医院人事档案管理工作中存在的问题及解决措施

周淑芬

摘 要：在医院改革不断向纵深推进的过程中，对人事档案管理也提出了更高的要求。通过整合人事档案资源、挖掘档案利用价值，能够为医院领导的人事决策、医院人力资源优化配置，以及医院职工技能培训等提供必要的参考。近年来医院档案管理的整体水平有了较大幅度的提升，配套的基础设施、管理制度等也在逐步完善。但是在个别方面仍然存在一些短板，如服务意识不强、开发利用水平不高、管理方法创新力度不够等。这些问题的存在严重制约了人事档案价值的发挥。为此，需要把加强人事档案管理作为医院改革的一项重要内容，并针对现阶段的问题，重点从提升人事档案的服务意识与利用水平、建立健全人事档案管理体制、开发人事档案信息管理系统等方面，构建现代化的人事档案管理工作体系，推进医院人事档案管理工作实现可持续发展。

关键词：人事档案;服务意识;信息数据库;资源共享

人事档案中记录了职工个人的基本信息，包括工龄、籍贯、政治面貌等，也包含了许多重要信息，如奖惩情况、工作履历等。通过人事档案除了可以掌握一名职工的大体情况外，也可以为职务调动、业务培训、人事任免等工作开展提供必要的参考。因此，做好人事档案管理无论是对于职工个人的成长，还是对于医院各项工作开展以及长远发展，都是大有裨益的。一方面，医院领导要加强对档案工作的重视，为这一工作的创新发展创设良好的环境氛围;另一方面，也要求每一位档案工作者，能够强化职责意识、提升专业技能，才能在本职岗位上实现人事档案的价值最大化。

一、医院人事档案管理的价值分析

首先，档案管理工作是医院人事管理工作重要内容。通过进行档案管理能够在人事管理工作中及时将人员进行调配，尤其是对调出离职或者是退休等人员的档案进行更新，保证醫院的人事工作得到有效的开展。其次，能够为人事管理工作提供强有力的信息依据。在进行档案管理工作的过程当中，通过将相关数据及时的录入人事档案管理数据库，能够全面了解医院职工的理论学习、职称评定以及所有方面的综合信息，这有利于对人力资源进行充分的挖掘，保证人尽其才。最后，根据各个部门、科室对于人才的需求信息，对比人事档案内容，可以为下一步的人才引进提供方向性的参考。尽快补充紧缺的、高素质的人才，支持各部门、各科室相关工作的高质量开展，让医院的服务水平、服务能力可以得到持续性的提升。

二、医院人事档案管理工作中存在的问题

1.人事档案的开发利用和信息服务意识不强

医院人事档案的接收、保存与管理，必须要为开发、利用而服务，这既是发挥档案信息服务价值的有效手段，同时也是人事档案管理的目标所在。近年来，医院人事档案的数量不断增加，档案工作人员将大量的时间和精力，放于资料归档、内容维护等基础性工作上，而对于档案资源的整合、内容价值的挖掘，没有给予过多的重视和大力的支持。在这种情况下，人事档案的价值只能停留于表层，而没有为人力资源配置、岗位职务调动提供必要的参考和借鉴，档案的信息服务作用没有得到很好的体现。医院人事档案工作中，存在的“重管理而轻开发”的现象，从短期来看，制约了人事档案的价值体现;从长远来看，对医院人才队伍建设也造成了不可忽视的负面影响。

2.人事档案管理体制的创新力度不足

医院人事档案由于包含了职工、干部的基本信息、奖惩情况、政治面貌等重要内容，对档案管理的规范性、严谨性、细致性都提出了极其严格的要求。从档案工作人员角度来说，完善的人事档案管理制度规范，可以作为一种行为准则，除了显著提升工作效率外，对减少工作失误、保证档案内容真实、完整也有积极作用。近年来，医院改革的步伐加快且不断深入，但是人事档案管理制度的内容却没有紧跟医院整体改革而做出同步的调整。例如，医院紧跟信息化趋势，积极推行无纸化办公，电子档案的比例不断上升。电子档案的管理方式、管理标准与纸质档案均有很大区别，但是在现有的医院人事档案管理制度中，并没有专门适用于电子档案的制度规范。由于人事档案管理制度的创新力度不足，其约束价值和参考价值也会大打折扣。

