美国NARA 档案保存策略框架及其项目研究

郑晓丹 蒋东明

一、引言

档案是国家和民族宝贵的文化遗产、重要的信息资源，也是维护公民个人权益的必要证据，因此必须积极维护档案的完整与安全。

档案保存（Archives Preservation），包括以原始格式保存档案并延长档案寿命的所有活动，它的目的是尽量减少档案的物理和化学受损，并防止信息内容的丢失[1]。档案保存面临着各种各样的风险，包括档案载体自身的性能随着时间推移不可避免地退化，管理和利用档案的过程中的人为破坏，以及突发的天灾人祸等。尤其是，在数字环境下，信息技术快速发展，数字资源存储载体和系统快速更迭，如何安全保存数字资源也是档案保管机构面临的一大难题。美国国家档案与文件署（National Archives and Records Administration，NARA）十分重视档案保存，积极制定保存策略，开展保存项目，以期应对各类传统的、新型的档案保存挑战，保障馆藏档案的长久安全，构建完整的国家记忆。

我国学界对美国档案保存的研究已有一些成果。刘家真[2]介绍了由美国国家信息标准局发布的纸质文件保存环境指导，这份文件规范了美国图书馆、档案馆的纸质文件保存条件，为温度、相对湿度等贮存规范提供了最佳值和保管方法；司铁英[3]介绍了美国国会图书馆音视频资源保存状况，并阐述了中国国家图书馆音视频资源保存及管理现状，探究了美国国会图书馆音视频资源保存工作对我国图书馆的启示；宋甫、张伟肖等[4]通过对美国数字资源长期保存项目NDIPP 中的相关技术和工具的研究，包括技术模型、数据获取和发布工具、元数据管理工具等，为我国数字资源长期保存事业的开展提供了建议；苏哲[5]对中美电子文件长期保存进行了对比研究，分析了中美两国在电子文件的长期保存方面存在的差异，介绍了美国经验对我国电子文件长期保存工作的启示，同时提出了未来我国电子文件长期保存工作的发展思路；祁天娇[6]详细介绍了NARA 于2017 年发布的《数字资源长期保存策略》的内容，分析其整体内容架构，并指出了其对我国数字资源长期保存的借鉴意义；唐权[7]从多个方面对美国印第安纳州与蒙大拿州数字资源长期保存的实践进行对比分析，归纳总结了它们在数字保存方面的方法与经验，为我国图书馆数字资源保存工作提供了参考与借鉴。但上述研究偏重对具体技术措施的探讨，缺乏对档案保存整体规划的研究，对档案与其他遗产保护之间的关联关注不够；此外，美国于2020 年6 月30 日发布了一份最新的《数字保存框架》（Digital Preservation Framework）[8]，其内容与2017 年发布的《数字资源长期保存战略》（Strategy for Preserving Digital Archival Materials）有一定的联系，值得关注研究。

为此，本文通过文献调研总结NARA 面向未来档案保存的策略文件，以文本分析方法识别NARA 推动档案机构开展档案保存活动的背景、战略目标和具体实现策略，并剖析几份战略文件在发布背景、合作对象之间的关联，以期为我国档案保存发展提出相应的建议。

二、NARA 档案保存策略

NARA 发布了四份针对2017—2022 年度档案保存的策略文件，构建了一个从传统纸质档案资源到数字资源保存，从档案保护延伸到遗产保护和研究的策略框架。这四份文件分别是《2019—2022 保存战略》（Preservation Strategy 2019—2022）[10]、《2018—2021 遗产科学研究战略》（Heritage Science Research Strategy 2018—2021）[11]、2017《数字档案资源长期保存战略》以及2020《数字保存框架》，如表1 所示。

