建筑业投标企业投标保证金财务管理

摘要：建筑业工程项目工期长、金额大，招标方为降低投标方的违约风险，通常根据项目估算价要求参与投标的企业缴纳一定比例的保证金。对于投标方企业来说，投标保证金余额太大，不能及时退回，占用企业流动资金，影响企业资金周转速度。因此，优化投标保证金的管理，对企业降低财务风险，加强财务管理具有重要意义。

关键词：投标保证金;投标企业;财务管理

一、投标保证金管理的重要性

投标保证金是指投标人按照招标文件的要求向招标人出具的，以一定金额表示的投标责任担保，主要起到对投标人的投标行为产生约束作用。根据《中华人民共和国招标投标实施条例》第26条，招标文件中要求缴纳投标保证金的，其金额不得超过项目估算价的2%，最高不得超过八十万人民币。目前的投标实例中，投标保证金普遍得到行业认可，绝大多数项目都要求参与投标的企业缴纳投标保证金，招标文件中会明确规定需要缴纳的投标保证金金额。

虽然投标保证金存在多种缴纳方式，包括现金、银行保函、担保等，但是在工程实例中，现金仍然是最主要的缴纳方式。由于建筑业工程项目通常金额较大，单个项目的投标保证金通常在几十万及以上，且等到投标有效期结束保证金退回存在一定时间跨度，因此对于投标企业来说，活跃的市场投标活动需缴纳大量的投标保证金，严重占用了企业的营运资金，降低了企业资金使用效率。加强投标保证金管理，及时清理投标保证金，有利于增强企业经济效益，提高企业资金使用效率，降低企业保证金管理风险，对企业财务管理具有重要意义。

二、投标企业投标保证金业务特点

（一）保证金借款人员多，人员部门变动快

投标企业的项目投标通常由专人或专门部门负责，尤其是建筑业工程一般均需要通过招投标程序，因此建筑业企业的投标一般由独立部门负责，如市场部门、招投标部门等。由于投标量大、人员流动性强等因素，多人经手项目投标，从而导致账面核算的投标保证金人员出现涉及人员多、人员部门变动快等特点。这种情况下，若对保证金设置部门辅助核算，则易出现单个部门保证金核算不准确的情况。

（二）单笔交易金额相等，款项相似度高

按照相关规定，投标保证金的收取金额不得超过项目估算价的2%，最高不得超过八十万人民币。由于建筑业工程项目的金额大、项目估算价高，因此大型建筑业项目的保证金一般都按保证金上限（即八十万元）收取。因此在进行财务核算时，单从账面上看，会出现多笔同等金额甚至相同首付款单位、相同借款人的保证金款项。这种情况下，如果财务系统对投标保证金未设置详细的辅助信息或备查账，则从账面难以区分保证金对应的投标项目，不利于保证金的精细化管理、精准化核算和款项催收。

（三）退款不及时，保证金挂账时间长

《中华人民共和国招标投标法实施条例》第57条第2款规定“招标人最迟应当在书面合同签订后5日内向中标人和未中标的投标人退还投标保证金及银行同期存款利息。”参照企业投标实例，投标保证金通常应于3-4月内退回，最长挂账时间不应超过半年。但是由于多种原因，如招标企业迟迟未退还款项、投标保证金管理核算混乱、投标企业违约投标保证金罚没、投标保证金转中标服务费未及时取得发票等，企业投标保证金常出现一年以上账龄，甚至有的款项挂账时间更长，对企业运营资金管理产生恶劣影响，极大影响了企业资金使用效率。

三、投标保证金管理现状及存在问题

目前投标保证金一般是由招标代理机构进行收缴和退还，在投标企业的实际业务操作中，仍存在以下问题：

（一）投标保证金欠款人员核算混乱

工程项目的投标工作通常由市场部或其他招投标部门负责，由专人负责跟踪不同项目，负责该项目的标书制作、投标保证金支付等。但由于人员出差参加投标、投标时间紧、工作分配等原因，投标保证金借款常由其他人员代为发起流程，从而导致借款人和实际支付人不一致。财务在账面核算时，投标保证金计入其他应收款，只能根据借款单上登记的借款人进项挂账处理，而在后期清欠款项时，若欠款时间较长，账面记录的借款人由于没有负责该项目的投标，会对该笔借款产生疑异，产生核对障碍，造成清欠困难。

（二）借款项目核算不明

投标保证金一般由招标代理机构进行收缴，大型项目选用的主流招标公司分布较为集中，因此会产生同一招标代理机构对应多个项目及多个借款人的情况。针对上述情况，一方面由于企业对投标保证金的核算认识不到位，只记录了保证金的收支和结余情况，没有对投标保证金的其他信息如项目信息、交易时间、支付方式等做详细记录;另一方面，受制于财务核算软件的限制，财务账面可以簿记核算的信息有限，尤其是采用用友等财务软件的单位，只能通过辅助项对借款人、招标单位进行区分，出于日常核算效率、核算成本等方面的考虑，财务账面无法对投标保证金借款和支付信息进行全面登记，因此仅从财务账面难以区分各项目投标保证金借款情况，不利于投标人员进行投标保证金借款核对，不利于投标保证金的精细化管理，造成了保证金后期管理核对困难，出现问题后难以对账理清等后果。

