基层卫生防疫档案的分级管理模式

林宇

基层卫生防疫部门主要是开展当地的疾病预防与控制、卫生监测与检验、健康教育与促进、技术指导与应用研究等工作。因此，会形成较多的档案材料。这些档案材料，种类繁多、数量巨大，给档案管理工作带来较大的难度。实施卫生防疫档案分级管理，能够进一步规范档案的分类、收集、整理与存储等工作，细化了档案管理的责任，以使档案资料在各環节中都有专人负责，从而达到卫生防疫档案的规范化管理。本文主要从档案分级管理的重要性出发，以福鼎市疾病预防控制中心为案例，对卫生防疫部门档案分级管理的内容进行了分析，以供参考。

在基层卫生防疫工作中，档案管理是非常重要的一项工作，有效开展档案资料的管理，能够实现有关数据信息的充分利用，进而达到为社会提供更优质服务的目的。在新时期，我国的基层卫生防疫工作获得了较大的成效，关于档案资料管理也建立了基础的管理体系，通过分级管理方式进行档案资料管理，为基层卫生防疫工作做好了信息服务，推动基层卫生防疫部门健康持续发展。

福鼎市疾病预防控制中心前身为福鼎市卫生防疫站，截至2020年9月30日，核编53人，内设办公室、财务科、防疫与免疫规划科、健康教育与促进科、卫生监测科、检验科、结核病与慢病防治科、质量控制科、职业卫生科等9个科室。主要是以疾病预防与控制工作为中心，遵循“预防为主”方针，应用预防医学理论与技术管理以及技术服务职能，开展各类疾病预防控制工作的单位，是免疫规划、食品安全、职业安全、健康生活方式、放射卫生、环境卫生、地方病、慢性病与严重精神障碍信息管理等各项公共卫生工作的专业机构，是政府卫生行政部门防病灭病参谋和卫生防病业务技术指导中心。业务所涉及的信息种类较为繁杂，尤其是在国家新冠疫情防控过程中，疾控中心的干部职工积极开展流行病学调查、密切接触者追踪和管理、环境消杀、标本采集与检验、疫情监测与报告、培训与业务指导、健康教育与宣传等多项工作，这些都会产生较多的档案资料，其中有很多档案信息具有较高的参考价值，需要采取合理的方式进行档案资料管理。

可以使工作水平得到整体提升

基层卫生防疫单位在日常开展工作中，会产生较多的档案资料，都是对相关工作的真实完整记录，有很多的档案信息具有较高的参考价值。所以，对档案资料进行有效的管理，可以保证其充分地发挥作用，为卫生防疫工作提供有效的帮助。实施分级管理，可以使档案资料的收集、整理、存储、利用等流程更加细化，为日常卫生防疫工作的创新提供支持，同时能够保证档案资料归档的时效性，从整体上提高卫生防疫单位的工作水平。

可以使日常防疫工作高效开展

在新的发展环境下，为了能够保证日常的卫生防疫工作能够稳步高效的开展，就需要对相应的管理工作进行优化。其中非常重要的一点就是对档案资料的管理，实施分级管理方式，能够使工作人员更好地利用档案信息，对其中有价值的数据进行深入挖掘，进而为业务工作的开展提供可靠的支持。在分级管理模式下，工作人员可以依照业务工作的实际内容快速精准地找到有关档案资料，提高了档案资料的使用率，推动卫生防疫工作高效进行。

能够确保卫生防疫档案的完整性

保证档案资料的完整性才能够充分发挥其价值。在卫生防疫档案资料的管理中，实施分级管理方式，能够使各类档案资料的接收、分类、存储等得到进一步细化，从而使得实际工作开展中，工作人员可以清晰地知道有关资料、文件应该归到哪一级进行存储管理，保证了各类档案资料的完整及时归档。不同级的档案管理部门，虽然相互独立，但是也能够进行有效沟通，为档案信息的传递和核对提供便利。

