新形势下高职高专院校档案管理数字化发展分析

吐逊江•阿布来提

摘  要：本文简单分析了档案管理数字化的基本原则，并强调了新形势下高职高专院校档案管理数字化的现实价值。在此基础上，结合笔者的实践经验，提出了搭建综合档案资源管理管理信息化平台、设定合理的管理要求、实施档案信息的备份管理等新形势下优化高职高专院校档案管理数字化建设的主要路径，旨在推动高职高专院校档案管理数字化建设的加速与提质。

关键词：新形势;高职高专院校;档案管理;数字化建设

一、档案管理数字化的基本原则分析

在展开对档案资源的数字化管理工作中，需要遵循的主要原则如下所示：第一，同步检查档案实体质量，确保数字化成果的真实、完整。第二，积极引入先进的数字技术，确保数字化成果的长期有效、数据兼容和安全迁移[1]。第三，重点落实有效的保护措施，确保档案实体及数字化成果的安全。第四，确保档案实体与数字化成果间的有机联系。对于高职高专院校而言，在展开实际的档案管理数字化建设中，还要充分考量院校本身的档案管理工作水平与需要，保证档案管理数字化建设贴合高职高专院校实际，整体规划与工作策略具有极高的可操作性。

二、新形势下高职高专院校档案管理数字化的现实价值分析

新形势下，档案管理工作必须要进一步升级，实现档案资源调取提速、保存容量扩大等等。为了实现这一目标，推行档案管理数字化建设是必然选择。在高职高专院校中，落实档案数字化管理的优势主要集中在以下几方面：第一，档案管理效率的提升。由于选用信息化的管理方式，所以可以结合关键词完成对数字化档案资源的迅速调取，实现档案管理工作效率与质量的提升，也可以达到资源互通共享的效果。第二，档案信息安全性提升。由于在相应平台内普遍设置权限管理以及信息加密，所以出现档案信息随意篡改、泄露等问题的概率更低。第三，档案服务升级。方便高职高专院校内的教师、学生结合现实需要迅速查找档案信息。

三、新形势下优化高职高专院校档案管理数字化建设的主要路径探究

（一）搭建综合档案资源管理管理信息化平台

第一，人事档案信息化管理平台。出于对技术成熟度以及档案资源安全性的考量，在高职高专院校推行档案管理数字化建设的过程中，可以利用“以自主数字化为主、外包服务为辅”的工作理念，搭建人事档案信息化管理平台。在人事档案信息化管理平台的支持下，能够实现高职高专院校内所有干部人事档案资源、年度考核表等材料的数字化，推动高职高专院校人事档案管理工作不断向着标准化、规范化的方向发展。

第二，学生档案数据库。除了要对干部人事档案展开数字化并搭建起相应的数字化管理平台之外，高职高专院校还需要积极推行对学生档案的信息化管理，即结合现实要求搭建起学生档案数据库。在此过程中，要重点落实对学生的高中档案、入学登记表、毕业生登记表、学年鉴定表、体检表、入团志愿书、奖学金申请表等档案信息的数字化[2]。在此基础上，还要结合学生档案数据库的建立配套引入学生档案查询系统，方便相关教师、学生等对学生的档案信息进行线上查询。

第三，高职高专院校档案室网站。在条件允许的情况下，要在完成高职高专院校干部人事档案与学生档案信息化管理系统搭建的基础上，形成高职高专院校档案室网站，并在其中开设档案工作动态、在线查询、资料下载等功能单元，为高职高专院校教职工、学生提供更为便捷、多样化的档案服务。

需要注意的是，在高职高专院校展开档案资源管理的数字化建设工作中，应当着重提取使用较为频繁、更加重要的档案资源优先展开数字化处理。实践中，可以优先对党群、行政类，以及录取、学籍、毕业等利用频繁的档案数字化，降低相关工作人员现实工作压力的同时促使高职高专院校档案管理数字化、信息化建设工作的效率提升。

