加快医院档案管理信息化建设的实践研究

2021-03-19武增华李清云

兰台内外 2021年3期

武增华　李清云

摘要：随着我国经济社会的不断进步，人们的健康意识也在不断提升，对于医疗服务的需求也越来越高。医院是患者诊断和治疗疾病的重要场所，能够有效保障患者的生命健康，让其回归正常的家庭与社会。医疗模式与范围的不断增加和扩大，让档案信息数量也在不断增多。档案信息管理在医院的工作当中有重要的作用，是医院重要的组成部分，可以记录患者的基本情况、治疗经过、负责医生以及院后随访等多种情况。信息化时代的到来让医院的档案管理逐渐信息化，减少了人力和物力，提高了管理的效果和质量。本研究主要从当前医院档案建设的存在的问题，信息化建设的具体措施方法等进行探讨。

关键词：医院;档案管理;信息化建设;实践

档案主要是记录人们人事变更过程以及经历，而医院档案包括患者的救治经历、医学影像、负责医生等，档案的流动性大，且管理工作较为繁杂琐碎。再加上，近年来，受我国人口老龄化、饮食不节、环境污染等多种因素的影响，导致各类疾病特别是慢性疾病发生率不断上升，其具有病程长、愈后差等特点，需要对患者长时间进行监控，密切掌握患者的病情变化。档案数量的增加，导致管理人员的工作压力也在不断上升，而现有的档案管理方式、制度等并不能满足社会现状，急需转变管理方式。信息化管理主要是指在医院的档案管理活动中应用现代化的信息技术，有效提高管理的全面性和实效性，保证医院管理当中的各项工作可以准确及时的完成，能够降低错误信息的出现频率，利于医院社会发展的需要。

一、档案信息化建设的意义

医院发展当中存在很多的机遇和挑战，面临很多的新情况和新问题，档案管理在医院的发展当中作用比较显著。其能为医院的管理和发展提供强有力的证据，保证档案管理工作顺利的进行符合医院发展的需要。

1.信息化建设能够提高医务工作人员的服务质量

信息网络化时代给人们的工作和生活带来了许多便利。在如今的医院中，大部分工作如挂号、取药、看诊以及医务人员流动等均是通过计算机网络来实现的。将档案投入到信息化建设中，便于将各类信息进行有效整合，可以对其进行充分利用，不仅能够将数量庞大的档案资源进行有效管理，还可提升医院整体的工作效率，其在医院的长远发展中起到促进作用。在经济全球化的今天，医院档案信息化建设，不仅便于医疗资源在国内进行相关交流和分享，更能够在各个国家进行医学交流，全面提高我国在国际医学界的总体实力。此外，通过加强医院人事档案的信息化建设，有利于合理配置资源，推动人才合理流动和合理使用，保证和提高医院人才队伍素质，有利于医院管理部门对工作人员进行全面的考察和了解，有效的对人才进行评价和使用，保证医务工作人员的服务质量，为患者提供更优质的医疗服务。

2.医院档案信息化建设符合社会发展的客观需求

医院档案信息化建设在一定程度上满足了社会现今发展的需要，传统的档案管理手段效率比较低下，服务效果不理想，在网络信息技术和电子政务普及的今天难以跟上社会经济、文化发展的步伐，难以适应发展的需要。档案管理在医院发展中属于重点任务，其不仅包含患者的个人隐私，也包括人事调动、各医院之间的病例交流等，通过信息化建设能够提高医院的管理水平，也便于在日后有疑难杂症治疗时进行借鉴，通过网络借调便可，无需翻阅纸质文献，能够提高疑难杂症的治愈成功几率。此外，通过档案信息化建设，患者也可通过网络进行信息查询，全面了解自己的病情和治疗经过，每项支出费用公开，负责人员公开，能够提升民众的认可，有助于推动医院的经济发展，更有助于我国医疗卫生事业的进步。

