原本的纸质类型档案本身就是元件，电子档案显然在操作方面更加便捷，无论是对文字进行增加、删除还是修改都比较便捷，也不会因此产生修改痕迹，很容易按照实际需求制定统一的制作标准，在短时间内大幅地提升学习和工作效率。通过网络等途径，电子档案可以迅速并安全地传递给需要的人群，在这一方面比传统纸质档案便捷很多。综合档案管理也对存储空间进行了针对性改进，节约了大量空间。

1.2 医院综合档案管理的特点

医院综合档案管理工作具有便捷化、多元化的特点。通过数据库和计算机技术把医院各个部门的档案、病案信息进行整合处理之后进行资源共享，可以让医护人员利用统一化的搜索平台，让工作人员可以随时借助电脑来获取他们需要的内容。这标志着档案管理正式地进入了网络化时代，大幅地推动了医院档案管理事业的发展[1]。资料收集过程与档案管理质量之间存在着密切联系，现代档案管理的过程是实时开展的，在信息传输和应用的过程当中会采取新的途径来节约工作时间和工作效率，最大限度地丰富了档案收集的内容。当然在本次研究中我们的研究对象都是电子档案，传统档案的劣势过多已经逐渐地被电子档案所取代。互联网技术出现后，让档案管理在形式上呈现出多元化特点，而互联网+的发展和办公自动化的普及，档案不再拘泥于一种传统的“文字档案”形式，一些图片、视频甚至是声音资料都可以成为档案的不同形式。这说明档案管理所服务的对象和表现模式发生了改变，档案的内容得到了更有效的利用，档案管理事业也能因此得到稳定发展。

1.3 现实意义

从综合档案管理的现实作用来看，“互联网+”时代背景下的综合档案管理对于提升医院内部诊疗水平意义显著。医学领域存在的治疗不足和过度治疗现象普遍存在，在不同的医疗机构当中也会采取不同的处理措施，患者的治疗效果和花费也存在差异。但是在“互联网+”和大数据的支持之下，我们可以直接利用患者的电子档案作为参考对象，对患者的实际状态、体征数据和前期治疗资料等进行综合系统分析，并且将分析结果进行整合，帮助医生在临床诊疗的过程中选择最佳和最合理的方案，以此而减少出现的负面效应[2]。无论是哪个医疗机构当中电脑系统都可以为医护人员提供不同的参考措施。

在对患者进行治疗和护理管理的环节，也可以进行档案信息的数据分析。传统档案管理要面对大量的纸质文件与信息，医院内部很难获得准确而有效的内部数据用于评估工作。但综合档案管理理念之下，电子文档变得越来越规范化，可以快速定位需要的信息范围然后获取结果，对全局运行状态展开合理分析[3]。这种做法也转变了医院对于案例跟踪过程的单一性，保障分析结果的准确程度。例如医院内部可以对日常运行过程中出现的数据和临床诊疗过程进行内容获取，将其进行整合后再存档，医院在科室管理方面也会更加有效[4]。

值得一提的是，在一些科研工作上，综合档案管理也能起到良好的促进作用。借助档案内容，可以对某些疾病的具体特征进行分析，并将其与医疗研究过程当中涉及到的数据进行对比，从而得出相关性结论。显然这种结论在促进科研成果的集成化方面效果突出，为技术转化为生产力的过程提供理论依据，为一些疑难杂症提供更加稳定而效果突出的治疗方案。以药品研究为例，一项药物从开始研发直到最终问世投入临床应用，需要经过漫长的实验过程，单纯借助人为获取的数据显然会有误差的风险存在[5]。因此，借助电子文档的统一报表形式，可以有效规避风险，为患者提供更加合适的药物提供科学而合理的诊疗方案，按照患者的个体情况采取个性化应对措施[6]。

2 当前医院综合档案管理当中存在的问题

任何医院在经营的过程当中都需要提升信息管理和信息处理水平，利用专业的系统和运营体系来促进信息化建设工作。随着信息化建设工作的深入，信息系统的应用范围不断扩大，功能性也得到了拓展，逐渐在“互联网+”的支持下朝着自动化和智能化的方向而发展。因此，档案管理框架体系在医院运营建设过程中扮演着非常重要的角色，国家在这一方面也投入了大量工作[7]。例如2010年开始卫生部门开始进行电子病历的试点工作，并取得了良好的成果，医院内部的其它档案资料也发生了改变。尽管当前对于传统纸质媒介的管理已经具备了比较完善而成熟的管理制度，各个医院也配备了专门的方案用于存储关键资料，安排了专门的人员负责此类工作，特别是一些涉密或是涉及到技术的文件资料[8]。不过对于电子档案的综合管理工作而言，无论是在权责还是在管理体系上都存在着一些缺陷，这将直接影响到科室工作能否顺利开展[9]。

2.1 安全问题

安全问题是当前安全风险产生的主要原因。以数字档案为例，数字档案的安全风险主要体现在其高度的共享性带来的内部信息与信息内容安全问题。数字档案自身的特点及其对信息技术的高依赖性，使得档案内部的系统安全和计算机安全非常关键，维持外部网络环境安全同时也是适应“互联网+”时代的必然要求。医院的数字档案资源在平台、手机客户端等方面实现了开放利用，可以让档案资源暴露在网络开放环境下，所以也应考虑到网络环境带来的安全威胁。

