新形势下非全日制研究生档案管理思考与对策

姜 辉 吴伟风 王 瑶

非全日制研究生教育作为全日制研究生教育的重要补充，是我国研究生教育的一种重要形式，是在职人员实现学历提升和理论水平提升的重要途径。随着非全日制研究生教育招生规模的不断扩大，可授予学位专业数量的不断增多和档案管理规范的日臻完善，非全日制研究生档案管理工作的重要性也日益凸显。尤其是近年来，国家进一步深化研究生教育改革，大力推进全日制和非全日制研究生教育协调发展。在非全日制研究生教育管理日益规范的新形势下，非全日制研究生的档案管理工作如何跟上步伐，实现档案管理的规范化、标准化、现代化和科学化，成为摆在我们面前的一个重要课题。

一、非全日制研究生的定义和分类

早期，我国对于非全日制研究生的定义比较模糊，一般指在学习期间仍在原工作岗位承担一定工作任务的研究生[1]。2016 年，教育部对非全日制研究生的定义给出了准确界定，简单来说，非全日制研究生是指“在从事其他职业或者社会实践的同时，采取多种方式和灵活时间安排进行非脱产学习的研究生”[2]。

我国的非全日制研究生教育从1985 年开始试点，最早被称为“在职人员以研究生毕业同等学力申请学位”，后来设立了“研究生课程进修班”“在职攻读专业学位”等形式[3]。但在2014 年，国家明令禁止举办任何形式的研究生课程进修班。目前，我国非全日制研究生教育按照授予学位的类型可以分为学术学位和专业学位，按照培养的形式可以分为在职人员攻读专业学位和同等学力人员申请学位，按照授予学位的层次可以分为博士和硕士。

我国非全日制研究生教育分类示意图

二、非全日制研究生教育的特点

我国的非全日制研究生教育是参照全日制研究生教育建立起来的，所以在对非全日制研究生具体的培养管理工作中，一般依托已有的研究生教育机制来进行，不再另行设置教育管理机构，因此其教育环节与全日制研究生培养基本相同。但由于学生来源、学习目的、培养目标、培养模式、课程体系和学生管理方式等方面的差异，造成了非全日制研究生教育有其自身独特的特点，主要表现在以下几个方面。

1.学习形式更加灵活多样。我国非全日制研究生可以选择周末上课或假期集中上课的方式来完成课程学习，并通过在职攻读专业学位、同等学历申请学位两种形式来申请学位。

2. 学制弹性更强。非全日制研究生一般为在职人员，在完成学业学习的同时，还要承担一定的工作任务，其用于学习的时间和精力比全日制学生明显要少很多，所以完成课程学习和学位论文撰写等需要更长的时间，因此非全日制研究生教育管理实行相对更加富有弹性的学制。

3.学费实行全成本收费。我国对非全日制研究生实行的是全成本收费制度，学生一方面必须按修读学分缴纳学费，另一方面还无法获得贷款和补助[4]。

三、非全日制研究生档案管理工作的特征分析

囿于非全日制研究生教育的以上特点，伴随经济社会和高等教育的发展所呈现出的新态势，其档案管理工作也不断呈现出一系列新特征。

1.档案的内容来源更加丰富。随着我国非全日制研究生教育的不断发展，可招收非全日制研究生的学科专业不断增加，非全日制研究生的招生规模逐年增大。不同学科专业对报考条件、培养环节、学位授予等的要求不尽相同，研究生教育管理的各个环节可以归入档案的内容更加广泛，形式更加多样。

2.档案的时间跨度越来越长。我国非全日制研究生教育的生源大多是在职人员，在多种学习形式、弹性学制、高收费等各类政策下，以及来自社会各界和研究生本人等多方面的多重压力下，研究生完成学业所需要的时间呈现出增长趋势，导致无论是教育管理环节产生的重要文档还是研究生个人档案，从建档到归档所需时间越来越长。

3.档案的归档要求愈加严格。在非全日制研究生教育发展的初期，我国对于非全日制研究生的培养处于摸索阶段，加之培养对象为在职人员，管理人员多为兼职，整体上的管理比较松散，尤其是档案管理，基本上没有要求，更谈不上规范。随着国家对研究生培养质量的关注度越来越高，质量监督保障体系的逐步健全，尤其是近年来合格评估工作的全面开展，对非全日制研究生教育管理的规范提出了更高要求，非全日制研究生教育管理的各个环节产生的档案文件都要作为评估材料上报，因此对非全日制研究生教育管理档案的要求也更加严格。

