浅析出口外贸采购员岗位工作的重点与难点

2013-10-18广州科技贸易职业学院商贸学院陈蓉

中国商论 2013年4期

广州科技贸易职业学院商贸学院陈蓉

据海关统计，2012年1～11月，我国进出口总值35002.8亿美元，比去年同期增长5.8%。其中，出口18499.1亿美元，增长7.3%；进口16503.7亿美元，增长4.1%；贸易顺差1995.4亿美元。本世纪以来，中国成为世界工厂，许多商人把目光聚焦中国，加大在中国的投资，或扩大在中国的采购 (陈万卷，2003)。而近年，国内原材料及劳动力成本上升使我国出口产品不断上涨，外贸采购压力逐渐增大。据WTO统计，目前全球国际贸易中60%是中间产品贸易(或称任务贸易，指商品生产过程进行国际分工，一个国家只从事其中一部分任务)。外贸采购是国家贸易活动中的主要贸易过程，随着外贸分工细化，外贸采购员的工作专业性日益突出。明确外贸员岗位的定位和工作职责及其重点与难点，有利于外贸采购员工作的开展。

1 出口外贸采购员岗位的定位

外贸采购业务在外贸公司中是一项很重要的业务。其包括两个方面：其一，为了满足生产或销售需要从国外供应商购买产品，也就是人们常说的进口；其二，为了满足国外客户的需求，根据客户的需求在国内寻求供应商，购买产品来出口的采购业务(徐俊，赵永秀，2011)。为此，外贸采购员岗位分为出口外贸采购员和进口外贸采购员两种。进口外贸采购员主要负责国内的企业从国外采购产品或原材料的工作。出口外贸采购员主要负责国外的企业在中国地区的采购业务。从出口的角度，外贸采购员与外贸业务员、外贸跟单员、外贸报关报检员等共同构成外贸领域的基本岗位。随着外贸分工的细化，外贸领域出现了多种外贸的经营模式，出口外贸采购员的岗位在出口业务的传统外贸公司、外方采购代理、外贸服务企业中起到重要的作用。

2 出口外贸采购员的工作职责

外贸采购员是外贸基本岗位的一种，它与外贸业务员，外贸跟单员密切合作，负责按客户的要求在中国采购到使其满意的商品。一般的外贸公司中，外贸业务员与客户签订了出口合同之后，由出口外贸采购员接手后续工作，他们收集客户的采购信息，然后根据熟悉的市场行情选择合适的供应商，并与其进行商务谈判，并签订采购合同。后续的跟单和货物检验工作可以由外贸跟单员来执行。另外，在外贸采购员需求量较大的外方采购代理企业，有时国外客户直接将订单需求告诉外贸采购员，并由采购员负责选择供应商、签订采购合同，并做完检验货物、安排装运和付款等履行采购合同的工作。

图1 出口外贸采购员工作基本流程图

3 出口外贸采购员工作的重点

3.1 完善客户采购信息

出口外贸采购员专门为客户采购符合要求的产品，这意味着对客户的需求应当充分了解。因此，外贸采购员首先必须完善客户资料，对客户提出的产品需求作出分析，比如，客户需要的产品的材质、功能、特性、以及需要的数量和要货的时间等等。针对客户的特定的要求才可以选择合适的供应商。对客户给的相关信息不明确的，应及时与客户沟通，特别是对于产品的材料成分和标签，应满足国际标准的同时，考虑不同国家的特殊要求。以LED灯为例，在欧美国家比如英国，对产品标示的要求比较高，出口采购员应整理完善客户的采购信息，然后向供应商详细说明，避免在后续的报价和货物生产的过场中产生误解。

3.2 运用商务平台收集供应商资源

认真掌握了客户的需求信息以后，出口外贸采购员通过运用各种商务平台收集供应商资源，目前，方便高效的商务平台有三大方面：第一，是互联网商务平台；第二，是规模化的批发市场商务平台；第三，是日益成熟的会展商务平台。首先，互联网信息日益发达，网络商务平台已经成为出口外贸业务员最常用的渠道。通过阿里巴巴、中国制造等B2B网站，实现网络采购。网络采购是指以计算机和网络技术为载体，通过便利的网络工具寻找产品及供应商资源，利用网络信息交流的便捷与高效进行产品的性能价格比，并将网上信息处理和网下实际采购操作过程相结合的新型采购模式。其次，产业规模化的今天，中国的各大城市形成的许多大型的国际批发中心，这些平台给外贸采购员直接快捷的渠道了解到厂家和产品。比如，在广州就有多个成规模的大型批发中心：万菱国际精品批发中心、沙溪酒店用品批发中心等。还有周边顺德乐从国际家具批发中心、中山国际灯饰城等等。再次，展会的商务平台也集中了各行业的优质供应商，出口外贸采购员可以根据需要，从不同行业的展会上收集到供应商的信息，外贸采购员通过各种平台为海外客户寻找到合适的供应商。