3.人事档案管理的方式方法相对落后

无论是从提升档案管理效率角度，还是从深入挖掘档案利用价值角度，医院的人事档案管理方法、模式，都需要坚持与时俱进。横向对比来看，医院近几年对于信息技术的应用重视程度和支持力度不断提升，各个部门、各个科室，信息基础设施已经较为完善;纵向对比来看，在人事档案管理的方式方法上，医院与社会上一些先进企业还是有一定的差距。例如，许多大型集团公司已经实现了人事档案从资料归档、内容更新，再到整合利用、信息服务的全流程、自动化办理，不仅极大减轻了一线档案工作人员的负担，缩减了人工成本，而且也可以依托大数据等技术手段，让海量的人事档案得以开发、利用，为人力资源管理工作开展提供支持。对比来看，医院在人事档案管理技术创新上还有较大的提升空间。

4.复合型档案管理人员匮乏

新时期医院对于人事档案工作要求的提升，以及档案事业自身的不断发展，让档案从业者受到了首当其冲的影响。医院的每一名档案工作者，都必须树立学习意识、秉持进取精神，让自己的专业技能得到提升，才能让自己始终具备岗位胜任力，通过高质量、高标准完成人事档案管理任务，彰显自我的价值。结合调查情况来看，医院人事档案工作者在业务技能和专业水平上较为扎实，但是还存在一些“短板”。例如，在档案管理信息化背景下，保障网络环境下数字档案的安全与隐私是一项重要工作内容，但是许多档案工作者并没有熟练掌握这一方面的技能。此外，在职业素养方面，也发现个别档案工作者存在思想懈怠的情况，不能严格遵循本部门规章制度，在工作上疏忽较多，档案管理质量不高。

5.人事档案管理的资金投入有限

医院在大力推进档案管理改革，特别是档案管理信息化发展的过程中，许多工作都需要给予必要的、充足的资金支持，如采购信息基础设施，以及开展信息技能培训等。虽然从整体上来看，医院每年的资金投入均有一定幅度的增加，但是仍然存在供不应求的情况。随着医院改革逐步深入，产生的人事档案数量也有明显的增加趋势。在具体开展人事档案管理工作时，也迫切需要更多的资金，支持医院档案管理信息系统在硬件采购与维护、软件更新与升级等方面工作的开展。对比来看，一方面是医院在档案管理方面资金投入有限，另一方面则是档案管理部门对资金需求量增加，两者之间的矛盾并未得到有效解决。

三、医院人事档案管理常见问题的解决措施

1.提升人事档案的服务意识与利用水平

在医院内部要营造一种自上而下高度重视人事档案管理的氛围，医院高层领导、人力资源管理部门、档案管理部门等，要重视并支持人事档案的开发利用工作。在这一基础上，作为档案工作人员应从专业角度、利用专业知识，树立起强烈的档案服务意识，以人事档案为基础，为医院人事工作开展和人力资源配置提供必要的参考。每一名档案工作者，要形成“管理与服务并重，保存与开发同步”的意识，从职工个人成长角度，从医院长远发展角度，深刻认识到做好人事档案信息服务的意义所在。要熟练运用现代化的设备、工具，辅助完成人事档案的开发与利用工作，逐渐实现档案管理从“低效”向“高效”，档案服务从“被动”向“主动”的转变。

2.建立健全管理体制，推进人事档案管理规范化

完善的人事档案管理制度能够对档案工作者产生一种约束、提供一种指导，进一步保障了人事档案管理的规范化、标准化程度。档案管理人员应当紧跟医院改革步伐，以及新时期对于人事档案管理工作提出的具体要求，在现有管理制度的基础上，主动做出调整和转变。人事档案管理部门必须按照国家档案局颁布的《归档文件整理规则》，结合自身工作的需求和特点制定人事档案工作发展规划，建立完善人事档案管理工作的各项规章制度，使人事档案管理工作有健全的制度保障，以达到相关工作的科学化和规范化。除了制定完善的人事档案的部门设置和人员制度外，还要有人事档案的检索使用制度、转递制度、保存制度、安全保密制度等。此外，还应建立人事档案信息的交流制度，使各部门分别管理的人事档案之间的信息互联互通。这些规章制度的建立和严格执行，是促进医院人事档案管理模式优化的重要保证。