四、非全日制研究生档案管理工作存在的问题

目前，我国的非全日制研究生档案管理存在诸多问题，与日益上升的非全日制研究生教育地位和日益扩大的非全日制研究生培养规模不相匹配，主要有以下几个方面。

1.管理人员水平不高，专职管理人员匮乏。目前，高校配备的档案管理人员多为兼职，在院系层面一般由院系秘书兼任，在学校管理部门层面一般由负责非全日制研究生教育的管理人员兼任。兼职人员从事档案管理工作，不可避免地存在较多问题。一是，由于工作精力有限，兼职人员往往很难兼顾多项工作，在轻重缓急中做选择时，档案工作往往最容易被忽视；二是，兼职人员大部分没有经过专门的档案业务培训，甚至连基本的业务规范都不了解，导致需要归档的文件收集不全面、不及时，整理归档不规范[5]等；三是，兼职人员岗位或工作职责非常容易变动，必然造成档案交接频繁，在交接过程中极易丢失材料，造成档案材料的缺失；四是主动研究工作的积极性不足，尤其是对比较复杂的非全日制研究生教育中哪些材料应该归档，容易简单地参照其他工作归档要求进行。加之高校领导对档案管理工作的认识不足，认为档案工作很简单，谁都能干，很多高校把引进人才的家属安置到档案管理岗位，所以导致即使是专职人员，仍有不少人是半路出家。以上众多原因，直接造成了档案管理人员的水平不高。

2.规章制度不够健全，档案管理规范缺失。截至目前，针对非全日制研究生教育档案管理，国家没有统一的管理规范，对于哪些材料应该归入档案，没有制定统一的标准要求。不同高校在档案管理上表现出了区域性和层次性的特点。所谓区域性，指高校因所在省、市的不同，而在归档范围的认定和要求上有所不同，同一省市的高校之间交流较多，往往比较统一。所谓层次性，指分属不同层次的高校在归档范围的认定和要求上有所不同，开展非全日制研究生教育较早的高水平大学，档案管理工作相对更加规范。

3.信息化水平较低，专项经费投入不足。随着计算机的迅速普及，研究生档案的管理基本实现了信息化，但由于经费投入的不足，软硬件设施不到位，所以仍停留在初级阶段。目前，我国的档案管理基本还是以传统管理模式为主[6][7]，尤其在直接负责非全日制研究生教育档案管理的院系层面，主要依赖手工立卷归档等，这种手工作业的方式速度慢、时间长、工作量大，无法适应非全日制研究生教育的快速发展和管理需要，不能更好地服务师生。

五、做好非全日制研究生档案管理工作的建议

非全日制研究生教育的飞速发展，带来了非全日制研究生培养规模的迅速扩张，新形势下对高校非全日制研究生档案管理提出了更高要求。要实现非全日制研究生档案管理的规范化、标准化、现代化和科学化，必须要做到以下几点。

1.配备专职人员，提高档案管理人员素质。首先，院系和学校管理部门均要配备专职档案管理人员，专门负责档案的收集、立卷、归档和查阅等工作。其次要提高档案管理人员素质，一方面，档案管理人员要具有与管理研究生档案相适应的文化科学知识背景，另一方面要加强对档案管理人员培训，包括岗位职业道德教育、专业技术知识学习和信息技术应用等，全面提高其综合素质和业务能力。

2. 建立健全档案管理规章制度，明确档案管理规范。按照高等学校档案工作规范，结合非全日制研究生档案管理的特点，制定一系列规章制度，建立非全日制研究生档案管理规范，包括详细的工作流程及工作准则，统一建档标准，明确归档内容及范围、归档时间和归档要求，健全档案查阅借阅制度。同时，要建立档案工作人员的绩效考核机制和责任追究机制，做到责任明晰，确保档案的收集、立卷、归档等各项管理工作及时、准确。

3.加大软硬件投入，提高管理信息化水平。一方面，高校领导要提高对非全日制研究生档案管理工作的重视程度，为档案管理工作的顺利开展扫清障碍，在校内创造有利于做好档案管理工作的软环境。另一方面，高校要加大经费投入，购置档案管理专用设备和软件，可以依托高校的计算中心、网络中心及相关院系等，充分整合并利用好学校已有资源，为提高档案管理信息化水平提供全方位服务，切实提升档案管理的硬件水平。