高标准 高质量 高效率全面完成退管档案规范化整理和数字化工作

□ 辽河油田公司 崔 刚 张春光 孙振禄 张 良 阮 芳

国有企业退休人员社会化管理是全面深化国企改革的重要内容和举措。国有企业退休人员人事档案移交属地实行集中统一管理是退休人员全面社会化管理的重要前提和基础。

为全面贯彻落实党中央、国务院、辽宁省关于平稳有序推进国有企业退休人员社会化管理的有关要求，辽河油田公司党委提高政治站位，发挥“头雁效应”，重要工作亲自部署、重大问题亲自协调、重点环节亲自跟进，推动移交工作落实落地。于10 月初，高标准、高质量、高效率完成4.64 万卷退休人员人事档案的规范化整理和数字化扫描工作并移交，为全面推进退休人员社会化管理工作奠定良好基础。

下面结合我公司开展此项工作的实际，谈谈如何做好退休人员人事档案规范化整理和数字化工作。

一、提高站位，重实干、强落实——用“五个一”工作机制作为工作总遵循

辽河油田公司党委将国有企业退休人员社会化管理工作纳入到公司改革发展全局中同谋划、共推进，制定了《辽河油区推进退休人员社会化管理工作方案》，主管领导强化政治担当，切实将移交责任扛在肩上，抓在手里，落实在行动中。

由于此次退休人员人事档案集中移交量大、覆盖面广、时间紧张，油田公司党委组织部（人事部）按照一项任务、一名领导、一个团队、一张图表、一抓到底的“五个一”工作机制，调整完善工作方案和实施办法，压实工作责任，倒排时间计划，进一步明确时间表、路线图、任务书，确保任务、职责、人员、设备、物资等全部落实到位。

1.下发退休人员档案整理和数字化工作的通知。要求各下属单位制定工作方案，明确负责人，抽调骨干力量，倒排时间运行计划，快速推进，建立了周报、月报机制，通过调研、监督检查、座谈等方式对各单位工作进度进行敦促和指导。

2.组建专业化技术团队。抽调基层单位5 名业务骨干成立数字化工作小组，自行研究数据录入、批量重命名、数据校验、自动分拣、处理图片等技术程序，深入43家基层单位培训指导，加快了退管档案数字化工作进度。选调了30 名应届毕业生参与档案的数字化扫描、裁图等工作，解决了部分二级单位抽调人员数量不足的难题，提高了数字化工作效率。

3.协调落实设备、场所、资金等事宜。与培训中心、设备管理部、财务资产部积极沟通，落实机房和教室等工作场所、扫描仪等数字化设备以及档案整理用品等专项费用。

二、加强培训，提技能、同推进——用“一盘棋”思想上下整体协同推进

为确保档案整理和扫描规范化、标准化，我们先多次到省、市等有关部门学习培训，再通过“以干代培”“组队联合”等方式，将档案规范化整理和数字化扫描相关工作技法传达到各单位，确保同一规范、同一标准、同一时限，各单位同步完成。

1.为精准把握《辽宁省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则》的标准内容，我们两次邀请省档案局有关专家进行现场培训和业务指导。

2.通过“以干代培”的方式，对辽河油区进行了全覆盖式档案整理和数字化处理实操培训，累计培训387 人次。培训教师“一对一、手把手”辅导、“点对点、面对面”服务，使每名参训人员都能独立开展工作，回到单位后大幅提高工作效率，培训效果显著。

3.采用“组队联合”“互帮互助”的方式，100 卷以下的单位，每个单位抽调1 人，组成联合团队，在完成本单位工作任务后，全力以赴协助公司机关推进退管档案整理和数字化工作。

三、优化流程，降成本、提效率——用创新工作思路实现降本提速

退管档案整理和数字化工作繁琐、复杂，尤其是数字化工作内容较多、要求较高、专业性较强，为确保工作进度，我们坚持问题导向，建立问题清单，紧盯关键问题，剖析问题症结，强化过程管控，想方设法出实招、见实效，通过合理制定工作流程并进行科技创新，自行研究数字化软件程序，推进问题逐一解决销项，助力数字化工作高速推进。