3.开发人事档案信息管理系统

（1）构建人事基本信息数据库

应用人事档案管理信息系统，要先建立起人事基本信息数据库，这些数据可以作为构建人事档案管理信息系统的基础。信息数据库的建立过程中，档案管理人员首先要确保人事档案信息的真实性，包括出生年月、参加工作时间、加入党团的时间以及学历学位等项目。通过数据库建立人事档案部门便于查找、比较、分析、统计的检索工具，该系统既要有良好的人机交互界面，又能方便用户将信息导入、导出。具有修改、检索、统计等功能，并随着当事人职称、职务等的变化做出相应的调整，不仅能为医院的调资、任免职等提供帮助，也能对所有管理人员的情况进行研究总结，为领导决策提供信息统计分析和情况预测。

（2）实现人事档案资源共享共用

把医院所有人事档案整合并建立起人事信息数据库后，还需要运用特定的应用软件、大数据技术等，对数据库中的信息数据进行整合利用，进而为医院人事工作开展提供强力的支持。在互联网时代，数据资源的共享共用让信息数据的价值得到了进一步的提升，人事档案管理也应当基于“互联网+”带来的技术优势，为医院人力资源管理，以及高层领导的决策提供帮助。例如，医院的人力资源部门，每隔一段时间会组织开展职工培训。如果能够与人事档案管理部门实现资源共享，就可以掌握每一名员工的工作能力与岗位要求之间存在的差距。然后就可以根据这些“差距”，制定个性化的培训方案，帮助医院职工补齐短板，提高了培训的针对性。还有，在人才选拔、任免等方面，也可以参考人事档案，从而让人事工作具有更强的科学性，争取让每一名职工都能够在合适的岗位上发光发热。

（3）做好人事档案内容的安全与保密工作

近几年医院数字档案的比例不断升高，虽然为档案管理工作开展提供了诸多便利，但是也面临着安全问题，特别是一些涉及个人隐私的信息，是人事档案管理的重中之重。为此，医院人事档案管理在全面推行数字化、信息化的过程中，也要形成强烈的安全意识、保密意识。每一名档案工作者，要养成良好的职业习惯，如禁止将个人移动设备与办公计算机连接，禁止将办公计算机的登录密码透露给他人等。除了要严格遵循本部门的规章制度，杜绝因为个人不规范操作行为而增加安全风险外，也要采取必要的技术手段。常规的安全技术手段有启用防火墙、安装杀毒软件，高级的安全技术手段有数字签名认证、动态登录口令以及加密解密技术等。只有构建完善的安全防护体系，才能切实保障人事档案内容的完整与安全。

4.注重提升档案管理人员的综合素质

新时期的人事档案管理工作，不仅在工作方法、模式上发生了较为明显的改变，而且对档案工作者的综合素质也提出了更高的要求。医院方面需要针对其开展在职培训、鼓励他们进行继续教育，让自己具备更强的胜任力。重点包括两个层面：第一，专业技能的培训。以集中讲座、外出学习等方式，让档案工作者学习新技能、新知识，不断提升自我。既可以满足职工自我发展的诉求，又可以在岗位上以更高效率完成人事档案工作;第二，职业素养的提升。结合人事档案管理的特点，要求每一名档案工作者要具备一丝不苟、精益求精的职业精神，以及遵守制度规范、严格按章办事的敬业意识等。只有档案工作队伍的综合素质得以提升，才能为医院人事档案管理的不断创新发展提供必要的支持。

5.建立长效投入机制，不断优化软硬件设施

人事档案管理的创新，离不开软件和硬件设施的支持。当前医院虽然在档案管理配套设施的建设上提供了一定的支持，但是从档案事业的长远发展来看，还是存在一定的差距。为此，医院应当建立长效投入机制，为人事档案管理的高效开展、创新发展，提供扎实的物质保障。每年财务人员在编制预算时，应结合档案部门的工作计划，提供专项预算，为当年档案部门采购新的硬件设备（如扫描仪等），以及更新和升级软件系统，提供资金支持。除此之外，也要加强对资金使用的监管，确保每一笔资金都能够真正应用于人事档案管理相关工作。在资金支出项目上，除了软、硬件设施外，也可以设立奖金，对那些在人事档案工作中表现优异的给予奖励，这也是推动该工作不断创新发展的重要措施。

四、结语

人事档案管理既是医院管理工作体系中的重要组成，同时也直接关系到医院人事工作开展和人力资源利用。做好人事档案管理工作，实现档案资源整合利用与信息服务，对员工个人的自我发展，以及医院各项工作的开展均有重要作用。医院方面需要把人事档案工作摆在战略位置，并从资金方面、技术方面、人员方面、制度方面，提供全方位、立体化的支持，推动这一工作实现创新发展。

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（作者单位：大连市中心医院）