（三）退款不及时，资金占用时间长

项目投标有效期过后，招标代理单位应根据企业中标情况，退还投标企业缴纳的保证金。根據《中华人民共和国招标投标法实施条例》，招标人最迟应当在书面合同签订后5日内向中标人和未中标的投标人退还投标保证金及银行同期存款利息。然而在企业实践中，由于招标公司业务量大、投标人追缴不及时或到账后未及时告知财务部门进行清账等原因，产生投标保证金逾期未退还的情况，而支付利息的招标单位更是少之又少，无形中增加了企业资金占用成本，降低了资金使用效率。更有甚者，还会出现部分招标代理公司由于种种原因，在支付保证金后付款企业或再也无法取得联系，或发现招标公司已经人去楼空，投标企业白白遭受损失，投标人利益受到极大损害。

（四）还款核算不清

项目定标后，保证金由招标代理公司进行退还，由于同一招标公司代理了多个工程项目，而许多大型项目的投标保证金都是保证金的上限即八十万元，投标企业会收到同一家招标公司退还的多笔同等金额的保证金退款，若招标公司打款时未在银行备注该笔款项有关项目信息，则投标企业难以区分该笔款项的借款人、借款项目，导致账务核算不清、借款人借款额不准确，不利于企业日常投标保证金管理及企业营运资金管理。

四、改善建议

针对以上问题，考虑到企业业务实操，提出以下改善建议：

（一）规范投标保证金借款和支付

首先，在进行投标保证金借款时，应固定借款人，按照谁的项目谁借款、谁付款谁借款的原则，借款应以保证金实际使用人名义发起，同时，借款人应自己建立个人保证金借款情况台账，以便和财务部门核对个人投标保证金借款及还款情况。其次，在支付投标保证金时，尽量使用同一银行账户进行缴纳，最好可以做到专款专户，对投标保证金进行单独管理;这样一来，投标结束后，保证金也会退回原账户，有利于投标保证金的归集和管理。

（二）細化核算会计科目，详细转账信息

投标保证金按规定计入其他应收款，应在其他应收款下设二级保证金科目，若企业涉及的保证金类型较多，还可进一步设立三级科目，即使用独立科目核算投标保证金。同时，还应根据企业使用的财务核算系统，进一步细化核算内容。如使用用友NC的企业，可通过设置辅助核算项的方式进行进一步细化，可设置的辅助项可有借款人、借款单位、归口责任部门、投标项目等。但是，考虑到日常核算效率和核算成本等因素，不宜设置过多辅助项，不在账面中体现的其他信息，如投标借款时间、借款单号、账龄等其他信息，应建立线下投标保证金台账并进行详细登记，以供备查。

（三）对投标保证金退款进项电子化管理

企业应充分利用电子信息手段进行投标保证金管理，由于企业常常面临同一家招标公司退回同样金额的多笔投标保证金，从而出现无法准确区分该笔退款应冲销的借款的情况。为了解决投标保证金到账冲销问题，企业可充分利用信息化手段，建立投标保证金退款认领系统，对退回的保证金进项信息发布，督促市场部的有关投标负责人查阅招标公司的保证金退回公告，并及时进行保证金认领。投标人在认领保证金时，需将该笔退款与其对应的借款单、投标项目、借款时间等信息相关联。这样一来，对于转账信息不全的转账，财务人员可及时催促有关投标人员与招标公司取得联系，进一步取得详细信息。财务部门以业务部门认领的投标保证金结果作为依据做账，即可准确记录退回保证金的有关信息，提高保证金核算的准确性，也有利于和投标部门进行保证金的核对，有利于投标保证金清欠工作的开展。

（四）注意系统安全，加强人员培训

对投标保证金有关信息化系统，第一，企业应明确权责部门，明确规定该系统的维护责任部门和信息使用部门，根据归口部门权责设置系统的使用权限。如由财务部负责保证金到账信息的发布和日常维护，投标部门进行认领及本部门余额查询等。第二，要做好定期数据更新及日常数据维护，对长时间未认领的保证金进行重点提示预警。第三，注重系统安全，及时处理异常信息，做好数据备份。第四，加强人员培训，进行制度宣贯，提高有关人员的风险意识水平。

五、结语

综上所述，企业在实践中，应重视投标保证金的管理，及时清收账龄较长的保证金款项，确保资金回笼，降低资金占用成本，提高资金使用效率;应在成本效益原则下细化保证金核算，并结合信息化手段不断完善投标保证金的管理。

参考文献：

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[4]黄浦，关于投标保证金管理中存在问题及建议的思考，时代经贸， 2019年第14期，第88-89页。

作者简介：

左辰（1988-），女，汉族，山东乐陵人，单位：中国电力工程顾问集团华北电力设计院有限公司，大学本科，会计师，对外经济贸易大学国际商学院在职人员高级课程研修班学员。

对外经济贸易大学左辰