集中采购体制下物资精细化管控模式探讨

2021-03-30申鹏程康中利

现代食品 2021年4期

◎ 申鹏程，康中利

（日照港裕廊股份有限公司，山东日照 276826）

1 物资管理背景及现状

近年来，大型国有企业为节约公司采购成本，对物资供应体制进行改革创新，打破了之前各级子公司物资分散采购、分散自主管理的模式，实行集中采购、库房集中管理等举措。采购方面，将所有备件、电工器材、金属等大宗物资采购职权回收，二级公司仅保留日常杂品等小额物资采购；库房管理方面，将二级公司库房管理职权回收，统一集中管理。经过改革，物资管理由分散到集中，自上而下实行“采购+库存”双重管理，在过渡期中存在相应的问题，需要采取针对性的解决措施，保障公司生产正常运营。

2 集中采购管控下存在的问题

2.1 采购效率降低

（1）二级公司采购自主权和灵活性降低。采购权回收后，二级公司物资管理人员由之前直接与供应商对接，变为与招标采购中心采购员对接，备件、金属、五金、电工器材和润料等大额物资分别对应招标采购中心不同的采购员，采购流程更为烦琐，采购员对部分备件不熟悉导致频繁电话询问沟通，增加采购时间，影响采购效率。

（2）二级公司对供应商的考核约束力降低。二级公司采购职权回收后，供应商管理相应回收，由招标采购中心统一进行管理，出现物资供货超期等影响供货效率问题时只能由公司采购员电话催货，向招标采购中心反映，由招标采购中心进行考核管理，考核的即时性和效力不能保证[1]。

2.2 采购成本管控力度降低

招标采购中心作为集中采购部门，通过物资系统向供应商进行询比价，在询比价过程中，多次出现供应商报价虚高、超出实际价格及历史采购价的现象。因招标采购中心采购员对设备备件性能及价格不熟悉，二级公司使用单位全程不参与采购，存在脱节，招标采购中心采购员直接生成订单推送，无形中增加二级公司采购成本。

2.3 库房管理精细化程度不高

（1）二级公司库存物资管理效能不高。二级公司库房被收回统一由集团招标采购中心管理后，招标采购中心保管员人员配置能力参差不齐，大多无二级公司物资管理经验，对二级公司设备备件规格型号、用途等较为陌生，二级公司设备站队领料找件时间较长，影响维修效率。此外，二级公司近两年机构人员调整频繁，设备站队技术人员对库房物资备品备件不熟悉，设备管理与物资管理存在脱节，制约维修效率提升。

（2）废旧物资管理缺失，缺乏有效的管理激励机制。二级公司以往设备维修更换后的废旧物资配件等，除少量委外修理后，大部分提报招标采购中心拍卖处理。自二级公司维修体制改革以来，随着自主维修的深入开展，维修人员技能水平逐步提升，加之成本控制压力逐年增大，废旧物资管理的精细化、效用最大化问题凸显，需进一步加强管理。

3 解决措施

3.1 多重措施保障物资采购效率

（1）进一步提高物资计划的科学性和严肃性。针对二级公司的生产特点，将物资计划分期为月度计划和临时计划，以月度计划为主。物资管理部门每月月底召开物资初审会、计划会，根据库存储备、规格型号、采购周期等对月度计划进行审核。季节性物资，如防台防汛物资、冬季四防物资加强提报管理的周期性，针对低值易耗品建立清单台账，合理储备，增强物资计划预见性，减少提报急用计划次数。

（2）通过备品备件零库存储备、定向采购等途径，提高采购效率。目前，经二级公司合理化建议，油漆、空压机配件、皮带、润料等均已实现定向采购或均衡供货，二级公司提报物资计划到达招标采购中心后，招标采购中心采购员省去频繁询比价的流程，直接下达推送订单，节约采购时间。

（3）加强供应商管理，确保及时供货。二级公司物资采购员应充分利用物资系统中供应商供货超期预警板块，及时通知供应商供货，对供货超期供应商进行统计，定期提报招标采购中心，要求对其进行考核。对于因供货商自身原因供货超期严重，影响二级公司生产的，除提报招标采购中心外，给予延期付款等处罚措施。

3.2 加强采购成本管控

（1）强化二级公司物资管理部门履职，将物资采购员由之前的“运动员”变为集中采购模式下的“裁判员”。二级公司采购员充分利用物资系统订单审核推送权限，对招标采购询比价推送的物资订单进行严格审核，与历史采购价格及市场价格进行比对，万元物资每周定期汇总发送至部门领导及设备站队，形成对集中采购价格的监督公示机制，对采购价格过高物资予以退回重新进行询比价。

（2）在集中采购框架下，间接实行厂家直购模式。二级公司全面梳理机械设备品牌厂家，经物资管理部门充分调研沟通，目前已将装载机、曲臂吊、变频器、卸船机等设备厂家纳入招标采购中心合格供应商库，对所属配件与第三方供应商一同参与报价。此举既确保设备备件供货渠道纯正、质量可靠，价格低廉，又不违背招标采购中心询比价相关要求。后续将加快推进调车机、液力耦合器、保护开关等设备厂家入招标采购中心合格供应商库事宜，进一步扩宽厂家直购范围，节约二级公司成本。

3.3 强化库存精细化管理

（1）加强库存定置管理。针对招标采购中心保管员对二级公司设备备件不熟悉问题，物资管理部门组织设备站队技术人员增加与招标采购中心保管员间交流频次，介绍库存备件规格型号、所属设备等物资专业信息，招标采购中心保管员对库存物资在物资系统中设置货位号，实现定置管理，精准找件，节约时间。

（2）加强物资管理部门及设备所属站队对物资管控的精准化。由物资管理部门牵头，各设备站队配合，对公司库存备件进行全面盘查梳理，精细化分析，对账龄较长尤其是3 年以上库存物资，逐项分析长期未用原因，建表立档，挂图使用。设备站队强化“一机一档”基础资料管理、备品备件清单式管理，将物资管理与设备管理深度融合，故障发生后第一时间明确备品备件情况，提高维修效率。

（3）在二级公司层面推行开展修旧利废活动。以某二级公司为例，物资管理部门制定下发《修旧利废管理办法》，对公司3 个一线设备站队设立修旧利废年产值64.2 万元的指标，并根据完成情况设立奖惩标准。每月定期召开修旧利废产值核定会，按月考核汇总，按季度进行绩效兑现，多劳多得，充分激发一线站队修旧利废的积极性。2020 年完成修旧利废产值 71.1 万元，超年度计划指标6.9 万元，奖励设备站队绩效6 967.82 元，2020 年度公司材料费同比降低11%。修旧利废的开展，加强了废旧物资管理利用，提高了一线站队人员维修技能提升，节约了二级公司成本。