表1 NARA 保存策略文本主要内容

作为指导美国档案保存工作的系列策略文件，它们之间相互促进、共同协作，以实现保存目标。

首先，在数字资源保存方面，2020《数字保存框架》是对2017《数字档案资源长期保存战略》的吸收和延伸。2017《数字档案资源长期保存战略》具体内容包括六项策略和四项数字保存活动，六项策略要求制定标准及程序文件、确定数字资源风险优先级、在可信数字仓储中进行档案管理、确保档案真实性、保存元数据、完善合作关系，四项数字保存活动则包括建设数字保存基础设施、保障数据完整性、维护格式和媒体的可持续性、保障信息安全，以数字保存活动推动策略实施，进而实现其目标。而2020《数字保存框架》则是在吸收2017《数字档案资源长期保存战略》部分内容的基础上进行的延伸，针对保存风险的评估和管理提出建立“风险优先级矩阵”（the Risk and Prioritization Matrix），要求数字保存工作人员回答与保存能力和维护文件格式相关的问题，来确定文件相对风险水平，同时列出了对文件格式风险水平产生影响的各方面因素，针对数字资源文件格式管理细化出文件格式保存行动计划（File Format Preservation Action Plans）。该计划主要包括两类文件：一是电子文件的基本特征文件（the Essential Characteristics documentation）。“基本特征”也称“重要属性”，它标识了文件外观、文件反映的机构行为、背景和结构等特征，这些特征有利于确保格式迁移最大程度保真。二是文件格式保存行动计划表。该表格要求：说明与电子文件有关的格式类型；列出说明书、标准和证据资料；对NARA 是否应采取保存迁移行动提出建议；推荐适用于保存行动的处理工具。

其次，《2018—2021 遗产科学研究战略》的制定是《2019—2022 保存战略》为实现其战略目标之一的“利用科学和技术改进保存实践”而提出的，并进一步要求NARA 积极与大学和相关的遗产组织开展合作，强调要积极研究、试验新技术和跨学科方法，努力将研究成果转化为实践。《2019—2022 保存战略》和《2018—2021遗产科学研究战略》，在发布背景上有一定的共同之处，都强调与相关组织的合作。

1.背景：新环境下实现NARA 使命。NARA 保存策略的发布有其特定的时代和文化背景。一是NARA 的核心使命，概括而言就是“推动开放，培养公众参与，并通过使公众获取高价值的政府记录来加强国家的民主”。开放和“公众获取高价值政府记录”的前提是馆藏档案的完整、安全。可以说，NARA 提出的所有档案保存策略、开展的全部档案保存活动都是为了推动这一核心使命的实现。二是当前档案保存面临的技术挑战。尽管NARA 开展电子文件保存工作已有40 多年，面对电子文件存储载体与技术的变化，NARA 的长期保存方法几经变革[12]，新兴的大数据、云计算、社交媒体等技术，以及运用这些技术导致电子文件数量激增，正不断改变着档案保存需求，从前的保存方案和策略难以应对这些新挑战。三是公民档案查阅的需求。随着美国开放政府建设的不断推进，公民对于监督、参与政府工作的需求不断提升，公民越来越意识到查阅政府工作中生成的文件，是监督政府工作、保障自身权益的必要途径。

2.合作：与多部门开展多方面合作。档案资源长期保存活动的顺利开展需要政策、经济、法律、技术等各个方面完善和支撑，仅靠档案机构自身是无法完成的，需要积极在国家、地区、部门间，积极与各界开展紧密合作。NARA 的保存策略框架就要求积极开展多方合作，协同进行有关档案保存的标准规范制定和共享、推动有关资源保存的研究、开展档案服务等工作。

在标准规范制定和共享方面，《2018—2021 遗产科学研究战略》要求NARA 与华盛顿保存科学网络（the Washington Conservation Science Network）合作，制定并实施最新规范、保存活动指导方针以及国家标准和国际标准；《2019—2022 保存战略》要求NARA 在保存项目内建立“保存共享资源”（Preservation Commons），共享关于档案保存的指导性文件、标准、最佳实践，来提供具备协调性和针对性的信息服务。在资源保存相关研究方面，NARA 积极与美国国内乃至国际上的大学、学术机构和相关的遗产组织开展合作，积极试验新技术，开发跨学科的档案保存方法，并积极宣传研究成果，努力将研究成果应用在保存实践方面。在开展档案服务方面，《2019—2022 保存战略》要求NARA 与各保管单位积极合作，如总统图书馆、研究机构和服务部门等，重点关注处于高风险状态的馆藏，通过保存数字化以及举办展览等活动支持公民对NARA 馆藏的访问。

