ERP，重塑企业资源管理

文/邵艳梅

作者单位 大庆油田井下作业分公司

近年来，许多企业都提到了“以人为本”的管理思想。那么什么叫“以人为本”？有的管理者认为，以人为主导，就叫“以人为本”。这种解释没错，但太笼统，会给企业员工造成模糊不清的认识。企业资源计划（以下简称“ERP”）的管理思想认为，“以人为本”的前提是，必须在企业内部建立一种竞争机制。在竞争机制的基础上，给每一个员工制定一个工作评价标准，并以此作为对员工的奖励标准。随着标准不断提高，生产效率也必然跟着提高。

在ERP 的管理思想中，组织是一个协作的系统，应用ERP 的现代企业管理思想，结合通信技术和网络技术，在组织内部建立起上情下达、下情上达的有效信息交流沟通系统，这一系统能保证上级及时掌握情况，获得作为决策基础的准确信息，又能保证指令的顺利下达和执行。这样一种信息交流系统的建立和维护，是一个组织存在与发展的首要条件，其后才谈得上组织的有效性和高效率。另外，在运用这一系统时，还应当注意信息交流系统的完整性。

以“供应链管理”为核心

ERP 由美国 Gartner Group 公司于1990 年提出，是 MRP II（企业制造资源计划）下一代的制造业系统和资源计划软件，是一个对企业资源进行有效共享与利用的系统。ERP 系统在MRP II 的基础上扩展了管理范围，它把客户需求和企业内部的制造活动以及供应商的制造资源整合在一起，形成一个完整的供应链(SCM)，并对供应链上的所有环节进行有效管理，这样就形成了以供应链为核心的ERP 管理系统。供应链跨越了部门与企业，形成了以产品或服务为核心的业务流程。

以采购活动为例，采购活动是企业生产运营的重要环节。在多数企业的生产经营成本中，企业采购成本占比最高，有的甚至达到总生产经营成本比值的一半以上，同时企业产品服务的最终成本以及利润点都有很大的影响，也在一定程度上决定了产品服务质量。采购是企业开展各项经营活动的重要准备工作，采购人员的效率、订单执行的质量也决定企业的资金回流速度以及是否可以快速地满足下游客户需求，直接影响企业的管理质量。因此，企业面对日渐激烈的竞争必须优化自身的采购环节，才可以降低企业经营成本，提升企业核心竞争力。

ERP 的核心理念是对企业内部资源进行重新计划与分配，让企业的管理以及内控工作逐步走向精细化、全面化。企业采购以及库存管理主要体现在如下方面。其一，在企业采购阶段，融入现代化的信息技术以及数据处理技术，让供应商管理、采购订单管理、采购资金管理等工作全面信息化、公开化、透明化。企业采购人员、采购部门管理人员、企业管理层可以实时浏览和掌控采购涉及的财务信息、采购产品清单信息等。其二，可以有效地提高整个采购过程的安全性。其三，可以通过ERP 数据统计的优势，确定库存物品的摆放位置，根据实际的库存使用时间以及消耗速度，精确制定库存物品的摆放位置，实现智能化的仓库管理。

全面整合企业内外资源

随着信息化技术的飞速发展和企业信息化管理思想的出现，ERP 也在进行着不断地调整。网络时代的ERP 将使企业适应全球化竞争所引起的管理模式的变革，它采用最新的信息技术，呈现出数字化、网络化、集成化、智能化、柔性化、行业化和本地化的特点。

ERP 支持敏捷化企业的组织形式(动态联盟)、企业管理方式(以团队为核心的扁平化组织结构方式)和工作方式(并行工程和协同工作)，通过计算机网络将企业、用户、供应商及其他商贸活动涉及的职能机构集成起来，完成信息流、物流和价值流的有效转移与优化，包括企业内部运营的网络化，供应链管理、渠道管理和客户关系管理的网络化。

我们仍以采购为例，来探讨一下ERP 如何优化采购流程。首先基于ERP 系统的采购模式，可以将采购各项工作进一步细分，实现更为精确的采购职能分级。ERP 系统也将库存管理与采购管理的职责进行分离，实现订购、订货、到货、发票、结算的成熟的采购管理职责分配。而库存人员则按照入库、出库、调拨、盘点等分配管理职责，达到工作流程化、精细化的管理目的。

ERP 系统可以通过模块设计管理的方式，将物流和资金流进行区分管理。首先，财务部门承担通知付款的主要职责，从制度上实现了资金流动与物流协动的基本管理理念，最大限度降低了向供应商付款环节可能受到的人为因素影响，也让整个付款流程面向企业管理层公开，提高了采购工作的透明度，极大地限制了采购人员的不合理权限，也从根本上杜绝了采购人员盲目采购的可能性。系统可以提供详细的采购应付款、付款情况报告，并进行账龄分析，对与供应商的往来款项进行管理，实现了资金高效使用。

采购信息无法实时公开共享是造成采购工作诸多问题以及风险的根本原因。ERP 系统为采购过程中产生的所有信息建立了信息管理、共享的平台，不仅降低了采购过程中人为因素的干扰，也提高了采购工作信息的可溯源性。ERP 系统可以详细记录供应商信息，代替了传统单据、票据的记录方式，不仅降低了整个工作过程中的人力工作压力，也极大地提高了工作效率，降低了工作成本。

ERP 系统提高了采购前价格审批工作质量，对所有工作人员的采购种类以及采购金额进行了合理的分级，不同级别有着不同的采购种类以及采购金额的权限划分。针对超过采购人员级别权限的采购行为，需要主要领导进行批示后才可以正常进行，在到货后，ERP 系统可以对采购物资进行相应的检测，逐一确定物资的种类、数量、生产商、运输方、质量等信息，达到相关要求才可以入库，检测不过关的物资会退返供应商，并对本次供应商行为进行记录，如果同一供应商连续出现未达标的情况，将会把该供应商列入黑名单中，在以后的采购活动中会对该供应商进行规避。

基于ERP 系统的供应商管理工作，首先应根据供应商的基本情况建立供应商的信息档案，档案中应包括供应商的基本情况、供应规模、资信等内容，并对供应商信息进行分类管理，同时在系统内部根据物资供应类型建立相应的物资明细档案，物资明细档案应包括物资的价格信息、运输形式信息、消耗情况信息以及供应周期信息。在采购工作开始后，根据实际的物资需求，可以直接从系统中确定最佳的供应商。然后根据系统中企业物资需求信息以及供应商的实际供应能力，逐一敲定最佳的供应价格、交货周期、供应数量以及相关的技术要求。此外，采购的申请与订单管理、货物验收、费用核算等流程，也全部在ERP 系统中操作。

本文仅以采购活动为例，对ERP 系统解读一二，这只是其思想的冰山一角。ERP 系统可以将很多先进的管理思想变成现实。如果一味固守原有的管理思想，只停留在企业内部流程的管理上，将不能适应信息化时代资源优化及企业间协同发展的需要。实际上，ERP 的价值在于突出了客户服务与支持、销售管理、营运管理、人力资源管理等方面的重要性，它完全可以被视为广义管理的一部分，为企业在信息化时代的发展提供新的机遇。