浅谈文书档案管理电子信息化的重要性

2021-03-27罗明

中文信息 2021年9期

关键词：档案资料文书档案管理

罗明

（辽宁省大数据管理中心（辽宁省信息中心），辽宁沈阳 110002）

一、文书档案信息化重要性

1.提升文书档案管理效率

当前文书档案已经不仅限于传统的实体纸张文本形式，很多电子格式的文书档案出现在各种文书档案管理场景中，在丰富文书档案类型的同时，也对传统文书档案管理模式带来新的课题[1]。

2.实现数字化管理效应

大数据技术的应用，对于信息资料的检索应用带来突破性革新，同时提供了更加广阔的存储空间。实现文书档案的文字翻译效应，并借助网络环境实现远距离传输效果，促进文书档案信息的流转和共享，有助于构建文书档案数据体系。应用电子信息化模式，对于提升文书档案资料的安全性大有裨益。通过数字化技术实现文书档案资料的加密效应，为文书档案资料添加了一把“安全锁”，避免文书档案内容被窃取，保证机构单位的信息安全。文书档案管理信息化还能够起到以点带面的效应，文书档案内容涉及机构单位的全部业务，以文书档案管理信息化为依托，在机构单位内部建立整体性的网络管理体系。

3.促进信息共享

文书档案资料是一笔宝贵的资源，对于机构单位的发展具有重要意义，需要挖掘文书档案信息的内在价值；机构单位从文书档案资料中获取决策的重要依据，公共机构则提供文书档案检索的公共服务。这些效果均与文书档案管理信息化有关，以网络系统环境为依托，建立文书档案检索系统，为人员检索文书档案信息提供通畅的渠道。建立信息共享体系过程中需要注意控制文书档案资料的访问权限，机构单位内部人员资料检索权限应当与本部门工作有关，例如技术部门的检索权限为技术资料；公共服务机构应当根据用户级别设置访问权限，保证文书档案信息的利用效率。

二、文书档案信息化特征

1.数字化

文书档案管理信息化的突出特征之一就是数字化，传统管理体系中需要手动录入文书档案信息，造成大规模的工作负担，而且人工录入信息的出错概率较高，降低文书档案管理的精准性。数字化特征很好地弥补了传统文书档案管理的缺陷，在电子信息化领域多加投入，实现文书档案信息的直接复制效果，也是机构单位改革管理方式的重要途径之一。先进的管理模式必然意味着大量数字化、电子化文书档案的应用，体现数字化的优越性[2]。

2.网络化

文书档案管理信息化需要依托网络环境，在网络空间内共享传输文书档案资料。网络环境提供的功能条件相对丰富，能够实现文书档案资料的在线划分、归档、借阅功能，并建立在线性质的文书档案管理体系。文书档案存储空间的扩充也与网络化效应有关，借助先进的网络存储方式，实现大规模文书档案资料的存储功能。网络管理也是文书档案管理的重要组成部分之一，通过网络管理实现逻辑隔离、物理隔离等效果，保证文书档案的安全。

3.安全化

电子信息化的应用，意味着文书档案管理与虚拟空间的结合更加紧密，必须要考虑安全问题。大数据技术的融合，则对文书档案的安全管理带来新的考验。部分单位的文书档案管理体系中发生安全问题，根本原因在于单位机构的重视度不够。文书档案管理安全问题是一项持久性的话题，需要在加强信息保密的同时不断优化安全手段，通过升级管理系统安全体系的方式，增强应对安全问题的能力。当前造成文书档案资料损失的主要因素包括网络中断、操作失误、外部因素攻击等。因此，机构单位在尽享电子信息化带来便利的同时，应当加强安全保密力度。管理人员灵活应用权限管理手段，确保文书档案资料分级别公开，避免出现资料被窃取的现象。

三、文书档案信息化问题

1.人员素养不到位

文书档案管理信息化，意味着诸多先进技术因素与管理工作的融合。与此同时要注意到诸多单位的资料管理人员综合素养偏弱，对信息化手段的重要性认识不足，更谈不上灵活操作使用电子信息化技术。最终导致传统模式在单位文书档案管理体系中仍然大行其道，文书档案管理效率始终处于较低水平[3]。

2.设备配置不到位

文书档案管理信息化的深入推行，与信息化设备、软件有着密切的关系；通过使用各种设备软件，丰富文书档案资料的处理效果，方可进一步发掘文书档案资料的潜在价值。很多单位虽然购置了电子信息化设备，但是没有落实设备更新工作，部分电子信息化设备难以适应大规模资料快速录入场景，设备发生故障的概率明显提升。部分单位没有认识到电子信息化设备的重要性，疏于对购置设备的维护工作，导致部分信息化管理设备处于闲置或者故障状态，降低文书档案管理设备的使用效率与价值。