总之，在内容上，《2019—2022 保存战略》和《2018—2021 遗产科学研究战略》强调针对档案资源的风险管理、与学术界和其他遗产组织开展合作，进行技术研究并推动研究成果应用于实践。为实现这些目标，需要建立保存战略委员会、“保存共享资源”等部门，通过这些专门组织推动风险管理、研究和应用等工作的开展。2017《数字档案资源长期保存战略》、2020《数字保存框架》则强调在数字时代实现对数字资源更加全面、有效的保存和获取，对数字资源的风险识别细化出“优先级矩阵”，指导保存工作人员进行数字资源风险登记排序，同时还要求在实施数字资源保存时制定行动计划，使数字资源保存工作更加具体、细化。

三、NARA 保存项目

在策略框架之下，NARA 通过实施具体的项目来促进保存活动开展。《2019—2022 保存战略》与保存项目（Preservation Programs，RX）[13]之间可以说是相互促进、相互完善的关系，《2019—2022 保存战略》建立的基础之一就是NARA 保存项目的成功，同时该策略的总体目标是进一步完善保存项目，以该项目作为档案保存专业知识中心，领导档案获取工具的设计和档案服务的提供。《2018—2021 遗产科学研究战略》也支持保存项目的实施目标，重视风险防范和规划，同时积极地在“保存共享资源”方面与各界合作；在遗产科学研究方面，该战略要求实施跨学科的应用研究项目，注重对馆藏档案材料进行分析和研究，开发档案保存相关工具、仪器和程序，并积极传播研究成果，以推动保存实践进一步发展。

NARA 的馆藏档案数量每年都在增长，目前已拥有超过400 万立方英尺的纸张、照片、地图，以及150tb的电子记录等资源。面对这些数量庞大的资源，NARA以保存项目为核心，要求各保管单位和全体工作人员一起参与馆藏各类型档案的保存，以实现对政府档案的妥善保存，满足公民的合理利用需求。对于NARA保存项目，本文将主要从该项目的目标、任务以及主要参与单位展开介绍，以明确该项目的主要运作方式，以及其在美国的档案保存中所发挥的作用。

1. 目标与任务。NARA 的使命是使公众能够访问其所保存的联邦政府档案，公开获取政府记录可以保障美国公民维护自身权利，对政府工作进行监督，了解国家的历史，从而有效加强国家的民主建设。

公民高效访问和获取档案的前提是所藏档案完整、安全，因此NARA 开展保存项目，主要目标是确保美国政府的档案得到适当的保存，以便所有档案能够为人们所利用。为实现这一目标，NARA 的保存项目需要采取积极的保存措施，其中首要的就是设计预防策略，尽可能避免档案损坏。为此，保存项目工作人员需要对威胁档案安全的各种风险进行预测，优先对损失风险较大的档案实施具体的保存行动，并做好应对突发紧急情况的准备；对档案储存、加工以及展览的环境条件提出规定，并对环境进行监控和评估；采用具有较高效益的尖端技术和工作流程，并负责开展档案加工和防止损坏的培训等。除了预防策略之外，保存项目的工作人员还需要开展一系列其他工作，包括：针对已遭受破坏的档案进行修复，抢救在意外火灾中被烧毁的军事档案；为各种展览活动顺利开展，准备必要的、类型丰富的历史文件；为档案存储库房和展览空间的设计提供建议，为馆藏各类型档案的保存活动提供指导。

2. 参与单位。NARA 保存项目中主要有四个参与单位，分别是档案保护部（Conservation Division），电子文件保存部（Electronic Records Preservation Division），圣路易斯保护区（St.Louis Preservation Division）以及国家档案保存项目组（National Preservation Programs）。这四个部门工作各有侧重，通力合作，共同保障NARA保存档案的安全。

档案保护部主要负责保障传统载体档案的安全。档案保护部的工作人员需要对档案的保存状况进行评估，确定档案材料构成；负责保持文件载体性能稳定，并对文件进行适当处理，以便于档案数字化、举办档案展览以及研究人员使用；为数量巨大或载体相对脆弱的档案定制存储工具，并向具体负责人员进行培训，使其掌握馆藏档案的维护和处理程序；负责监测NARA内部的保存环境和设备设施，并由专家进行保存能力评估；管理员待命小组负责为NARA 所有部门提供档案保存应急指导。

