快销品连锁企业门店团体购买及赊销的信息化管理

林 辉

(秦皇岛家惠商贸集团有限公司，河北 秦皇岛 066000)

一、团购及赊销的简介及加强管理的重要性

团购，即团体购买，介于零售与批发之间。它是指企业事业单位或个人，因为发放福利等原因，在连锁超市门店进行大宗商品采购行为。这种采购行业往往伴随着赊销。例如，某学校因季末总结表彰大会，在某超市门店一次性采购笔记本若干、钢笔若干等奖品，约定月底结算。由于这种销售形式存在多方面的问题，所以对其加强管理意义重大。

二、团购及赊销的存在问题

1.客户信息管理不善

连销超市各门店，分布在不同的区域，都有一定的团体采购资源。而这些客户信息往往保存门店店长手里，一旦店长发生轮换或跳槽离职等变动，这些客户资源也较容易流失，甚至会转移到竞争对手那里。从而减少企业的团购销售收入。此外，手工管理客户信息，缺少对于客户信息的审核鉴别，容易产生信誉不良客户，进而产生不良的应收账款，同样会给企业带来损失。

2.折扣幅度不经审核

大宗团购销售，因为数量金额大，一般会给予购买方一定比例的商业折扣。对折扣不进行监督审核，会带来直接的毛利损失，更为严重的是，会给门店留下管理漏洞。例如，有的门店为了完成销售任务，会以团购的名义，以低毛利的方式与商品供应商合作，“虚增“销售额。

3.系统库存更新不及时

超市门店商品在离开门店卖场，即应该通过收银系统收银，在后台产生销售收入，同时减少库存数量。而团购销售，因为不是某个消费者自行采购而是事先联系确定，存在着出库不通过收银系统的问题，一旦造成这样的情形，会带来一系列的问题。

(1)由于库存不及时减少，造成信息系统库存与实际库存不符，产生门店库存管理上的诸多问题，对订货、盘点等都会造成影响。同时，也会引发数据分析失真，造成决策失误。例如某一商品已出卖场，但库存长时间未做销减，在计算该商品的库存周转天数时，就会偏大。在计算该商品应该补货的数量时就会减少，在计算盘点损溢时也会偏大。

(2)由于库存不及时减少，当采用先进先出的方法进行成本核算时，出库批次也与进货批次不能一一对应，会造成毛利计算不准确。例如，因为与团购客户达成一定折扣的大宗商品销售协议，超市方面会相应地向商品供应商方面要求更低的进价，以保证毛利空间。而低价进货批次产生后，如果不及时减少库存，那么这批低价批次就会对应到正常零售批次上去，就会造成正常零售毛利偏高；等到过段时间，再去做团购销售的库存削减，这笔团购销售的出库批次，又会对应到正常进价的进货批次上去，造成团购毛利偏低。

(3)由于库存不及时减少，集团公司不能准确地掌握门店的零售数据，会造成门店可以自己调节销售。比如，当月门店销售任务已完成的情况下，门店可能会不记销售，等着下月再记入销售。这样会产生销售收入上的舞弊风险。

(4)由于库存不及时减少，会让管理失控，让门店个别低素质的员工钻空子，借团购名义将货物拿出卖场，或借团购名义，虚增库存以应付盘点。一旦失去控制情况严重，会产生内部员工盗窃的风险。

4.团购销售数据，与日常零售数据无法区分

(1)团购销售数据与日常零售数据无法区分，会使集团公司不能准确地评估门店的销售额、毛利额、毛利率、库存周转等数据。对制定门店的绩效考核指标和预算数据的预估造成偏差。从而不能及时准确地调整战略或指导经营。

(2)团购销售数据与日常零售数据无法区分，必然会削弱门店的经营能力，减少门店对正常来客人次的关注。对团购销售产生过度依赖。同时团购交易金额往往偏大，会拉高门店的平均客单。这些虚高数据，会给予门店经营管理人员错误的信号，产生错误的指导，而一旦团购客户资源不存在了，会使门店销售数据有一个断崖式的下滑。

5.赊销回收缺少监督，产生不良应收账款

团购一般都伴随着赊销，而赊销会产生应收账款。如果不对赊销数据进行管理，就会对应收账款的回收造成影响，一旦时间过长，很可能产生坏账，造成损失，使集团财务的监控职能流于形式。

三、针对团购及赊销存在问题的信息化解决方案

团财及赊销管理存在上述诸多问题，除了相关管理制度外更需要信息化手段管理。让团购及赊销产生的数据都及时在信息系统中进行记录，又方便内控管理。

第一，对于客户信息，要进行信息化管理。开发相应的管理程序，界面见图1。

图1

将个人掌握的客户资源进行信息化表格管理，方便集团公司总部相关人员去检查评估。在计算机系统保存后，也不会因人员的变动而流失。

第二，门店将洽谈一致的团购协议清单，录入到计算机系统中，如图2所示。

图2

如方框所标注，录入时必须录入商品现售价和数量，系统自动计算出折扣比率。提交后，集团公司审核专员，审核该笔团购申请是否符合公司关于对折扣的标准要求。将符合要求的团购申请单审核通过，不符合要求的团购申请单注明理由后驳回。

第三，审核通过的团购单，会自动生成一张销售订单存储在门店收银机上。待货物移出卖场时，在收银机上可以调出这单销售订单，上面就是团购商品明细。如图3、图4所示。

图3

图4

如果是即时支付的，选择相应的付款方式结算。如果是赊销，选择赊销结算，结算完成后，库存即时削减，还会在系统后台自动形成一应收记录。

第四，团购赊销后，当客户结款时，在系统里进行应收账款的清欠操作，完成应收账款的回收(见图5)。

图5

四、团购赊销信息化管理的总结

通过信息化的手段，我们能解决团购赊销存在的很多问题。从信息化方案看，形成了“团购申请—团购审批—形成收银订单—调出订单结算—减库存形成应收账款—清欠”的闭环管理。

1.团购客户信息录入系统，保证了信息不会流失，而且增加鉴定审核。

2.团购申请单必须经审核才能生效，产生收银机里的订单，保证了折扣比例在规定的范围内。

3.通过收银机调出订单号来进行销售结算，同时减少库存，保证了库存会及时减少。

4.团购交易的全过程都在系统里留下记录，这样就可以方便地把团购销售、毛利从总销售毛利数据中，剥离出来。

5.收银结算后，即在后台形成应收账款，款项收到后，从系统里进行清欠，这样就可以让集团财务部门对应收账款进行监管。

此外，用信息化手段进行团购赊销全过程的管理，并不是无懈可击。有一个关键问题，需要管理制度加以保障，制定严惩措施。这就是商品出卖场如何保证必须通过收银机进行结算操作的问题。要严格门店商品出卖场的管控，不允许商品移出卖场不通过收银结算的问题出现。有了这样的管理制度保障，信息化手段的闭环管理才能真正实现。