建立完善的档案分级管理各项制度

对基层卫生防疫单位的档案资料进行分级管理时，需要有完善的管理制度作为指导，这样各项工作的开展才会更加有序。因此，卫生防疫单位需要从工作的实际需求出发，完善建立各项分级管理制度，为档案管理带来更规范、细致的制度规定，这样不同级档案管理工作都能够在相应的管理制度下有序协同开展。具体来讲，首先，需要对各个科室的业务工作进行深入的了解，建立业务档案归档制度。同时，依照卫计委有关卫生防疫的工作规范规定各类业务所形成的档案资料范围，并且经过协商，明确各级档案归档范围。另外，对各科室业务档案提出统一的立卷要求，保证档案整体分级管理的规范统一性，可以通过区别卷皮来辨别不同级的档案资料。再者，对各级档案资料的保管和使用制度进行明确规定，确保整体档案资料管理有序进行。

加强人才队伍建设，明确划分管理责任，实现规范化分级管理

实施分级管理主要是为了进一步细化卫生防疫单位档案管理工作，而责任的明确划分，可以实现各级档案资料管理的有效衔接，确保基层卫生防疫单位各业务档案得到更加全面的管理。对不同级责任进行划分时，需要针对档案的接收范围细化责任，同时，针对各级档案管理部门，需要将责任划分到个人，确保各档案管理人员都能够明确所负责的工作。另外，构建完善的分级档案管理责任机制，保证各级档案资料管理的完善性。再者，对档案管理需要加强人才建设，注重有效提升档案工作人员的综合素养，保证各级工作人员具有较强的专业性，并且具备责任心、细心等良好的职业道德，这样卫生防疫档案资料的分级管理才会逐步规范化。

做好档案资料的收集整理

实施档案资料的分级管理，其中一项十分重要的工作就是档案资料的收集整理，对单位日常的收发文件进行收集和整理，尤其是对非红头文件和材料的收集。在实际的档案资料收集中，包含对会议记录、合同、名册、疫苗出入库等资料的收集。同时对日常的文件要进行及时拆封、登记和分发，然后定期进行收回，将单位的各项文书档案资料进行完整收集，确保档案资料的归档工作顺利有序进行。笔者在工作实践中参与了2019年至2021年各科室文书档案的收集、整理、分类、编号、装订、入库工作，注重对疫情防控档案资料的收集整理工作，收集整理了大量的档案资料。

注重档案资料的安全保管

在档案的分级管理中，纸质版资料的保存工作也是非常重要的环节。经过分级收集和整理后，档案需要進行安全保管，管理的目标：其一，保持档案的存放有序性；其二，保持档案文件的理化性，使其存放和使用过程中尽可能地减少损害，保证档案资料的完整性。为了实现档案管理的目标，就需要做好档案室的日常管理。其中，重点要进行防火、防虫、防水、防潮处理。对防火器材进行定期检查，并在室内配备湿度计和温度计，设置明显的禁烟、禁明火标志，定期投放灭虫鼠药，同时在日常管理工作中对档案的保管情况做好记录。

借助信息化手段实现档案的充分检索利用

在档案信息管理中，信息技术的应用逐渐广泛，分级管理方式和信息化手段的结合，较好的提升了分级管理的水平。卫生防疫单位不同级档案管理部门之间建立档案信息管理系统，可以进一步规范档案收集、保管以及借阅流程。并且，档案资料可以进行定期备份，保证了信息的安全性。另外，不同级档案管理部门之间通过信息管理平台，可以进行有效的沟通。有关卫生防疫的资料在进行传递和校对时，更加方便，对档案信息也能很好的利用，这样档案信息可以最大化的发挥价值。借助信息化手段，对卫生防疫档案进行自动分类，利用关键词提取的方式，可以快速精准的判断档案资料属于哪一级，保证分类的正确性。再者，通过对不同级档案资料的整合，完善建立检索系统，以便更好地为使用者提供服务。通过分级管理和信息技术的结合，满足了单位同事、领导对档案信息的使用需求，能够为其有效筛选档案信息，主动提供有关资料，单位目前年均查阅利用60人次，利用卷次达到80卷以上。并且通过检索利用档案材料，笔者参与了2019年-2020年《福鼎年鉴》疾病预防与控制部分的编写。

总而言之，在如今的发展环境下，基层卫生防疫单位的工作面临的压力和挑战逐渐加大，档案管理工作需要找到合理的管理方式，通过分级管理模式的应用，对各类业务档案进行细化管理，可以更好地提升卫生防疫单位的档案管理水平。

（福鼎市疾病预防控制中心）

参考文献：

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[3]翁苏湘.构建基层部队卫生防疫档案管理及预警机制平台的研究与实践[J].2021（2012-15）：225-226.