电子文件保存部负责保障电子文件的安全。工作人员对电子文件的数据结构和文件格式进行技术分析；操作和维护档案保存系统，包括网络附加存储、硬盘、软件应用程序和数据库；维护馆藏的音频、视频档案安全，并定期将信息转移到新的、稳定的档案载体上；审查可访问的电子文件元数据，并开发档案信息包，以便转移到NARA 的电子档案中心。

位于圣路易斯的国家档案馆保存人员主要负责在国家人事档案中心对军事和民事档案开展保存活动。工作人员对在1973 年大火中幸存下来的650 万份档案的损毁情况进行评估，并进行祛湿、除霉和修补等修复工作；对数字化的人事档案或缩微胶卷进行重新格式化，使其更易获取，同时保护档案原件，避免保存过程中的档案损伤和过度使用。

保存项目组与NARA 内部相关部门、外部联邦机构开展合作，通过全方位的审查、监督推动档案保存。在NARA 内部，保存项目组与联邦档案中心、总统图书馆等部门开展合作，做好充足的准备以应对突发的紧急情况；同时，该项目组积极与其他联邦机构一道建立应急防范战略联盟。此外，保存项目组通过对NARA各部门及其内部设施进行保存审查，共同确定档案保存需求；建立保存优先级，制定具有成本效益的策略，实施保障档案安全的计划和政策，并监督这些策略和政策的运行进展；通过建设馆藏管理系统（Holdings Management System）跟踪档案的存储位置，满足保存需求。

NARA 积极采取多种方式更好地推进保存工作的开展。一是举办保存会议，来自历史收藏品、档案管理、图书管理等各个领域的与会者共同探讨如何更好地保护馆藏档案，例如如何在气候变化和经济转型时期开展馆藏保护活动；二是积极参与制定国家和国际标准，积极与美国国家标准协会（ANSI）、美国国际标准化组织（ISO）等机构合作；三是为有志参与档案保存工作的人士提供在保存项目各参与单位实习的机会，并为优秀参与者颁发奖学金。保存项目的一系列工作和积极尝试无疑取得了良好的成效，NARA 曾获得著名的美国文物保护协会遗产保护奖，表彰其在馆藏保护方面所做的杰出贡献。

四、NARA 保存策略与项目的优点及启示

NARA 通过保存策略框架的构建和相关项目的实施，推动了自身记忆、文化和教育等职能的实现。在记忆职能方面，NARA 保存了大量有价值的档案，是美国的国家记忆宝库。NARA 通过建立保存项目，由四个单位各司其职，协同工作，保证了各类型档案的完整与安全；《2019—2022 保存战略》以及《2018—2021 遗产科学研究战略》都首先重视对档案资源保存风险的管理和防范，强调提高保存部门风险防范的能力，尽可能避免档案损毁。在文化和教育职能方面，NARA 致力于通过自身的研究和成果，使机构内保存的档案为社会的文化发展作出贡献。NARA 的保存项目要求对现有的档案资源进行数字化或制作缩微胶卷，这样不仅能使珍贵的档案更易获取，还能够保护原件免于因过度使用造成的损坏；《2019—2022 保存战略》也要求通过文物保护、展览和数字化支持对NARA 藏品的访问，并要求NARA 员工提高支持藏品保护和数字化的能力。

美国NARA 在档案保存方面制定系列策略，开展行之有效的项目支持馆藏档案安全保存，其经验可为我国的档案保存工作带来以下启示。

1.重视数字资源，实现数字转型。伴随信息技术在政府管理中应用的深入，以及公众对政府服务和政府信息需求的提升，电子/数字政府、开放政府已是诸多国家政府管理发展的共同选择，而应对数字信息与文件管理的挑战成为题中之义[14]。美国NARA 在1998 年为数字保存和长期利用开启ERA 项目的研究，美国国会图书馆在2000 年启动国家数字信息基础设施和保存项目，旨在为未来保存数字内容。2012 年，美国总统奥巴马签署文件管理指令，要求联邦政府在2019 年12月31 日之前实现无纸办公，保证以电子形式管理所有永久保存的文件，本质上就是数字连续性所要求的以数字形式形成、管理、保存与利用信息[15]。

