高校档案利用登记的现状与改进——以皖南医学院为例

王昭琦 王笑寒 王梦婷

档案利用登记是档案利用工作的重要环节，通过利用登记可以准确掌握档案流向，检验档案收集是否齐全，准确的反应档案工作人员的工作量，有利于正确填报档案工作情况报表；通过对档案利用登记进行综合分析研究有利于掌握档案的利用规律，发现档案工作中的不足和薄弱环节，使档案的收藏更适于利用者的需求，为进一步做好档案工作提供新思路[1]11。本文通过对皖南医学院档案室档案利用登记情况的调查，发现存在的问题，提出改进措施，并对实施过程中可能遇到的障碍作出分析，提出合理建议。

一、现状

皖南医学院档案室成立于1988 年，目前留存的利用登记记录从1998 年开始。1998 年至2007 年，档案利用登记簿如图1 所示，其内容包括序号、日期、单位、案卷或文件题名、利用目的、期限、卷号、归还日期、借阅人签字、备注共十项。从登记情况来看，序号、期限、卷号这三栏都没有数据，这增加了档案借阅统计的工作量。案卷或文件题名一栏大都写得比较简单，根据所填内容无法准确找到所利用的档案。利用目的一栏大多数填写的是的是“查找”、“复印”、“参考”、“查阅”等没有实际意义的词汇，也有一些是空白，极少数记录可以真正表述出被查阅档案的利用目的。

图1 档案利用登记簿1

2007 年之后，档案室更新了档案利用登记簿模板（图2，见下页），一直沿用至今。登记的内容包括序号、借阅日期、借阅单位、案卷卷号或文件题名、利用目的、归还日期、借阅人签字、档案室经手人、备注共九项。从登记情况来看，序号一栏没有数据，案卷卷号或文件题名一栏大多可以完整表述出其所指档案，少部分填写内容不够严密。利用目的一栏填写较为简单，也不乏“复印”、“查阅”等较为敷衍的字眼。从利用目的填写统计来看，主要内容有补办学位证书、考研考博、参军入伍招生、审计、查账、出国签证、核实信息、档案缺失补全、职称材料、校内各部门工作需要等。

图2 档案利用登记簿2

从以上情况看，目前档案利用登记工作的开展只是流于表象，存在内容不规范和不完善等缺陷。登记信息只反应了何人何时利用了什么档案等基本信息，并不包括服务态度、服务效果、意见建议等信息，无法体现出档案的经济效益和社会价值。登记中还存在盲目模仿前面的记录、字迹潦草等现象。QQ、微信等网络通讯的便捷性以及电子档案的普遍存在，也容易导致出现利用了档案没有登记的现象。笔者分析，造成此缺陷主要有以下几点原因：（1）档案登记册设计得过于简单和笼统，导致收集的信息不完善，不能为后期的档案利用分析提供准确数据。（2）档案工作者对规范档案利用登记宣传力度不够，对利用登记过程欠缺引导和监督。（3）档案利用者档案素养不够，对档案工作缺乏认可度，对档案利用登记认知度不高。（4）档案利用流程不够规范。

二、档案利用登记簿的改进建议

科学的档案利用登记应当对档案利用过程中所产生的有价值的信息尽可能完整、全面地记录。这包括主体信息，即档案利用者的个人信息；客体信息，即所利用的档案内容；以及档案利用过程中产生的值得研究和分析的信息，如利用目的、用户体验、查档耗时、利用过程出现的其他非常规问题，等等。这样做一方面可以更好地维护档案安全，另一方面有利于对所搜集的信息进行多维度研究，从而加大档案信息资源开发利用力度，提升档案工作服务质量。

笔者根据利用内容，将档案划分为学籍档案、财务档案、文件档案、基建档案和其他档案五类，整理了皖南医学院档案室近三年档案利用情况，如图3 所示。

图3 皖南医学院2017—2019 年档案利用情况

学籍档案利用率最高，其次是财务档案、文件类档案和基建类档案。由于学籍档案近三年的利用率都超过50%，且利用群体主要是已经毕业的校友，因此笔者将档案划分为包含财务档案、文件档案、基建档案和其他档案的普通档案和学籍档案。针对普通档案和学籍档案分别制定利用登记模板。