四、文书档案信息化措施

1.建立信息化平台

文书档案管理对于现代化平台的依赖程度越来越强，将信息化技术的优势融入文书档案管理体系中，梳理现行文书档案管理序列，提升管理流程的执行效率。在信息化平台中注意公开权限和访问权限的方式，根据文书档案资料重要性和领域，设定文书档案资料的公开范围，提升文书档案管理等主动性。信息化平台的应用注重与数字化、多媒体技术的融合，将文书档案资料编制为电子书格式，实现文书档案无纸化管理效应，不断壮大文书档案信息的数据库体系。在数字化档案管理过程中，需要注意区分档案信息和档案资源，避免出现不同类型文书档案的混淆现象。信息化平台的构建需要丰富的功能作为支撑，信息化平台不仅要提供基本的资料信息管理检索功能，还应当提供文书档案资料的数字化处理功能，例如视频编辑、格式转换、图像处理等等，优化文书档案资料的展示效果。对于从事研究类活动的单位更是如此，通过信息化平台展示本单位的研究成果，对外展示单位的研究实力。

2.优化管理模式

电子信息化带来的变革不仅局限在管理手段方面，对于单位的文书档案管理意识、思想都有革新效应。机构单位在深刻认识到文书档案信息管理价值的基础上，在电子信息化管理领域投入更多的精力和资源，为文书档案管理注入更多的活力。在文书档案管理中要注意到文书档案的公开权限，如果文书档案公开范围有限，对该类文书档案进行特别标注，说明该类文书档案的使用范围，避免出现文书档案资料泄露现象。电子信息化的推行应当结合人性化因素，例如在信息化平台中设置意见反馈模块，用户将使用信息化平台过程中发现的问题反馈到管理部门处，为优化管理平台提供重要参考依据。

3.不断更新设备

电子信息化模式的应用需要设备的更新作为保证，顺应逐步提升的文书档案管理要求。例如在文书档案信息录入过程中，可以采用文字扫描仪设备，实现文书档案资料的整页文字录入效果，无须在信息录入方面花费较多精力，资料录入效果也会更胜一筹。当然设备的更新并不意味着管理人员可以轻视任何工作，虽然无需手动录入文书档案资料信息，但是需要检查通过文字扫描仪设备录入的信息，确保文书档案信息录入准确。

4.加强人员培训

文书档案管理信息化对于人员的专业技能要求进一步提升，电子信息化体系中使用到扫描仪、摄像头等专业硬件设施，同时包括PS、Word 、Pdf等资料处理常用的软件技术。管理人员若要高质量完成文书档案管理任务，必须熟练掌握上述技能手段。因此，单位机构应当加强人员培训力度，尤其要提升文书档案资料管理人员的综合技能素养。培训内容要全面合理，符合文书档案信息化管理的发展趋势，涉及常规的MS、Photoshop等软件工具，使得资料管理人员掌握管理平台的使用技巧。也要加大硬件设施的培训力度，管理人员接受培训后熟练掌握各类硬件设备的使用方式。文书档案资料涉及单位机密，对管理人员的职业道德也有较高要求；在人员培训体系中还需要注重道德培训，帮助管理人员树立正确的道德观和价值观。在管理人员的上岗机制中采用考核方式，参与培训并通过考核后方可上岗工作，保证文书档案管理人员队伍的综合素养。

5.完善管理制度

文书档案管理体系的运转，离不开管理制度的支撑，在电子信息化环境下同样如此。已知文书档案信息化管理的基础载体是信息化平台，制定管理制度则为规范使用信息化平台奠定基础。在管理制度中指明文书档案管理的规范和流程，任何管理行为都要符合国家在文书档案管理领域颁布的计量标准，避免出现文书档案管理越界现象。文书档案管理工作还需要结合机构单位自身情况，确保制定的文书档案管理流程与单位的文书档案规模、使用方式吻合。管理制度起到纲领性的作用，也要与单位的整体状况相适应；如果单位的管理模式或者管理目标发生变化，文书档案管理制度也应当有所调整。在管理制度中应当体现奖惩效应，对工作人员的操作使用行为起到约束作用。对于使用信息化平台过程中存在不当行为的工作人员，应当按照管理制度给予一定惩罚；针对管理无差错、操作无失误的工作人员给予相应的奖励，充分调动管理人员的潜力[4]。