1.联合离退休和保险部门核对退休人员相关数据和实际库存，确保移交退休人员数据的准确性。要求各二级单位对退休人员的档案资料进行全面归集和预审。将分散在各部门需要归档的个人材料，进行集中一次性归入个人档案；并对退休人员人事档案进行初审，将重复性和不必要存档的材料予以剔除，提高数字化工作效率。

2.合理分工，形成闭环式流水作业。每8 人组成一个小组，负责档案的拆装、分类、裱糊、录入、扫描、裁图、重命名、审核、装订、入库等全流程工作。各环节人员各司其职，下一环节检查上一环节的工作成果，环环相扣，发现问题可追溯并整改。

3.发挥技术引领作用。数字化小组人员研究应用扫描软件程序，日扫描从300 页幅提高到1500 页幅，大幅提高工作效率。利用EXCEL 编程技术自动生成份目录、个人目录和背脊标签，减少数据录入量，降低数据输入错误率。自行研究批量重命名和自动分拣文件夹程序，有效避免了在建立文件夹、图片重命名、分拣图片过程中的误操作。自行研究审核校验程序，对图片分辨率小于300dpi，材料形成时间、身份证号码位数错误等问题及时校验和修改，大大提高数据准确率。

4.最大限度降低成本。受疫情影响，石油行业效益整体下滑，我们将“降本增效”作为工作的核心重点，坚持“自己的活自己干”，节省成本超1000 万元。

四、发扬传统，打硬仗、显担当——用薪酬激励机制引领激发干事创业热情

历时半年，辽河油田公司充分发挥“三老四严”“苦干实干”精神，全面完成了4.64 万卷退管档案的整理和数字化工作，打赢了一场不可能打赢的硬仗，完成了一项不可能完成的任务。

1.单位分类施策。采用“树标杆”“抓典型”“人员轮岗、人停机不停”等方式，倒排时间运行计划，加速推进，确保工作进度。

2.凝聚核心人才。各单位凝聚了一批责任心强，具有苦干、实干精神的员工，不讲困难、不讲条件，敢于直面矛盾，勇于攻坚啃硬，谋思路、想方法、化难题，充分体现了辽河人“不畏惧、不退缩，有信心、有担当，不讲条件、不求回报，敢打硬仗、能打硬仗”的老一代石油人精神。

3.强化考核约束。将退休人员人事档案规范化整理和数字化处理工作纳入今年的绩效考核办法中，建立了薪酬激励机制，明确设立了考核指标，制定了考核实施细则，促使各单位加快推进工作进度。

五、加强交流，享经验、挂数据——用信息化手段确保顺利移交

我们积极与盘锦市有关部门沟通协调，运用人事档案检测软件组织辽河油区各单位进行校验，确保退管档案数字化成果顺利挂接。签订移交协议，移交过程平稳受控，顺利完成移交。进一步总结经验，为以后年度的移交工作奠定基础。

1.加强交流，分享经验。积极与盘锦市档案馆沟通协调，油田公司审验工作小组运用盘锦市人事档案信息检测软件对各单位的数字化成果进行了校验，准确率超95%，把易出现的问题和油区内各兄弟企业进行了经验分享，并帮助辽河油区其他单位进行数字化成果校验，彰显组长单位责任担当。

2.通过验收，顺利移交。辽河油田顺利通过市退管办验收小组审验，将260 万行数据、560 万张图片进行数据挂接，无缝衔接。签订移交协议，各单位将退休人员人事档案分箱整理，张贴密封条，做好出入库相关交接手续，稳妥将人事档案转移到指定地点，顺利完成移交。

3.数据备份，总结经验。各单位将数字化成果用移动硬盘等存储设备进行双备份，进一步总结经验、优化流程、完善方法，做好接下来以后年度退休人员人事档案的移交工作。