普通档案的利用登记表增加了利用方式、查档耗时、服务满意度选项，并提供了可选项，为用户的填写提供了便利，避免了因用户文字表述能力不一而造成的填写不规范等问题，也为档案利用研究提供更多可量化分析的数据。查档内容和利用目的留出更多空间供利用者填写，更加人性化。档号一栏由档案工作人员填写，内容指向更加具体。

学籍档案利用登记表与普通档案利用登记表相比，对利用者个人信息的搜集更加具体。个人学籍档案严格来说属于个人隐私，通过对查询者或者委托查询者个人信息的收集，可以更好地避免个人信息的随意泄露，还可以为研究开发针对用户的主动推送服务和个性化服务提供依据。根据对皖南医学院档案室2017—2019 年学籍档案利用目的情况的调查发现，学籍档案的利用目的主要包括补办证书、找工作、学历证明、补全档案、考研考博、职称评聘、参军入伍这几项。故笔者对学籍档案的利用目的一栏设计了可选项，有助于登记者更加明晰地提供利用目的，也有助于数据的统计研究。

此外，与传统的登记册不同的是，登记表是一张电子表，档案利用可通过电子方式传输和反馈，实现档案利用整个流程的线上操作，更加契合现代社会的工作方式。

三、对利用登记过程中可能出现问题的建议

相对于其他部门来说，高校的档案部门一直处于默默无闻、不被重视的状态中，很多同事或者领导对档案工作缺乏了解和关注。对档案利用登记措施的改进可能会出现用户抵触或不配合的问题。如对用户而言，以前登记的是一条信息，如今需要规范地登记一张独立的利用登记表。还可能出现档案工作人员消极怠工、敷衍了事的问题。对档案工作者而言，每位利用者填写一张登记表以及后期对数据的分析研究，无疑加重了工作量。针对可能出现的问题，提出以下建议：

1.提高服务热情。用户可能是领导或同事，以前有可能通过QQ 或者微信打声招呼就直接查档了，现在需要规范填写利用登记表申请查档，在实施过程中少了些许人情味，这就需要更多的解释和热情服务来弥补。工作人员不能有懈怠和厌烦情绪，需提醒用户做好规范登记，必要时给予指导。万事开头难，对于配合度不高的用户要给予更多的耐心和细心，对登记不全的信息在了解情况后及时帮助补全，培养用户良好的登记习惯。

2.加强档案的宣传工作。一方面，档案工作者需向用户说明规范登记的意义，介绍有价值的利用实例来获得用户的认同感，通过档案利用带来的效益来宣传，让用户认识到档案的价值，提高档案意识，引起对档案工作的重视[2]22。用户档案意识提高了，利用登记工作的开展也就顺利了，如此良性循环。另一方面，完善的利用登记记录本身就是对档案工作最好的宣传材料。通过对档案利用活动进行详细记录，长期形成的汇总信息就是对档案人员的工作量和工作成果最直观的体现[3]16。档案工作者通过这种具体的方式向领导或同事展示工作成果，可以让大家更好地了解档案工作，赢得更多的支持与信任。

3.加强档案工作队伍建设。人才资源是实现发展目标的重要因素，也是决定服务质量与发展绩效的关键因素，因此为提高档案利用水平，加强档案工作队伍建设势在必行[4]26。可通以下方式优化档案队伍：加强档案人员继续教育，学习档案工作的新理论、新技术和新经验，以及相关学科知识，拓宽知识面，不断优化档案工作者的知识结构和能力结构；提高档案工作者的社会地位和经济地位，使公众尊重档案工作，增加档案工作者的社会认同感；加强领导对档案工作的支持和对档案工作者的关怀；建立有效的奖惩激励机制，充分发挥档案工作者的主观能动性，增强档案工作者的行业素养和职业使命感。

4.加强制度建设，规范档案利用流程。俗话说“没有规矩，不成方圆”，规矩就是规章制度，制定相关制度，通过制度管人、管事。对于档案利用登记，可在制度上规定先登记、后查档的顺序，登记合格后方可利用。通过制度规范利用流程，确保利用登记信息的完备。

四、结语

登记是积少成多的过程。利用登记工作看似简单，可是贵在坚持，靠的是一点一滴的积累，只有积累到一定的数量才能凸显价值。档案利用的登记记录是档案工作者辛勤劳动的体现，是赢得社会认可的重要依据，也是具有研究价值的重要数据。通过对登记信息进行分析研究，还可以挖掘用户潜在需求，开辟新的服务思路，如主动推送服务、个性化服务等等。