关于文书与档案工作的几点思考

摘要：在企业的各项日常工作中，文书工作与档案工作贯穿其中，它们都是企业管理的重要组成部分，文书工作是企业管理的源头纽带，档案工作是企业管理的终端纽带，二者相互呼应，成为企业领导工作的助手，体现着企业文化，反映着企业形象，同时又为企业各项工作服务。企业文书和企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，是企业生存与发展的重要基础部分。

关键词：文书;档案;思考;衔接

本文主要阐述了文书与档案工作的重要性，分析了文书工作与档案工作中常见的问题，说明了问题的可能解决方法和优化方法，并就如何改进文书与档案工作提出了可行性建议。

1 文书与档案工作

文书是档案的前身和来源，档案是文书的归宿，二者相辅相成。

1.1 文书与档案的关系

文书是指企业管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家、企业的方针政策，发布规章制度，安排生产经营活动，布置和商洽工作，请示和答复问题，报告情况、交流经验等的重要工具。文书处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。文书处理工作须坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

企业档案是指企业在注册登记、基建、生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业具有参考利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。档案工作是维护企业经济利益和合法权益、维护企业历史真实面貌、提高企业管理水平的一项专业技术工作。企业档案工作，包括企业档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、提供利用、销毁等。

文书与档案之间有着密切的内在联系。文书档案是企业档案的重要组成部分。做好公文格式及办理过程的规范化管理，是做好文书档案的前提。规范的行文及流转是文书工作的重要内容，也是保证文书档案有效性、可靠性的前提，公文及其处理过程文件是文书档案的前身，除此之外公文内容的管理也直接关系到档案归档内容的确定，在制度性公文中规范某些工作的应归档文件材料内容，对于归档工作更具有现实的支配力量。虽然两者有所不同，但它们是密切相关的。在文书办理工作中形成的文件资料是文书档案的基础，文书档案是文件资料的精髓。文书工作与档案工作关系密切，企业文书工作质量的高低，直接影响着企业文书档案工作的水平。

1.2 企业文书工作的作用

企业文书工作是企业管理工作的重要组成部分。公文是企业各种信息的载体，企业内部各部门行驶职权、沟通协调、处理公事的有效手段，各个职能部门意图的表达、传递与实现等，都主要依赖于文书工作;企业文书工作是企业各项工作的纽带;企业文书工作是企业领导工作的助手，企业各项工作由领导统筹安排，并通过文书表达意图、实施决策;企业文书工作是企业保密工作的关键.企业文书工作包含企业文书的形成和运转、企业文书的积累和保管、企业文书的整理归档等几个环节。

文书工作质量是保密任务能否完成的关键;企业文书工作是企业形象的体现;企业文书工作是企业档案工作的基础。

1.3 企业档案工作的作用

企业档案是企业的宝贵知识财富，是企业的一种信息资源，是企业发展过程的真实记录，具有查考价值、凭证价值以及国家治理、行业治理历史沿革的文化价值。企业档案工作是企业经营、管理、发展的基础，保存好档案可以促进企业的经营、管理以及发展。企业档案工作对企业内部生产经营、外部市场等客观情况有较强的描述作用;现代企业制度下的档案工作还应具有一定的分析作用;在科学预算的基础上，综合考虑历史和现实因素，结合企业实际做出的科学预见，有预测作用;档案部门可依据企业在各个历史时期的生产经营状况给予判断和测评并提出意见，有评价作用;通过对企业经济活动的及时记录和监控，可以及时调整企业发展战略，保证企业合理组织生产力，实现良好的企业效益和社会效益，使企业在市场竞争中占据优势，有监控作用;企业档案工作的服务作用始终存在。[2]