3.3 制定外贸采购方案

专业的外贸采购员，凭借其对市场的了解及专业的经验，为客户量身制定外贸采购项目方案，方案将采购的预算、采购供应产品的信息、供应商资料及采购的实施环节进行策划，使客户的中国采购之旅个性化又专业化。比如，广州市圣希纳公司是以服务为主的中小外贸企业，依托珠三角成熟的产业链和较完善的外贸市场环境，为大量国外散客提供外贸服务，包括咨询、商务考察、外贸采购、报关报检、国际物流及转账支付等业务。他们的最多客户是酒店，酒店的装修需要配套的家具，从床、衣柜、电视柜、电灯到浴室配件，这些产品很难由一个供应商全部生产，该公司为酒店量身定做的采购方案，并在广东顺德的家具生产基地和中山的灯饰城找到合适的供应商供货。

3.4 选择供应商

信息发达的现代商务，让外贸采购员能及时获得丰富的供应商资源。然而，如何确定最后的供应商作为海外客户的生产厂家，是至关重要的一项工作。选择供应商的过程，要考虑各种因素，比如产品的报价、产品的质量、生产的规模、供应商的背景及地理位置等等。供应商要提供尽可能详细的资金、经营许可证、产品、生产规模、资信认证等相关报告。资料越详细越好。最后，外贸采购员根据订单的需要，对供应商的工厂查看。视察厂家规模是否与他们提供的基础资料一致，如果有不一致的地方就不予考虑合作。外贸采购员向供应商提出样品需求，看样品的尺寸、规格以及其他参数是否符合需求。同时，外贸采购员要通过技术分析，要有检验部门的分析结果，检验包括其价格、质量以及其他是否符合要求。如果符合要求的供应商可以进入外贸采购的供应链。

图2 外贸采购员供应商评审步骤

3.5 签订外贸采购合同

外贸采购员与供应商通过询盘、报价、谈判各种条款，再经过各方面的综合考虑，确定了供应商之后，针对订单需要签订外贸采购合同。其属于内贸合同，但是，内容上与外贸涉及的内容相似，包括品名、数量、单价、总价、装运期限、包装、唛头、付款条件、索赔解决方法、人力不可抗拒事故、迟交和罚款、仲裁以及附注等。签订采购合同是外贸采购员的重要工作之一，它保障后续生产的顺利进行及供货的保障。

4 出口外贸采购员工作的难点

4.1 熟悉产品市场和行情

出口外贸采购员应对所负责购买物料的行情变化及市场存货的多少要能从多方面去分析，并总结出一定的规律来，做到心中有数。供应商提供的报价单，外贸采购员要了解市场原料的最低价，才知道怎样讲价，要同其他公司采购员和业务员多交流才能知道大概价格。负责对供应商进行询价、比价、议价，并将相关资讯(如交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等)报采购部经理审批。收集一线商品供货信息,对公司采购策略、产品原料结构调整改进，对新产品开发提出参考意见。市场行情的调查、动态资讯收集、整理，并汇报采购部经理，以便及时调整采购策略。订单变更与撤消、品质要求变更与供应商之间的及时信息传递，确保供应商供应产品满足公司的需求。

4.2 掌握采购谈判技巧

出口外贸采购员必须让自己的采购技能及谈判技巧日益提升，多方面全方位真正降低采购成本。首先，要预先了解谈判对象。比如外贸采购经常和供应商进行谈判，要了解对方的谈判目的、心里底线等，还要了解对方公司经营情况、行业情况、谈判人员的性格、对方公司的文化、谈判对手的习惯与禁忌等。同时，还要了解其竞争对手的情况。作为外贸采购谈判，外贸采购员应了解其他可能和自己合作的其它采购商的情况，还有谈判对象的供应商其它客户的情况，这样就可以适时给出比较。如果对手提出更加苛刻的要求我们也就可以把其他供应商的信息拿出来让对手知道，我们是知道底细的，同时暗示我们有很多合作的选择。其次，外贸采购谈判要努力创造一种和谐的交流气氛。由于采购员是供应商的客户，为供应商的出口牵线搭桥，和供应商是双赢的合作关系。外贸采购谈判需要一个宽松祥和，轻松愉快的谈判气氛。

4.3 实施供应商管理

为了稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，做好供应商管理是外贸采购员工作的难点之一。外贸采购员应做到与新老供应商搞好关系，及时解决与供应商面对的相关问题，以及搞好经济关系，能在公司所需之时，得到供应商的大力支持。外贸采购员负责应对合格供应商资料进行整理、归档，建立合格供应商名册。负责与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确，同时，与供应商的任何业务来往一定要在事情发生前沟通清楚，交接相关信息及时。外贸采购员应选择合适的供应商的管理方式，比如，外贸采购员可对供商评定信用等级，根据等级实施不同的管理，公司定期或不定期地对供应商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议。对供应商的筛选与评级由外贸采购员制定筛选与评定供应商级别的指标体系等等。

4.4 保持良好职业道德操守

外贸采购从业人员与其它采购岗位类似，在其采购活动中，容易受到一些商业利益的诱惑。因此，要严格依照规定的操作程序和法定的依据进行操作，依法办事，不以自己主观或他人强加的意志所转移。外贸采购员应做到以公司利益为重，不索取回扣，不收供应商回扣和礼品，遵守国家法律。外贸采购员一旦丧失了应有的原则立场，必定会产生各种暗箱操作、徇私舞弊、收受贿赂等等不法行为，其结果也必定会严重地侵犯了他人的正当权益，牺牲了公司和客户的利益，因此，坚持原则是每位外贸采购员必须要具备的基本素质要求，不能坚持原则，就不能保障采购当事人的正当权益，就不能干好外贸采购工作。