机关事业单位档案管理数字化存在的问题及对策

赵丽辉

摘 要：随着互联网技术的普及，机关事业单位档案管理模式发生大的变革，数字化技术更广泛地应用到机关事业单位档案管理，促进了档案管理效能的提高。本文阐述数字化技术应用机关事业单位档案管理的意义，分析数字化技术应用的现状，针对存在的问题提出改进策略。

关键词：机关事业单位;档案管理;数字化应用

大数据时代的到来，给机关事业单位的档案管理工作提供了新的平台和思路，也带来了新的挑战。机关事业单位应抓住机遇，不断地突破原有的档案管理模式，将数字化技术和档案管理工作有机结合，推进档案管理数字化，更好地推进机关事业单位的档案管理工作。

1 机关事业单位档案管理数字化存在的主要问题

1.1 档案管理数字化意识缺乏

现阶段，我国部分机关事业单位还存在缺乏数字化档案管理意识的现象，一些领导及管理人员虽然对数字化档案管理的作用有一定的认识，但因为纸质档案管理模式相对来讲已经非常成熟，且单位员工也都已熟悉此种档案管理模式，所以一些人认为不必对现有的管理模式进行改变。还有部分机关事业单位虽然建立了数字化档案管理系统，但是因为各种因素的影响，数字化管理系统并没有发挥出应有的作用，也就无法达到进一步提高档案管理层次和效率的目的。但是运用数字化技术进行档案管理是机关事业单位档案管理工作发展的必然趋势，只有将互联网技术的优势应用到档案管理工作中，才能使机关单位的档案管理工作更加便捷，进一步提高档案管理的工作效率。

1.2 数字化技术建设投入不足

目前，我国机关事业单位在具体的数字化档案管理建设中的资金投入还是远远不够，直接影响了档案管理软件系统的开发以及硬件设备的购置配备，也就无法及时地对系统进行更新和维护，在很大程度上阻碍了档案数字化建设的顺利推进。此外，数字化档案管理信息技术的利用虽然可以有效地提高档案管理的效率，但也有可能会造成档案管理的信息安全事故，这就需要机关事业单位重视信息安全技术的保障工作，确保档案数字化建设的顺利开展。

1.3 档案数字化管理所需技术人才匮乏

现阶段我国机关事业单位档案管理人员普遍存在数字化管理水平较低的问题，因此在档案管理中无法完全科学、合理地对数据进行整理、存档和查询利用，档案管理工作会出现信息不真实、信息遗漏等问题，严重影响了档案管理工作的正常开展。因此，机关事业单位应重视对档案管理人员专业素质的培养，定期对其进行业务培训，提高档案工作人员档案数字化管理水平。

2 推进机关事业单位档案管理数字化的有效策略

2.1 充分认识档案管理数字化的意义

机关事业单位档案管理采用网络信息技术，对档案进行数字化管理，能为档案管理工作提供便捷快速的应用技术手段，能够有效缩短档案收集、立卷、归档、存储、管理、查询、利用的效率和规范化，更好地实现档案的集中统一管理，更好地保护档案信息资源，促进机关事业单位工作的信息化和现代化，更好地为社会和公众服务。现阶段互联网技术以及大数据技术已经逐渐渗透到我国各大企业以及社会领域中，机关事业单位应转变以往的传统思想，充分认识数字化技术的优势，将数字化、高效化、高质化作为数字化档案管理工作的目标，进一步提高档案管理的质量和效率，推进档案管理工作，促进机关事业单位工作进一步发展。

2.2 建立数字化档案管理体系及制度

机关事业单位应建立数字化档案管理体系，对数字化档案的运行模式进行改进和完善，使得档案管理工作能够将自身的功能以及效应充分发挥出来。机关事业单位档案管理机构及人员应积极争取必要的资金，购置先进硬件设备，引进软件技术，推进数字化档案管理体系建设，推动数字化档案管理工作的有效开展。任何一项工作的开展都需要有良好的制度作为支撑，对于机关事业单位的数字化档案建设工作来讲也是一样。因此，机关事业单位应重视数字化档案管理制度的建立健全，使其能够满足进行实际档案管理的需求。在推进数字化档案管理过程中，需要对大量的檔案资料进行整理，并将其录入计算机信息系统中，这就要求档案管理部门一定要加强和其他部门之间的交流和沟通工作，使单位其他部门能够积极配合档案管理部门进行相应的档案管理工作，形成有机配合、顺畅运转的一个系统。档案管理部门在进行档案资料的提供时一定要确保其格式的统一，并要注重对数字化技术的应用操作，使得档案管理工作能够更加数字化、规范化。

2.3 进一步完善信息化档案管理系统

衡量机关事业单位档案管理工作效率的主要标准是能够为查阅人提供更加便捷的档案信息服务。因此，机关事业单位应加强档案数字化管理信息系统的建立，将各个部门内的档案资源都纳入到档案管理信息系统中，使各个部门进行档案调阅更加简便快捷。档案管理部门工作人员应及时将新的档案数据信息上传到数字化档案管理信息系统中，确保数字化管理系统数据的时效性。此外，数字化技术在档案管理中的应用有一定的安全风险。因此，机关事业单位档案管理部门及人员一定要树立档案数据安全保存意识，利用高级防火墙网络隔离技术，或者在进行档案管理的时候利用信息认证技术，加强安全防范工作落实，保证档案数字化管理系统及档案信息资源的安全。

2.4 提高档案管理人员的数字化业务能力

档案管理人员的专业素质对于数字化档案管理工作有着至关重要的作用，因此，机关事业单位应加强对档案管理人员数字化专业技术培训工作，打造具有较强数字化管理水平的团队，使其能够在数字化档案管理工作中发挥出最大的作用。档案管理人员应不断进行计算机操作水平以及数据管理知识的学习，提高自己的计算机操作能力以及对信息化数据整合、分析、保存、管理、编研、利用等能力。同时，机关事业单位应适当引进较高层次数字化档案管理人才，为档案数字化管理工作提供强大的技术人才支撑。应将档案数字化管理职责明确到每一位档案工作人员身上，将档案管理部门打造成一个有纪律、有技能的综合性管理团队，提高档案管理工作水平。

机关事业单位是重要的社会管理服务单位，在经济社会发展中起着重要的作用。提高机关事业单位的档案管理效率，能够促进机关事业单位建设。机关事业单位应在档案管理工作中加强对数字化技术的应用，进行数字化档案管理系统建设，提高档案管理数字化、信息化水平，提高档案管理的层次和水平，更好地为经济社会发展和人民群众服务。

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（作者单位：白城市洮北区第六幼儿园）