从以上几点分析，文书工作和档案管理工作具有相同的几项工作原则，所以文书工作和档案工作可以联合管理，交融管理、系统管理。

2 文书工作与档案工作中存在的问题

2.1 对文书工作和档案管理工作的重要性认识不足

在公文处理中，总会有些部门因各种原因拖延上级来文的處理，影响后续工作的开展，归根结底是文书工作的重要性认识不足。文书工作是提高工作质量与效率的关键，是传递信息和存储信息的基础。因此，企业各部门都应对文书工作给予充分的认识和支持，更好地发挥文书工作参与政务和事务的职能。档案管理工作由于长期以来的被误认为是处于各项事务的末端，往往被忽视甚至是忽略不管，各级人员都存在“重业务，轻档案”问题，档案法制意识淡漠，档案管理意识淡薄。

2.2 领导对档案管理工作不太重视

在办公室日常管理工作中，领导对档案管理重视程度不够，档案管理工作地位不高，有些领导将档案管理简单理解为收集资料、整理资料、保管资料，甚至认为档案工作就是简单建个目录、做个表、装个档案盒，不太理解档案管理的重要性和规范性。而且，因档案工作不能直接给企业产生经济效益，很难在短时间内直接呈现其作用和效果，造成企业的档案管理工作停留在保存和利用的作用，并没有发挥其分析、预测及监控等作用。

2.3 档案管理人员不足

有些企业单位的档案管理工作由文书工作人员兼任，因文书工作人员忙于公司文件的流转和文字处理，工作繁忙精力有限，很难及时对文书档案资料进行收集和整理归档，这样容易导致文书档案收集整理滞后或者归档不规范，很难做到文书工作和档案工作的无缝衔接。

2.4 文件收集不完整、不齐全

有些部门不重视档案管理工作，认为文件精神已经按照领导的指示落实，工作已经完成，把要求存档的资料私自存放在本部门，以方便以后再查阅，未交给档案室。有些部门认为本部门产生的文件应该本部门保存，没有移交档案室的意识，容易造成一些重要的文件资料未收集齐全，造成文书档案不完整，严重影响了文书档案管理的质量。

2.5 文书工作与档案管理存在着脱节的现象

企业文书工作与档案管理工作具有较强的联系，又有各自的分工，两者互相配合，才能形成一个完整的管理体系。在实际工作中，文书工作和档案工作往往由不同的人员管理，文书人员缺乏档案意识，档案人员不懂文书工作，文书工作和档案工作存在着脱节现象，因此，档案工作人员很难做好公文形成的前端控制工作，对公文格式和前端處理很难做到位，不利于档案的分类和保管。

3 关于文书与档案工作的几点思考

企业档案工作是企业管理工作的组成部分，在制定企业发展规划和年度计划时应考虑涉及档案管理工作的内容。

3.1 加强公文培训，不断提高文书工作人员的综合素养

文书工作范围广、工作内容繁杂、工作要求高，为使文书工作可以更好地为企业的发展出谋划策，更好地为企业领导提供更有效的建议与参考，关键在于对文书工作人员的全面培养。企业要把文书人才的培养与企业的发展目标联系起来，使文书工作者始终是有创新开拓精神、懂管理与经营、综合素质高的优秀人才。企业要将文书的培训常态化，采取多种形式进行培训，使文书工作者在新形势下与时俱进地不断提高综合素养与能力，更好地发挥文书工作的桥梁、中枢、纽带作用。

3.2 加强宣传，提高企业领导对档案管理工作的重视程度

做好企业档案管理工作的前提是得到企业领导的重视，档案管理人员要积极主动的做好档案工作的汇报和宣传工作，通过多种形式向企业领导和员工宣传档案的相关法律法规，宣传档案工作的重要性，加强企业领导和员工对档案的认识，争取企业领导和员工的理解、重视和支持。在实际工作中，档案管理人员要变被动的提供有关档案资料为主动的参与领导者决策需要，切实体现档案资料的主观能动性。