（二）设定合理的管理要求

档案管理的数字化在当前刚刚起步发展，所以需要一定要求、制度进行指导与约束，以此保证档案数字化管理工作更加规范且具有现实价值，避免档案管理数字化建设流于形式。基于这样的要求，就必须要提前设定相对合理且高度可行的档案数字化管理要求，包括档案管理数字化建设的总体方案、技术线路、工作方法等等，以此保证档案管理数字化建设不断向着系统化、流程化、标准化的方向发展。通常情况下，在档案管理工作中，相关人员需要完成的工作任务主要包括档案资源的收集与整理、归档、信息处理与保存、档案备份、成果管理等等，因此需要针对这些流程分别设定工作要求与操作规范，特别是要配套形成档案数字化管理各个环节的安全保密机制与工作制度，以此达到保护高职高专院校档案信息安全性的效果。实践中，应当参考对档案数字化管理各个环节的记录，结合现实操作确定出档案管理数字化建设以及配套管理制度中存在的不足之处，并以此为参考不断优化调整、规范管理要求。

新形势背景下，高职高专院校档案管理人员必须要进一步转变观念，不断提高认识，深入理解数字化建设利于档案检索查询便捷高效，并以此为基础确保档案数据安全和有效利用;在实际的管理工作中，要根据归档年代区别对待，既要保证档案的历史性特质，又要适应现代化管理的要求。

（三）实施档案信息的备份管理

为了强化档案信息安全性，除了要在相应信息化管理系统内引入信息安全防控技术，如加密技术、权限限定技术等等之外，还需要落实对高职高专院校档案信息资源的备份管理。在实际的工作中，针对所有经过验收且检查合格的完整档案信息，均需要引入及时的备份处理。通过这样的方式，能够避免因为硬件损坏等一系列原因引发档案信息丢失所造成的严重后果。

实践中，出于对维护档案数据信息安全性的考量，不仅需要在高职高专院校档案管理信息化系统服务器中上传档案资源信息，还应当依托“在线+离线”混合的方式对这些档案信息进行多套备份处理，同时还需要引入异地保存。在完成备份档案数据信息的上传后，相关工作人员必须要及时检查、判断这些备份档案信息是否可以正常打来，以及其中包含的数据信息是否完整、整体档案文件数量是否精准等等，保证在需要使用时可以迅速调取相应档案信息。完成检查后，要求对这备份档案设定格式统一的标签，方便后续查找与调取。

（四）其他

第二，把握重点，以档案展览服务学校中心工作。高职高专院校的档案室应当积极举办有关于学校档案的主题宣传周系列活动，以图文并茂的方式展示建校之初至今保留在高职高专院校内的珍贵办学历史资料，进行档案资料展览，丰富新形势下档案服务内容。在此过程中，可以积极结合“6·9国际档案日”等重要时间节点，由档案室举办多样性的档案专题展览活动。

第二，积极联合区域院校、合作院校等展开经验交流，推动高职高专院校档案数字建设工作的进一步升级[3];定期组织相关档案管理人员的专业培训，促使其更加适应档案管理数字化建设。

第三，强化全院师生员工档案意识，建设一支热爱档案事业、业务技能水平高、执行有力、富有创新精神的档案工作队伍，提升高职高专院校档案管理水平。

总结：

综上所述，新形势背景下，高职高专院校推行档案管理数字化具有极高的现实价值。在明确数字化管理基本原则的条件下，通过搭建综合档案资源管理管理信息化平台、设定合理的管理要求、实施档案信息的备份管理等策略的落实，深化了档案管理数字化建设，实现了高职高专院校档案管理工作的升级。

參考文献

[1] 金满银.新形势下高职高专院校档案管理数字化发展的思与行[J].机电兵船档案，2021（03）：48-50.

[2] 杨晓文.高职院校档案管理数字化转型升级路径研究[J].江西电力职业技术学院学报，2021，34（01）：49-50.

[3] 钱坤.“双高”建设下高职院校外国留学生档案管理研究——以杨凌职业技术学院为例[J].陕西教育（高教），2021（01）：75-76.

2690501705379