在大多数医院的网络系统当中，一部分网络防御系统的功能性受到了影响，如果出现网络入侵，会让一些关键的电子档案系统直接暴露在入侵者的面前，如果涉及到技术和精密研究的关键数据被恶意篡改，不仅会影响日常工作的展开，还可能会威胁到患者的生命健康安全。医院的医疗系统是很长时间建立起来的综合体，子系统之间需要进行工作协调，在缺乏安全管理制度的前提下医疗机构的安全隐患仍然存在[10]。

2.2 存储和调用问题

在档案存储和管理方面，文字类档案缺乏比较规范化的管理，甚至缺乏可以长期使用的分类辨别方式，一些文字类的文档在调用的过程当中无法根据相应的标准进行检索。在面对某些突发事件或是非日常类的事件时会出现管理问题。无论是文字，还是不同格式的图片文件、视频文件在存档时都应做好规范化管控，否则必然涉及到某些关键信息的丢失。现代综合档案管理方法是“互联网+”下的产物，与传统纸质文件管理体系之间存在着明显差异。因为每一个文件都可以被作为单独管理的个体，在进行归档和整理时仅仅进行拷贝是不够的，还需要重视文档价值和内容鉴定，提升利用率[11]。

例如在检索调用方面，效率较低浪费时间的问题仍然存在，医院数据库中的档案类型与一般单位的档案资料不同，除了电子文档之外还会有电子图书报纸、会议记录、护理报告等，这些资料之间可以相互互补起到良好的协调作用，因此要关注所有文件的管理和规划。

2.3 冗余数据问题

现代医院信息化建设步伐不断推进，各种类型的档案数据库被构建然后投入应用，数据库内部也拥有多个方面的信息和文档，以便于为使用者提供更多有价值的信息。但需要注意的是，这些数据内容和档案内容并非完全都是有效的，冗余数据信息大规模存在，不仅占据了大量的存储空间，还会因此模糊数据内容，对检索结果出现不必要的误导。无论是语法错误、逻辑错误还是一些内容相同、相似的档案类型，都会给档案系统的正常运行带来风险。而一部分数据很难找到原始存入者，让一些档案只能长期存储在系统内部[12]。

3 “互联网+”时代下的医院综合档案管理的转变

3.1 重视信息安全建设工作

医院内部在档案管理方面应该推动技术进步，提升对于安全风险的控制和评估能力。管理人员需要规避的是“风险”，而不是规避信息技术的有效应用。相反，管理人员可以在技术的支持下加强档案资源的安全识别工作，以平台监测的数据作为基础数据的参考标准，以信息技术自主研发过程作为信息技术的维护模式，构建更加安全和有效的档案管理体系。在这一方面我们可以参考国内外的某些优秀案例，如美国建立的公共卫生信息沟通系统，涵盖了全国范围内的医院传染病监控报告系统、国家应急行动中心的的信息，在发生重大事件后，医院内部可以对这些信息进行手机，保障信息的传输时间和响应效率。而我国江西省档案馆内部的集成管理系统，目录数据和实体档案同步接受机制已经形成，可以对各项活动数据进行监测[13]。总体而言，“互联网+”时代构建信息管理平台并采取安全管理措施非常重要，医院人员也应具备风险意识观念，让医院综合档案管理进入数字化管理的“道路”之内。对于一些需要存储的内容，我们应关注信息的存储要求，保障介质的功能发挥，积极建立入侵检测防御系统，让系统平台可以最大化地发挥功能。有关人员也应在安全守则的要求下落实各项工作，从根源上减少人为工作失误产生的可能性，在一些重要事项上进行安全规定[14]。

3.2 文档的合理调用和数据规划

在文档调用方面，国家级别的标准中已经有了电子文件的归档和管理规范，且各个地区也出台了一些地方性管理准则。在今后的工作当中我们需进一步推进实践工作中的监督指导，制定覆盖档案资源的形成、归档和调用操作制度，在“互联网+”时代下以标准化建设手段来实现安全化、技术化发展，构建一套完善且具有可操作性的数字档案资源指导体系。而医疗行业也应具备整体化的档案工作意识，加大对于档案管理工作的力度[15]。医疗档案关系到广大群众的切身利益，无论是基础设施建设还是其它工作都应该落到实处，逐步完善数字档案资源在现代社会的管控。

4 结语

大数据和“互联网+”时代医疗行业的综合档案管理工作面临着新的机遇和挑战，规避档案的管理问题和管理风险提升服务质量，合理整合医疗系统内部档案资源，为患者提供优质服务成为了今后的发展方向。因此，我们也应加强对于档案管理工作的重视程度，在实现资源共享的前提下保障档案的安全性。“互联网+”下的档案资源建设工作是一项长期的系统化过程，要形成完善的保障机制，档案管理部门的实践研究工作还需要进一步深入。