3.医院档案信息化建设可提高医院竞争力

医院档案信息化建设通过计算机将医疗档案信息进行有效整合，提高其信息使用力度，将医院的各种信息进行汇总和分类，在信息库中储存，便于医院高层管理人员随时进行抽调，且通过对信息的整合了解当前医院管理中存在的问题进行分析和解决，不断完善管理，提高管理效率。通过医院档案信息建设，便于在需要时將需要的资料提取出来，十分方便、可靠，特别是进行相关决策活动时，能够为其提供相对价值较高的参考信息，提高决策力度，保证决策的科学性与合理性。医院的主要工作是救死扶伤、治病救人，通过医院档案信息化建设便于医生了解患者的既往病情，让整体治疗方法变得更加全面和具体，让医务人员做好人民的公仆，提升患者在医院的体验度，让患者接受优质的医疗服务，能够减少医患矛盾的产生，提升医院在患者心中的知名度和信任度，以此来增加医院看病就医的患者，提升医院竞争力。

二、医院档案信息化建设存在的问题

医院档案是原始的历史记录，便于患者在日后的治疗中了解既往治疗经过，对于医务人员来说，其可以在以后的工作当中充当凭证，具有独特的价值。当前很多医院的档案管理主要采用纸质管理，管理量比较大，需要的大量的人力和物力，管理的效率比较低下，查找档案比较慢，并且不能够实现信息共享。

1.未有明确的管理制度

在医院的档案管理当中，管理的信息量巨大，包含的内容非常广，档案管理的工作人员工作量比较大，在工作中难免会出现失误。当前医院档案管理的制度不完善，不满足当前医院管理发展的需要，对制度建设的重视程度比较低，人员分工不明确，未有监督管理制度制约，易导致管理混乱，不利于医院的可持续发展。

2.管理工作人员专业性不强

当前医院的档案管理工作人员大多是之前在医院从事医疗卫生事业的工作人员，缺乏档案管理的专业知识和技能，人员的构成和编制不合理。很多医院对档案管理部门的重视程度不够，因此在工作人员的选拔当中对专业性要求不高。对工作人员的设置没有经过认真的思考和分析，大多是医院年龄比较大或者接近退休的员工，对档案管理的具体工作不了解，对网络技术不精通，存在一定的侥幸心理，不能够对档案进行合理、科学和精细化的管理，工作效率低下，档案管理的质量不高，查询档案比较缓慢，也不能保证机密性档案的安全，给医院的发展造成阻碍。

3.硬件与软件不完善

首先，医院领导者未能充分认识到医院档案信息化建设的重要性和必要性，投入资金较少，不能对软件进行有效开发。其次，医院档案信息化建设还未有科学、明确、完善的体系制度，医务工作人员不能充分利用现有的软件和设备进行开发研究，会造成资源浪费，这是影响医院档案信息化建设的主要因素。信息化建设建立离不开硬件与软件的支持，而软件开发人员受上述因素的影响，会导致所需的硬件与软件的实际应用与院内匹配不合理，影响医院档案信息化建设的有序性。

4.档案信息利用率不高

医院档案信息化建设的主要目的是实现信息共享，一方面有助于医院内部以及医院与医院之间的病例信息交流，能够对就诊患者提供有利的参考信息，制定全面的就诊方案，推荐患者前往合适的医院进行就诊治疗;另一方面通过网络上的病例以及医生的主治经历等，患者能够前往让自己信任的医院，接受信任医生的治疗。但如今存在网络上提供参考的病例不多，且对患者有较多的限制，大医院线上问诊还需要进行金钱交易，医院之间的病例交流信息并不流畅等现象，让医院档案信息利用率不高。