我国在应对数字资源保存挑战方面，可借鉴的经验有：一是制定数字资源保存政策规范。明确的政策指导能够有效实现资源合理配置，保证数字资源保存顺利开展。二是设计科学合理的保存策略，重点针对不同的数字资源选择不同的保存技术措施。常用的数字迁移、仿真、环境封装和技术保存等都有特定的适用条件，制定保存策略时要充分考虑资源和技术等各方面因素。三是拓宽数字资源保存资金来源。数字资源的保存需要大量的资金投入，档案部门可积极与商业组织、集团等建立合作关系，争取多方资金支持，改善保存活动主要依靠政府拨款的局限[16]。

2.强调风险评估，全面规划防护。电子文件长期保存工作是一个需要持续投入的发展过程，这其中隐藏着许多风险因素。为了长期保存工作能够顺利、有序地开展，有必要开展风险防范管理，并将风险防范贯穿全程。2017《数字档案资源长期保存战略》首先要求在开展保存活动之前，确定数字资源风险优先级，按照风险等级开展相应的保存活动；2020《数字保存框架》则强调更进一步建立“风险优先级矩阵”，来评估馆藏中数字文件格式的保存风险；《2019—2022 保存战略》要求建立NARA 保护战略委员会，负责对档案保存活动进行规划和监督，建立保存风险指导小组，进行环境管理、数字化、应急响应等具体工作。

我国在开展档案资源长期保存工作时，首先需要对常见的各类风险进行评估，根据评估结果制定风险应对方案。针对数字资源的风险评估，应关注数字资源的保存格式，尽可能选择具有通用性的保存格式，以确保其具备开放性和稳定性，能够应对数字资源长期保存的需求。此外，档案资源长期保存风险应急预案应该纳入到整个机构的应急管理体系中，机构内各部门的风险防范措施尽可能协调一致[17]。

3.加强技术研究，促进知识应用。《2018—2021 遗产科学研究战略》提出充分开展科学分析与研究，了解档案的制成条件和使用状况，强调要运用研究成果为保存实践提供信息，而研究成果将主要通过出版指南、标准规范等来进行传播，向所有相关机构和广大公民分享研究所形成的专业知识和工作经验。《2019—2022保存战略》要求制定计划，在保存项目中建立一个“知识转化”综合方案，旨在加速创新和改进实践，任命一名文物科学研究主管来主导这一综合方案的开展，同时确定能够对研究战略进行批判性审查的方法，以持续支持该综合方案的运行。在NARA 内部已经有了一个知识转化研究范例，那就是在遗产科学研究项目中建立一个“What Works Lab”（“什么起作用”研究室）。在该研究室中，遗产科学研究团队对现有研究进行适用审查，并积极试验新技术，其目的是提供最新数据，加速将研究成果转化为实践。该战略还要求NARA 发挥自身在档案工作领域的主导作用，将NARA 的研究成果以统一的标准规范的形式予以施行。

随着电子文件长期保存工作的不断发展，新的难点和问题不断出现，为此需要以项目为抓手，积极探索应对的方式方法。即通过项目对电子文件长期保存的需求、方法、标准和技术等进行分析与研究，制定统一的标准规范，使研究成果和实践经验能在全国范围内推广。电子文件的长期保存并非仅靠某一种技术就能实现，在设计技术方案时应综合采用多种技术 。

4.注重队伍建设，培养复合型人才。档案人才队伍是档案事业发展的中坚力量，NARA 历来重视对员工的培养：保存项目要求对具体的保存业务开展员工培训，增强其业务能力；《2019—2022 保存战略》提出要注重团队发展，对档案保存工作人员的职业发展需求进行评估，重视对员工个人发展规划的指导；《2018—2021 遗产科学研究战略》中也要求将最新的研究成果传播给保存项目的工作人员，使其学习、掌握新理论和新技术，更好地开展保存工作。

我国档案机构需加强对工作人员职业素养、业务能力的培养，鼓励在职人员进修、深造，提高其文化素养和专业水平；并积极培养、引进高层次档案专业人才，为其提供多样的对外交流机会，使从业档案人员能力稳步提升。此外，为适应当前数字世界的蓬勃发展，档案机构应加强本单位人才队伍建设，在自主培养的同时，还可从外部引进部分精通数字技术的高素质人才，优化本单位人才结构，构建复合型、创新型和应用型人才团队[19]。