数字化技术在档案管理工作中的运用探析

2021-03-04田宝华

科学与财富 2021年26期

田宝华

关键词：数字化技术;档案;管理工作;运用;现状;对策

目前，中国高度重视档案管理工作，从企业到事业单位作为核心管理业务之一，档案管理扮演着非常重要的角色，可以为企业和公共机构在发展和决策中提供充分的数据和科学依据，数字信息技术是信息技术随着网络技术的不断应用，通信技术、存储技术和数字信息技术已经进入了档案管理。与传统的档案管理相比，数字化档案的管理是电子信息技术的管理，形成一个结构化的信息库结构化模型。具有容易搜索、节省空间和资源共享等优势。数字化档案管理已逐步应用于国内企业、事业单位的档案管理，取代传统的档案管理方式，实现管理手段高效，收益巨大，数字技术具有强大的统计数据分析功能，数据传输能力强，有利于资源共享，数字技术在档案管理中的应用是时代的选择[1]。

1.數字化技术在档案管理中的重要性

1.1数字档案管理是时代发展的产物

档案是企业成功发展的真正平衡点，档案管理是人类发展过程中的一项重要任务，档案管理是企业发展的动力，档案技术的应用是企业成功发展的关键。档案管理信息化是必要的，特别是数字档案馆的发展方向的优化，利用信息、数据和计算机网络可以促进数字技术在档案管理中的应用，数字化是时代发展的必然产物。

1.2档案数字化是提高档案管理效率的有效途径

考虑到计算机技术新时代的影响，档案管理必须提高效率，档案管理者必须明确档案管理的目的，加强对数字科技的研究是其中之一。数字档案管理系统的开发有赖于大量的专业技术人员，建立档案信息管理平台，为馆藏建设奠定基础。数据的过滤、数字化、转换和备份必须以数字技术为基础，这将大大提高档案管理的效率[2]。

1.3档案数字化有助于提高档案管理水平

档案工作的主要任务是为社会服务，为解决各种问题创造科学依据，为社会提供可靠的文献和证据。社会、案件和纠纷，每个企业都必须重视档案整理工作，充分发挥档案的价值，认识档案管理的重要性，促进数字化技术的应用。当前档案管理的现状和数字技术的应用，使档案管理越来越受到重视。信息技术和数字技术在实现资源共享、加强档案开放管理、实现档案信息的有效收集和处理、完成档案编目、建设数据库检索，提高档案管理效率。

2.当前档案管理工作存在的问题

2.1档案管理人员的素质和能力有待提高

档案管理的发展经历了一个时期，档案管理结构相对稳定。不过，伴随着科学技术的飞速发展，档案管理的质量和能力亟待提高。一些老档案管理人员，经验丰富，但是没有足够的数字知识和信息技术，先进的知识管理技术还没有到位，档案管理效率需要提高管理人员的能力需要提高现代化需要数字化，信息化的档案管理模式转变，档案管理比较复杂，一味依靠人的能力不可能实现高效率的档案管理，因此必须提高档案管理的质量和能力[3]。

2.2数字化档案的使用减少

目前，档案的管理比较复杂，特别是档案的收集，整理和查阅比较复杂，在管理过程中还存在一些障碍，很多档案不完整，缺乏完整性，档案利用率低，数字技术的应用能有效提高档案管理的效率，但现实中档案管理中的一些企事业单位技术应用较少，档案利用有待进一步提高。

2.3档案管理的数字化资金不足

部分地区对档案管理不够重视，投资于档案管理的资金严重不足。与其他问题相比，档案管理投入少得多，影响数字化技术在档案管理中的应用，由于资金不足，管理员工档案工资低，直接影响员工档案管理工作的积极性，由于资金短缺，难以在短时间内提高档案管理效率。

3.促进数字技术在档案管理中的应用措施

3.1建立数字档案管理系统

数字技术的应用必须以最新的技术和系统为基础，数字技术具有强大的功能，档案管理单位必须结合档案管理的实际，建立数字档案管理系统。为确保档案处理的一体化，保持档案管理的有效性，加大对数字档案管理的投入，购置必要的数字化设备，做好档案编目工作重视档案的价值。

3.2云计算档案管理信息平台的构建

数字技术与云计算有着相似之处和不同之处，云计算技术的应用值得称赞，突出了数字技术在档案管理中的优势。为了获取大量的信息和数据，在一定程度上按照用户的指令提供文件，如果用户以虚拟语言的形式管理文件，就必须构建云计算平台实现文件共享。构建云计算平台不仅可以及时更新信息，而且可以提供快速的文件共享。

3.3电子档案的收集和管理

档案管理中有很多电子文件或档案，主要涉及电子档案的收集和管理，包括文件管理和图片文件的使用。专业设备将纸质文件转换成电子文件，如文件扫描仪，由专人管理文件，改变了传统的管理模式，实现了电子文件的科学管理。档案，节省了大量的时间和精力，文件管理决定了扫描仪的技术指标，控制扫描过程，监控扫描。

3.4数字技术应用