3.3 加强工作契合，加强文书工作与档案工作的规范衔接

企业文书工作主要负责企业文件的处理，文书处理的标准化决定了档案的准确性和完整性，这就要求文书工作与档案工作之间有一个标准化的衔接。为了加强文书工作与档案工作的联系，文书人员要有强烈的档案工作意识，及时归档文件避免文件丢失，尽可能使文书工作与档案管理相结合。同时，文书人员还要加强对文件资料质量的控制，确保文件的规范化、标准化，避免文书工作的延误影响文件档案管理工作。

3.4 加强档案培训，提高档案管理人员的业务能力和水平

尽管档案工作人员在日常的档案收集、整理和归档工作中做了很大努力，积累了很多经验，也取得了一定的成绩，但是现代信息科技技术迅猛发展，若不紧跟时代步伐，将跟档案现代化管理拉开差距，所以，档案工作者需要不断学习，不断更新知识和技能，坚持终身学习的理念，认真地找不足，补短板，努力成为复合型的综合素质人才，从而为企业提供更加方便、快捷、高效的服务。

3.5 与时俱进，加强档案管理软件的应用

企业领导应加强对档案管理软件系统的熟悉和应用，在企业档案管理工作中积极利用现代化管理手段，并加大对企业档案管理的投入，对档案管理的硬件设备和应用软件加以配备，从而为档案管理的现代化水平提供基础保障，并强化对现代计算机技术的培训，使档案管理真正可以使用现代化技术手段。积极加强对数字化建设，积极运用图像扫描技术对文件、资料等进行处理，这样才能保证实际的原始性和真实性。

3.6 建章立制，规范企业档案的收集和整理

档案工作是维护企业经济利益和合法权益、维护企业历史真实面貌、提高企业管理水平的一项专业技术工作。为加强企业档案管理工作，保证企业档案管理工作规范、有序进行，更好地为企业生产经营服务，必须修订和完善现行档案管理规章制度，规范日常档案管理工作中档案收集的范围、时间节点及相应的格式等，以保证企业各部门收集的文件资料的质量和完整性。

3.7 积极沟通，加强企业各部门的配合

各部门都会有需要收集整理归档的文件资料，档案管理人员需要明确各部门之间的联系，加强多部门联合合作，充当部门之间的桥梁，及时完整地收集文件。档案管理人员要积极主动地了解各部门的实际情况，研究如何更加有效地做好档案收集整理工作，使档案管理工作更加顺利地进行，保证价值较高的档案资料能够及时归档。

3.8 规范流程，定期进行档案的立卷归档

要做好文书档案的收集和管理工作，要从公文的写作、收发到归档管理各个环节做好监督检查的全过程，不漏掉每一个环节。文件归档完成后，及时做好文件归档的基础工作，定期根据文件的规律和性质，按照正确的归档分类方法，及时归类，合理安排，有序存放。这有利于提交完整的文件，并可以减少年终提交文件的工作量。

4 结束语

综上所述，从文书工作处于很重要的地位，是企业日常管理中的一项重要工作，对于提高企业工作效率和工作质量具有重要作用。文书档案工作是企业开展各种社会活动的基础，做好文书档案管理工作，对单位的建设和发展具有积极意义。从文书工作和档案工作的关系来看，文书工作对档案的形成质量和档案工作和好坏具有重要的、直接的影响。

参考文献

[1] 邓小慧.关于提升办公室文书档案管理工作的几点思考[J].传播力研究，2019，3（24）：298.

[2] 汪丽云.做好文书档案工作的几点思考与体会[J].机电兵船档案，2013（06）：53-55.

[3] 郑淑媛，王咏梅.做好衔接 保证质量——关于文书与档案工作的几点思考[J].兰台世界，2000（11）：31.

[4] 洪跃华.提高文书档案工作效率的几点思考[J].北京档案，2000（04）：28-29.

作者简介：张智英（1982年-），女，汉族，本科，河北，工程师，主要研究方向：文书、档案。