新形势下事业单位档案管理工作的优化策略探讨

费跃 杨阳

摘 要：新时期发展形势背景下，事业单位档案管理工作面临多重考验和发展压力，选择合适的优化管理策略，采取科学合理的优化措施，能够在充分适应新形势背景的过程中，不断提升事业单位档案管理工作水平和工作质量。本文就当前新形势下事业单位档案管理工作遇到的现实问题为导向，深入分析和研究有效优化事业单位档案管理工作的策略措施，期望在不断强化事业单位档案管理工作质量水平的同时，也能够促进事业单位的和谐稳定发展。

关键词：新形势;事业单位;档案管理工作;优化策略

前言：档案管理工作是企业与单位管理工作中的重要组成部分，对于事业单位来说，档案管理工作重要性更为突出，在当前新形势背景下，适应时代发展变化潮流与管理发展理念，转变传统档案管理工作观念和想法，都能够有效提升档案管理工作质量与工作效率。下面，就事业单位档案管理期间遇到的问题和工作困境进行分析，期望能够在不断明确档案管理工作重要性的基础上，探寻出适合事业单位档案管理与工作优化的策略措施。

1、新形势下事业单位档案管理工作优化的重要性意义

互联网等高新技术的发展，为档案管理工作的优化升级带来了众多便利，同时，在事业单位中档案管理工作的重要性也被进一步凸显，作为人力资源与事业单位管理工作中的重要组成部分，它和单位中所有成员发展都密不可分且息息相关[1]。适应时代发展变化形势，强化档案管理工作的优化，不仅能够促进企业档案信息化管理水平的提升，也能够进一步促进事业单位整体管理和发展水平的进步。

2、新形势下事业单位档案管理工作现状反思

新形势背景下，事业单位档案管理工作需要优化的方面较多，首先，对于档案管理工作形式的优化升级。信息化技術的应用改变了以往档案管理工作的内容与形式，员工的所有档案信息都会被转化为电子档案，从安全角度出发，如何有效保证所需档案收集和储存的安全性，都是需要重点研究和完善的管理内容;其次，纸质化和电子版档案信息的管理都需要专门的工作人员进行处理，对于一些当前存在的档案不完整或储存管理不规范等情况的解决，也是影响单位内部工作流程衔接流畅性的重要管理因素[2]。另外，由于档案管理部门工作属性的特殊性，在很多情况下都属于单位内部的边缘化部门，影响力和责任划分制度等方面细节的不完善，也会导致档案管理工作流程的不清晰，或者部分档案管理人员责任意识不足、工作敷衍了事等错误工作行为和心理状态;最后，档案管理工作缺乏创新意识和改革积极性，也是影响事业单位整体管理水平提升和档案管理工作有效性发挥的重要限制因素。落后的档案管理方法和工作流程，不仅会影响当前事业单位档案管理工作质量效率，也会由于档案管理工作效率不足等问题进一步影响事业单位内部的高效性管理和发展进步，限制事业单位的转型发展和整体管理水平的提升。

3、新形势下事业单位档案管理工作的优化策略

3.1分析现有形势变化，改革完善档案管理制度

明确档案管理工作发展目标，分析现有形势变化方向，通过对当前事业单位整体发展管理需求的分析和研究，制定更加完善的档案管理制度体系，能够在方便相关工作人员执行相关工作任务的基础上，改革和优化完善现有工作内容。

首先，宏观统筹事业单位整体管理发展需求，通过对当前档案管理部门未来发展需求的定位，调整和健全档案管理制度体系内容，对于人员方面的管理，可以配合同步执行，确保相关档案管理层人员和基层工作人员都能够清晰了解未来的工作发展目标与档案管理工作要求;

其次，构建高素质档案管理人员队伍。通过强化培训管理与人才招聘等方式，不断提升事业单位档案管理人员职业技术能力和信息化技术素养水平，适应大数据、新形势和新政策发展环境，积极引进一些先进的档案管理工作模式和信息化管理技术，不断提升和保障事业单位档案管理工作质量的有效性和高效性[3]。另外，也可以针对性地处理当前单位内部档案管理工作中存在的问题和不足，通过点对点的处理和研究，进一步创新和改革档案管理工作模式和档案管理方法;

最后，强化安全管理和监督审核管理。事业单位很多档案文件都是比较机密的信息资料，对于事业单位内部成员来说可能是日常办公期间会常常接触的，但是一旦发生信息泄露或者被恶意组织、人员攻击数据系统库都会造成不可挽回的严重损失。为此，强化信息安全管理的监督和审核管理，提升事业单位内部成员的信息安全防范意识以及责任意识，能够提升员工的工作意识、责任感以及职业素养水平。对于一些借阅制度和借阅流程的优化，也可以通过加强借阅管理和监督等方式，强化档案管理工作人员以及单位员工的责任意识。另外，也可以积极鼓励档案信息工作处理人员，通过一些合理的意见反馈通道，主动提出一些想法和工作优化、改进建议，全方位营造良好内部工作环境氛围，保障档案管理工作的多方位优化和管理质量的提升。

3.2确定责任管理制度，强化信息化技术应用

清晰明确的责任管理制度能够让档案管理人员明确自身的工作任务与目标，进而提升工作质量效果，进一步提升和保障档案管理工作质量与效率。期间，在不断更新管理策略、弥补管理漏洞，制定规范档案管理工作流程的过程中，也可以结合信息化技术的应用和一体化档案管理的思路，进一步划分事业单位内部成员的不同级别和信息查阅权限。通过整体发展思路和总体规划的调配，进一步打通各部门之间存在的沟通障碍问题，同时，针对现有的管理问题和现状进行深入发掘与研究，制定更加有效的管理策略与处理措施。

比如：建设一体化档案系统的过程，很多冗杂的信息需要被集中化的处理和压缩，对于档案管理部门来说这些都是需要存档的信息数据，以备后续的不时之需，但是大量的信息资料需要占据的空间和工作处理精力，想要最大程度提升档案信息管理效率，就需要建立长期稳定的管理计划和档案管理工作服务体系。为此，争取单位内部其他部门的工作支持，并强化内部的沟通和管理效率，简化档案管理工作流程和操作方式，能够在节省管理成本、扩大管理空间、提升数据信息处理效率的同时，利用各部门之间的互动交流强化档案信息的更新与数据内容转化管理效果。

结束语

综上，在新形势发展背景环境之下，事业单位的档案管理工作需要探寻更多的发展与升级优化出路，利用现代化的技术手段与管理思路优化升级档案管理工作流程与内容，能够在不断提升事业单位档案管理工作质量效率的同时，促进事业单位整体实力与管理水平的不断提升与进步。

参考文献：

[1] 郑玉岩. 新形势下事业单位档案管理工作的优化策略[J]. 黑龙江档案， 2020（4）：1.

[2] 冯翀. 新形势下事业单位档案管理工作的优化策略[J].  2020.

[3] 郭秋菊. 新形势下的事业单位档案管理工作的创新路径分析[J].  2020.