三、实践探讨

1.建立精细化数据库

当前医院的医疗规模在不断的扩大，从事医疗卫生服务事业的人员不断增加，每年需要增加很多的人事档案，也会减少很多人事档案，不同的档案属于不同的科室和部门，分类比较混乱，且近几年前往医院就诊的患者人数也在不断上升，病例档案也在不断增加，再加上随着医院知名度的增加，前往医院进行交流学习的病例资料也越来越丰富，这容易导致档案资源分散，数据比较分离。信息化的档案管理模式需要通过数字化的手段建立有效的档案管理信息库，对不同类型的档案进行集中化的管理，建立不同的储存空间，然后进行有效的分区，将不同类型的档案储存到不同的分区当中，有效的进行档案的管理和控制。另外，还要建立有效的查询系统，主要包括人员、内容、以及模糊查找等功能;还要建立档案统计、人员数量统计以及材料统计、借阅和转递等统计功能，在实际的应用当中进行不断的改进和完善，方便医院领导对工作人员、病例治疗以及医院交流等的基本信息进行了解，提升管理水平;还需要建立安全保障系统，避免出现档案信息泄露与篡改等问题，运用先进的保密手段设置数据密码，设置必要的安全屏障，备份数据，减少因技术缺陷和病毒等对系统的危害。

2.加强对档案信息化建设的资金投入

在具体档案信息化建设中，要求医院领导人员加强对档案信息化建建设的重视，才能有效提高医院档案管理工作的有效率，科学有效的档案管理是医院可持续发展的动力，为此要求领导人员积极转变管理观念，用新的眼光看问题，要适应新时代的社会发展，全面认识到档案信息化建设是促进医院进步和发展的重要步骤。提高领导人员的认知程度，转变过去的档案管理方式，用现代化技术来对医院档案进行有效管理，有助于资金的全面投入，引起先进的技术和设备，并加强对设备的管理和维护，可提高档案管理的信息化水平，有效进行档案信息化建议，让管理更加规范，能够充分保障管理质量。此外资金的投入，还能够吸引先进的管理工作人员，为档案信息化建设的发展有充足的后备力。通过加大资金的投入，加强对档案管理人员的培训力度，提高档案管理人员对互联网的使用能力，学会如何将档案录入系统，并且还要掌握档案系统的维护措施，让其作为档案管理人员的基本要求，提升其档案知识管理领域和综合业务水平，更好地服务于档案管理工作。

3.建立有效的档案管理制度

在当前的现实情况下，要结合信息化时代的特征，对传统的档案管理制度进行改革，进行重新设计和创新，帮助对各个部门的人员信息、病例信息等进行汇总，加强各个部门之间的联系，帮助医院档案管理建设的更加完整，避免出现脱节现象，能够全面提高管理水平。医院要逐渐在档案管理部门推行信息化的工作模式，借助计算机对工作人员信息进行整理的时候也要进行适当的归档，让管理人员尽快接触各种信息系统，逐渐转变传统的人工管理模式，尽快对各项工作进行落实。在日常的工作当中要加强对设备的配置，加强软件信息系统建设，对各种硬件设施和软件设施进行完善，建立完整的数据库。信息化档案管理要提供完整、准确和及时的数据档案，建立有效的管理制度，方便在大量的数据当中能够准确、及时的找寻到需要的资料。此外，还要建立监督制度，及时将档案信息化建设过程中存在的问题进行反馈与处理，选择工作履历丰富、拥有足够工作经验和处理问题能力、技术过关的工作人员作为监督组长，逐步完善医院档案信息化建设，不断培养专业人员，有助于推动医院现代化发展。

4.注重与其他部门的友好合作

医院内部而言，不同部门之间会有必然的联系，医院档案管理也不例外，需要重视档案管理部门与其他部门之间的联系，保障医院档案管理工作的有序进行。部门与部门之间的沟通交流，能够让部门的信息帮助医院档案管理建设的完整性，避免有脱节的情况发展，比如在就人事档案管理时，先与各部门人事进行沟通，后集体共同建立档案，不仅能够确保档案信息的完整性，还可减轻医院档案管理的工作负担，能有效提高工作效率。

四、小结

对医院档案管理进行信息化改革可以有效提高管理质量和服务质量，实现全面性、时效性和准确性。了解现实档案管理存在的问题，采取有效的管理措施，能够促进医院的发展，有利于我國医疗事业的进步和发展。

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